Mit S4/HANA von „Big“ zu „Simple“ Finance: Lufthansa verbessert Entscheidungsunterstützung

Ausgangssituation für das Projekt „FORward>“

Ausgangspunkt für das Projekt „FORward>“ waren mehrere interne und externe Herausforderungen, denen die Finanzfunktion der Lufthansa AG begegnete (s. Abb. 1 in der Bilderserie):

So wurde diese beispielsweise in Teilen nicht so sehr als beratender „Business Partner“ wahrgenommen, sondern als reine Controlling-Abteilung.

• Nachfragen des Managements bzgl. der Entwicklung einzelner Kostenarten auf Konzernebene konnten nicht „auf Knopfdruck“ beantwortet werden. Stattdessen bedurfte es teils mehrerer Tage, um auskunftsfähige Informationen zusammenzustellen.
• Zudem wurden gleiche Sachverhalte oftmals unterschiedlich gesteuert. So war beispielsweise ein Kennzahlenvergleich zwischen den zum Konzern gehörenden Airlines, bspw. Lufthansa, Austrian und Swiss, nicht immer problemlos möglich. Zwangsläufig wurden damit auch Profitabilitätsvergleiche behindert.

Kurzum: Wichtige Anfragen interner und externe Stakeholder dauerten oft zu lang und waren mit zu viel Aufwand verbunden; die zunehmende Volatilität der Märkte würde diese Probleme in Zukunft noch verschärfen.

In drei Dimensionen den internen und externen Herausforderungen begegnen

Vor dem Hintergrund dieser Herausforderungen wurde beschlossen, die Rolle von Finance als „Business Partner“ zu stärken. Wie sich ein solches Großprojekt bei einem DAX30-Konzern gestalten lässt, um schon früh Mehrwert zu schaffen, das zeigt Wolfgang Fäßle, Vice President Finance Transformation, Deutsche Lufthansa AG, in seinem Vortrag auf der 11. Fachkonferenz Reporting.

Für die erfolgreiche Umsetzung dieser strategischen Initiative wurden drei wesentliche Dimensionen definiert (S. Abb. 2 in der Bilderserie):

• „Bring Data Together“: Zwar spricht alle Welt von „Simple“ Finance, der Umweg über „Big“ Finance ist jedoch unverzichtbar. „Wenn man als Finanzfunktion den Anspruch hat zukünftig auf einer detaillierten Ebene Informationen bereitstellen zu wollen, dann müssen Daten auf einer granularen Ebene zusammengeführt werden“, so Herr Fäßle. Das heißt, das Datenvolumen steigt und erhöht somit vorerst die Komplexität. „Dies ist kein Widerspruch, sondern vielmehr eine zwingende Voraussetzung, um eine transparente und einheitliche Datenbasis zu schaffen“, so der Referent.
• „Manage Increased Complexity“: Mit einer granularen und konsistenten Datenbasis ist es nun möglich die Prozesse, die auf dieser Datenbasis basieren, effizient abzubilden. Effizienz ist der wesentliche Erfolgsfaktor für eine zukünftige Finanzfunktion. Nur so könne man als international agierender Konzern mit der zunehmenden Volatilität Schritt halten, Informationen für unterschiedliche Geschäftsmodelle bereitstellen und schnell auf Informationsanfragen des Managements oder Investoren reagieren.
• „Use new Data Opportunities“: Mehr Daten bedeuten jedoch nicht automatisch mehr Informationen. Vielmehr muss die Fülle an finanziellen - aber vor allem an neuen transaktionalen, nicht-finanziellen Daten - auch in entsprechende Informationen transformiert werden, die letztlich als Entscheidungsgrundlage dienen sollen. Damit dies gelingt, ist es notwendig die Finanzfunktion stärker in die zugrundeliegenden operativen Prozesse einzubeziehen. Erst hierdurch wird die Finanzfunktion in die Lage versetzt, die operativen Transaktionen strategisch bewerten zu können und Entscheidungsträger zu beraten. „Wenn wir Finance als Business Partner verstehen wollen, dann brauchen wir umfassendes Business Know-how“, beschreibt der Lufthansa-Experte. Zusätzlich sollen zukünftig intelligente Analytik-Lösungen Entscheidungsfindungsprozesse unterstützen.

Mit dem Projekt „FORward>“ werden alle drei Dimensionen adressiert

„FORward>“ ist in drei Teilprojekten organisiert, die sich je einer der drei beschriebenen Dimensionen annehmen S. Abb. 3 in der Bilderserie).

Neues S4/HANA-System wird parallel aufgebaut

Ziel des ersten Teilprojektes ist es, die 14 ERP-Systeme der Lufthansa auf eine konsistente, saubere S4/HANA Plattform zu überführen. Oberste Priorität ist es den Aspekt „Bring Data Together“ so schnell wie möglich umzusetzen, um so einen echten „Single Point of Truth“ zu haben. Damit dies gelingt, entschloss man sich für einen Greenfield-Ansatz: Ein neues S4/HANA-System wurde parallel zu den bestehenden Alt-Systemen aufgebaut. Mit Hilfe des Produktes Central Finance von SAP werden über Mapping-Tabellen und eine SLT Infrastruktur die transaktionalen Daten in Realtime in eine konsistente Struktur überführt und neu eingebucht. Insgesamt soll so aus allen 14 ERP-Systemen eine einheitliche, konsistente S4/HANA-Datenbasis geschaffen werden. „Unsere Priorität ist es, Finance so schnell wie möglich in die Situation zu versetzen, als Business Partners auftreten zu können, ohne den langen Weg der Migration gehen zu müssen. Eine konsistente Datenbasis schafft hierfür das zentrale Fundament“, erläutert Hr. Fäßle.

Effizienz durch Prozess-, Schnittstellen- und Vorsystemoptimierung steigern

Erst jetzt beginnt mit der zweiten Projektphase die aufwändige, jahrelange Migration von Prozessen, Schnittstellen und Vorsystemen, um die Effizienz zu heben („Manage Increased Complexity“). Insgesamt ist für diese Projektphase ein Zeitfenster von drei Jahren vorgesehen.

Daten für Entscheidungsfindung nutzen

Dank einer sauberen S4/HANA-Plattform kann auch die Dimension „Use new Data Opportunities“ schon angegangen werden. Die Finanzfunktion kann Know-how für operative Prozesse aufbauen und intelligente Analysemethoden sollen die Entscheidungsfindung unterstützen.

„Der Zusatzaufwand ist groß, aber es lohnt sich!“

Aus den bisherigen Erfahrungen zeigt sich: Der Aufbau einer solchen S4/HANA-Plattform - und damit eines wahren „Single Point of Truth“ – über Central Finance bedeutet viel Aufwand. Diskussionen über beispielsweise Kontenpläne, Kreditoren- und Debitorenrechnung sowie Kennzahlen mit jeder dezentralen Einheit sind unumgänglich. Gleichzeitig gibt der Lufthansa-Experte jedoch klar zu verstehen: „Wenn man eine konsistente Datenbasis haben möchte, dann muss man das tun. In Zukunft sprechen wir endlich eine Sprache in Finance, d. h. wir können gleiche Sachverhalte gleich steuern und miteinander vergleichen ohne aufwändige Überleitungen.“

Deutsche Lufthansa AG

Die Deutsche Lufthansa AG ist ein Luftfahrtkonzern und als eine der weltgrößten Fluggesellschaften hauptsächlich in den Geschäftsfeldern Passagierbeförderung, Fracht, Technik und Catering tätig. Mit rund 120.000 Mitarbeitern erwirtschaftete das Unternehmen im vergangenen Geschäftsjahr insgesamt einen Umsatz von 32 Mrd. Euro.