Remote- und Hybridarbeit sind gekommen, um zu bleiben. Wie kann die Zusammenarbeit in einer hybriden Arbeitswelt erfolgreich gestaltet werden? Andrea Trapp, Managerin bei Dropbox, erläutert vier Grundbausteine für hybrides Arbeiten und empfiehlt: "Richten Sie großes Augenmerk auf kleinste Handlungen!"
Leben und Arbeitsleben sind voller unbewusster sozialer Verhaltensweisen, die Führungskräfte nicht nur ans Tageslicht befördern, sondern ganz bewusst aktiv gestalten sollten. Denn designt man diese, können sie zu wertvollem sozialen Kitt einer virtuellen Unternehmenskultur in diesem neuen Normal werden.
Microinteractions: Unterbewusst, unbewusst, unmittelbar
Was tun wir eigentlich, bevor wir uns an den Schreibtisch setzen und den Blick auf den Bildschirm richten? Richtig, wir führen Hunderte sogenannter "Mikrointeraktionen" aus: Wir winken unterwegs Nachbarn oder Kollegen zu, begrüßen uns gegenseitig mit einem Lächeln auf dem Firmenparkplatz, halten kurzen Small Talk hinter der Eingangspforte. So festigen wir unbewusst die Pfeiler des sozialen Gerüsts, auf denen unser Arbeitsalltag beruht. Das Arbeiten im Homeoffice hat diese sozialen Aspekte des alltäglichen zwischenmenschlichen Umgangs weitestgehend verdrängt.
Warum das Kleine so wichtig für das große Ganze ist
Gehen wir noch einmal einen Schritt zurück. Eigentlich kommt der Begriff der "Microinteractions" aus der Technologie-Branche und definiert primär die Erfahrungen, die in der Interaktion zwischen einem User und einem technologischen Gerät entstehen. Sie bezeichnen die kleinen Details, die in und um die Funktionen herum existieren: Wie können Nutzerinnen und Nutzer eine Einstellung ändern? Wie schalten sie die Stummschaltung ein oder wie erfahren sie, dass sie eine neue E-Mail-Nachricht erhalten haben?
"Mikrointeraktionen wirken wie sozialer Klebstoff in den Unternehmen." – Andrea Trapp von @dropbox über #Hybridarbeit #Homeoffice und #Unternehmenskultur
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Mikrointeraktionen können aber auch Zwischenmenschliches in einer kommunikativen Interaktion bezeichnen. Sie entstehen automatisch, wenn Menschen miteinander in Kontakt treten. In Meetings oder Konferenzen beispielsweise sagen (non-)verbale Reaktionen wie Zustimmung durch leichtes Nicken mit dem Kopf, Zweifel oder Ablehnung durch das Hochziehen der Augenbraue dem Gegenüber oft mehr als tausend Worte. Ganz unbewusst festigen diese Verhaltensnuancen den Zusammenhalt innerhalb von Teams, fördern Empathie oder bringen thematische Differenzen ans Licht. Kurz: Mikrointeraktionen wirken wie sozialer Klebstoff in unseren Unternehmen.
Nun wird Neues normal, im Neuen Normal
Wie könnte man denn nun sicherstellen, dass diese wichtigen Mikrointeraktionen in Zeiten der Verschiebung des Lebens und Arbeitens in den virtuellen Raum nicht verloren gehen? Können wir sie nachbilden, um unsere Mitarbeitenden und Kunden auch im New Normal zu inspirieren und zusammenzuhalten? Im User-Experience-Design (UX-Design) haben selbst kleinste Details enorme Wirkung – etwa das grüne Häkchen, das signalisiert, dass unsere Texteingabe tatsächlich registriert wurde und nicht im Datennirwana verschwindet, sobald wir den Browser schließen.
Diesen Details sollten wir uns auch in der neuen Arbeitswelt verstärkt widmen, denn deren Wirkung könnte einen kollektiven Energieschub auslösen, den wir sicherlich alle nach eineinhalb Jahren Corona sehr gut gebrauchen könnten!
Small actions for big changes!
Also haben wir uns die neuen Bedürfnisse unserer Mitarbeitenden genau angesehen und ein Virtual First Toolkit erstellt, das Unternehmen und Mitarbeitende auf ihrem Weg hin zu mehr Autonomie, Flexibilität und Zufriedenheit unterstützen möchte. Ein Beispiel daraus: Virtuelle und reale Meetings finden nur noch statt, wenn sie die zwei D's erfüllen: discussion (Diskussion) und decision-making (Entscheidungsfindung). Alles andere können wir über Chats, E-Mails oder ein gemeinsames Paper erledigen. Um aber auch hier nicht in undynamischen Meetings oder Feedbackschleifen festzustecken, haben wir ganz aktuell mit "Capture" ein All-in-one-Tool zur visuellen Kommunikation per Screen Recording veröffentlicht. Kurze Videobotschaften ermöglichen eine schnellere, lebendige Kommunikation mit dem Team, die persönlichen Nachrichten sorgen für Kontext und eine stärkere Bindung. Schließlich sind uns die Ergebnisse und die Wirkung unserer Arbeit wichtig – nicht die Anzahl der Meeting-Teilnahmen oder Stunden, wir zur Erreichung unserer Ziele auf Schreibtischstühlen saßen.
Vier Grundbausteine für gelungene Remote- und Hybridarbeit
Die vier wichtigsten Grundbausteine für gelungene Remote- oder auch Hybridarbeit sind meines Erachtens:
- Effektivität: Konzentrieren Sie sich nicht auf 100 Aufgaben gleichzeitig, sondern priorisieren Sie Ihre Ziele jeden Tag aufs Neue. Hier gilt: das Wichtigste zuerst und das im richtigen Modus. Denken Sie an "deep work"-Phasen, in denen Sie konzentriert asynchron arbeiten können sowie an Arbeitszeit, die Sie für synchrone Teamarbeit aufbringen möchten.
- Teamwork: Lernen Sie Ihr Team auch aus der Distanz kennen. Bauen Sie Vertrauen auf und pflegen Sie den zwischenmenschlichen Aspekt der Arbeit. Hier können Team-Workshops oder Coffee Chats in entspannter digitaler Atmosphäre der Schlüssel sein, in denen die Mitarbeitenden und die Teammoral im Mittelpunkt stehen und so gute Impulse für mehr Inspiration und Zusammenhalt aufkommen.
- Kommunikation: Remote-Arbeit bedeutet, Tag für Tag ganztags die Gesichtsausdrücke und die Verwendung von Satzzeichen in Chats und Videokonferenzen zu interpretieren. Schreiben Sie also verständlich, machen Sie Konferenzen wirksamer und inklusiver, seien Sie aufmerksam und bereit, Konflikte schnell zu lösen. Bleiben Sie in engem Kontakt mit Ihrem Team und sehen Sie genau hin.
- Wohlbefinden: Achten Sie auf eine ausgewogene Work-Life-Balance. Setzen Sie Grenzen, vermeiden Sie negative Gedankenschleifen durch sofortige Problemlösung. Gestalten Sie Ihre Arbeitstage nach Ihrem Energielevel und nicht nur nach anfallenden Aufgaben.
Und … (Microinter)Action bitte!
Während wir Verantwortlichen letztlich entscheiden, welcher Arbeitsplatzstil für das eigene Unternehmen am besten geeignet ist, sollten die Mitarbeitenden an vielen Stellen Möglichkeiten haben, Feedback zu geben oder Dinge selbst in die Hand zu nehmen. Wenn Unternehmen die Arbeit und Zusammenarbeit für die nächsten Wochen und die Zeit nach der Covid-Ära planen, sollten sie sich vom alten Status quo verabschieden. Ein Überdenken der Arbeitsplatzgestaltung oder die Einführung neuer Arbeitsformen sollte zu einem idealen Ergebnis für beide Seiten führen: die optimale Konzentration für Deep Work erreichen zu können und gleichzeitig aber die Zusammenarbeit und den Zusammenhalt zu verbessern, indem man genug Augenmerk legt auf den wichtigen sozialen Kitt, der die beschriebenen Mikrointeraktionen sind.
Mein Fazit: Der Übergang zu einem verteilten Arbeitsumfeld hat ein neues Paradigma geschaffen. Arbeits- und Privatleben sind stärker miteinander verwoben als je zuvor. So sollten Unternehmen auch neue Arbeitsformen, Produkte und Erfahrungen entwickeln, die ihren Benutzerinnen und Benutzern und Mitarbeitenden helfen, diese neue Arbeitsrealität gut zu bewältigen. Die Weichen sind gestellt und die ersten Schritte bereits getan. Jetzt gilt es, sich auf die Feinheiten zu konzentrieren, denn sie sind es, die eine gute Sache zu etwas wirklich Großem und Großartigem machen.
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