Fragen und Antworten zur E-Bilanz

Herr Dr. Bömelburg, wie intensiv befassen sich Ihre Mandanten derzeit mit dem Thema E-Bilanz?

Viele unserer Mandanten, insbesondere die Mandanten mit eigener Buchhaltungsabteilung, haben sich bereits selbst bzw. mit unserer Unterstützung mit dem Thema auseinandergesetzt und sind die Umsetzung des E-Bilanz-Projekts angegangen. Aus aktuellen Umfragen ist aber auch erkennbar, dass ein großer Teil der von der E-Bilanz betroffenen Unternehmen sich der Thematik noch nicht oder noch nicht im notwendigen Umfang angenommen hat.

Welche Abteilungen im Unternehmen sind überhaupt von den neuen E-Bilanz-Pflichten tangiert?

Die elektronische Einreichung von Steuerbilanzunterlagen an das Finanzamt beruht auf steuerlichen Pflichten und somit auf einem Teilbereich der Corporate Compliance. Im Idealfall greifen zur Erfüllung der steuerlichen Pflichten die Kompetenzen der Abteilungen EDV/IT, Rechnungswesen und ggf. Steuern, soweit kein externer Steuerberater mandatiert ist, ineinander.

Gibt es Möglichkeiten, die Vorgaben der Taxonomie mit Unterstützung durch den steuerlichen Berater umzusetzen?

Die Erstellung und die elektronische Übermittlung der E-Bilanz kann auch vom Steuerberater übernommen werden. Dies kann aus verschiedenen Gründen vorteilhaft sein. Viele Unternehmen haben z. B. eine Finanzbuchhaltungssoftware, die noch keine Schnittstelle zum Datenformat XBRL zur Verfügung stellt, sodass die technischen Möglichkeiten zur Übermittlung bisher nicht vorhanden sind.

In solchen Fällen kann der Steuerberater bei der Erstellung des Jahresabschlusses die nach Handelsrecht erfasste Buchführung übernehmen, an die Vorgaben der Taxonomie anpassen und die Daten anschließend elektronisch übermitteln. Da der zeitliche Aufwand für die Erstellung einer taxonomiekonformen Steuerbilanz gerade in den ersten Jahren recht hoch ist, sollte dies bei der Planung des Bearbeitungszeitraumes unbedingt berücksichtigt werden.

Ist den Mandanten der Grundbegriff der Taxonomie geläufig und können sie sich unter der organisatorischen Umsetzung etwas vorstellen?

Den meisten Mandanten ist der Begriff der Taxonomie geläufig. Letztendlich wird nur der HGB-Kontenrahmen erweitert.

Viele Mandanten unterschätzen jedoch die Gliederungstiefe. So wurde bereits unter der Taxonomie Version 5.0 das HGB-Gliederungsschema bei Körperschaften um 403 Gesamtpositionen erweitert. Auf Grund der neuen Taxonomie 5.1 wurden weitere Positionen geschaffen.

Besonders gravierend stellt sich die neue Gliederungstiefe bei der Gewinn- und Verlustrechnung dar. So sind z. B. alle Umsätze und auch der Materialaufwand gemäß der umsatzsteuerlichen Merkmale aufzuteilen. Häufig diskutiert wurde hier bereits die Behandlung des auf Lager eingekauften Materials und dessen im Zugang noch unbekannte künftige Verwendung.

Neben der Gewinn- und Verlustrechnung wurde auch die Bilanz grundlegend erweitert. So wurden die Angaben bezüglich des Anlagevermögens und auch der Verbindlichkeiten deutlich vertieft.

Die Herausforderung bezüglich der Anpassung des Buchhaltungsverhaltens und des Kontenplanes wird seitens der Mandanten z. T. unterschätzt. Nur wenn die Vorgaben im Hinblick auf die Taxonomie erfüllt werden, können die Daten von der Finanzverwaltung ohne Fehlermeldungen angenommen werden.

Welche Probleme können sich ergeben, wenn die Vorgaben der Taxonomie in Form der sog. integrierten Steuerbuchführung umgesetzt werden?

Die unterjährige Verbuchung der laufenden Geschäftsvorfälle unter Berücksichtigung der Taxonomievorgaben stellt die Unternehmen vor einige Herausforderungen. Neben den Kenntnissen der Buchführung nach HGB müssen die Sachbearbeiter gleichzeitig eine steuerliche Beurteilung der Sachverhalte vornehmen. D. h., es müssen schon während des laufenden Jahres Ermessensentscheidungen getroffen werden, die bisher oft erst im Rahmen der Jahresabschlusserstellung durch den steuerlichen Berater getroffen wurden. Es ist daher sinnvoll, dass bei der Umsetzung der integrierten Steuerbuchführung eine regelmäßige Abstimmung mit dem steuerlichen Berater erfolgt. Daneben sind natürlich auch die technischen Voraussetzungen für eine Steuerbuchführung zu schaffen.

Zudem ist es notwendig, dass die Erfassung der Daten systematisch und einheitlich erfolgt, damit Abweichungen im Buchungsverhalten vermieden werden, die zu Unstimmigkeiten führen könnten. In größeren Unternehmen ist dies sicherlich schwer umsetzbar, da viele Mitarbeiter in den einzelnen Teilbereichen (z. B. Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung oder Lohnbuchhaltung) tätig sind und sich individuelle Vorgehensweisen bei der Verbuchung nur mit einem großen bürokratischen Aufwand vermeiden lassen.

Aufgrund der Vorgaben der Finanzverwaltung bleibt für die zu übermittelnden Daten ein gewisser „Spielraum“. Die Literatur spricht diesbezüglich von der sog. Minimal-, Neutral- und Maximalstrategie. Welche Vorgehensweise empfehlen Sie Ihren Mandanten?

Bei der Minimalstrategie fällt der geringste Umstellungsaufwand für den Mandanten an. Hier werden ausschließlich die von der Finanzverwaltungen zur Verfügung gestellten Auffangpositionen befüllt. Eine Umstrukturierung der Buchhaltung gemäß der vorgegeben Mussfelder entfällt größtenteils. Aufgrund dieser Tatsache ist hier der von der Finanzverwaltung geforderte Informationsfluss jedoch nicht gegeben. Künftig sind bei der Anwendung der Minimalstrategie zusätzliche Rückfragen seitens des Veranlagungsfinanzamtes oder gar Betriebsprüfungen zu erwarten. Diese führen dann letztlich zu einem zusätzlichen nachträglichen Verwaltungsaufwand seitens der Mandanten, der nicht unterschätzt werden darf.

Bei der Maximalstrategie werden neben einer nach den gesetzlichen Vorschriften erstellten (vollständigen) E-Bilanz auch die aktuell noch freiwillig einzureichenden Unterlagen (z. B. Kontennachweise) an die Finanzverwaltung übermittelt. Das Veranlagungsfinanzamt erhält auf dieser Grundlage deutlich mehr Informationen als bislang gefordert. Dank maximaler Transparenz wird der Steuerpflichtige aus unserer Sicht positiv durch das Finanzamt eingestuft. Der Verwaltungsaufwand für die Bereitstellung der nötigen Daten ist jedoch nicht unerheblich.

Bei der Neutralstrategie wird der von der Finanzverwaltung geforderte Mindestumfang an Daten bereitgestellt. Alle Mussfelder werden ordnungsgemäß ermittelt und auf die Bildung von Sammelposten wird verzichtet. So werden dem Finanzamt alle notwendigen Pflichtdokumente übermittelt.

Unseres Erachtens liegt in der Neutralstrategie die bevorzugte Vorgehensweise. Durch die Bereitstellung der geforderten Daten wird dem Finanzamt eine positive Mitwirkung im Besteuerungsprozess signalisiert. Auch können hier viele Rückfragen seitens des Finanzamtes vermieden werden. Zudem hält sich zumeist der Umstellungsaufwand in der Finanzbuchhaltung in Grenzen, sodass der Verwaltungsaufwand für die Einführung der E-Bilanz im Unternehmen begrenzt bleibt.

Die beiden anderen, extrem ausgeprägten Varianten Minimal- bzw. Maximalstrategie sollten unserer Meinung nach vermieden werden. Aufgrund des bestehenden Informationsdefizites bei der Minimalstrategie muss mit vielen Rückfragen oder gar Betriebsprüfungen gerechnet werden. Für die Bereitstellung der Daten bei der Maximalstrategie ist momentan der jährliche Verwaltungsaufwand zu hoch und steht in keinem Verhältnis zu den möglichen Vorteilen.

Letztlich wird jeder Mandant  selbst entscheiden, welche Strategie er wählt. In seiner Abwägung und bei der Umsetzung des entsprechenden Konzeptes werden wir den Mandanten selbstverständlich tatkräftig unterstützen.

Wo ergeben sich mit der Taxonomie in der Praxis nach Ihren Erfahrungen konkrete Probleme? Können Sie uns ein Beispiel nennen?

Aus den bisher gesammelten Erfahrungen von E-Bilanz-Umsetzungsprojekten haben sich mehrere Problemfelder herauskristallisiert. Als Beispiel kann die Position Materialaufwand in der Taxonomie genannt werden. Nach dem HGB wird in § 275 HGB nur zwischen Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe einschließlich bezogene Waren und Aufwendungen für bezogene Leistungen unterschieden. In der Taxonomie werden die Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und bezogene Waren aufgeteilt in

• Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und

• Aufwendungen für bezogene Waren.

Hierbei handelt es sich um Mussfelder und es gibt hier keine Auffangposition. Bei vielen unserer mittelständischen Mandanten ergeben sich dadurch Anpassungen in den derzeitigen Prozessen. In einigen Fällen ist im Zeitpunkt des Erwerbs gar nicht sicher, ob es sich um Rohstoffe handelt, die in die Produktion eingehen oder um Waren, die weiterveräußert werden. Dies führt in der Praxis zu größeren Anpassungen der vorhandenen ERP-Systeme und Prozesse in den Unternehmen. Die Finanzverwaltung hat zwar in den FAQ (Häufig gestellte Fragen) zur E-Bilanz vom 15.6.2012 unter 4h) „einzelne Positionen“ klargestellt, dass bei fehlender Unterscheidung von Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und Aufwendungen für Waren im unternehmenseigenen Kontenplan die Zuordnung zur Taxonomieposition „Aufwendungen für bezogene Waren“ zulässig ist. Diese FAQ sind aber rechtsunverbindlich und können jederzeit gestrichen werden.

Wie gehen Ihre Mandanten mit der Nichtbeanstandungsregelung für das Jahr 2012 um? Werden viele Ihrer Mandanten davon Gebrauch machen?

Die Erfahrungen in den Gesprächen mit den Mandanten sind sehr unterschiedlich. Einige wollen die Nichtbeanstandungsregelung nutzen und erst für das Wirtschaftsjahr 2013 die E-Bilanz an die Finanzverwaltung übermitteln. Andere Mandanten wollen auf die Nichtbeanstandungsregelung verzichten und erstmals für das Wirtschaftsjahr 2012 die E-Bilanz übermitteln. Dabei dient das Wirtschaftsjahr 2012 als Testjahr, um eventuelle Probleme zu untersuchen und notwendige Anpassungen vorzunehmen.

Wir empfehlen unseren Mandanten grundsätzlich auf die Nichtbeanstandungsregelung zu verzichten und das Jahr 2012 als Testjahr zu nutzen. Dies gibt dem Mandanten die Möglichkeit, eventuell auftauchende Probleme mit der Handhabung der E-Bilanz vor dem eigentlichen Start zu beseitigen.

Ist eine nochmalige Verschiebung der E-Bilanz denkbar?

Auch wenn die E-Bilanz in der Vergangenheit verschiedentlich verschoben bzw. mit Übergangsregelungen versehen wurde, haben wir es jetzt mit einer gegebenen Rechtslage zu tun, die die E-Bilanz-Vorgaben rechtlich fixiert und somit die neuen Steuerpflichten spätestens ab 1.1.2013 festschreibt. Die E-Bilanz ist sozusagen das letzte verbliebene große „E-Projekt“ der Bundesregierung – andere Projekte wurden inzwischen ja eingestellt bzw. nochmals modifiziert (z. B. Elektronischer Entgeltnachweis bzw. Elektronische Lohnsteuerkarte). Die E-Bilanz soll vor diesem Hintergrund quasi auch aus „Prestigegründen“ konsequent weiterverfolgt und umgesetzt werden.

Ist ein Vorgehen gegen die neuen Rechtspflichten, die ja auch weitere Bürokratie und Kosten im Unternehmen verursachen, im Klagewege empfehlenswert?

Derzeit empfehlen wir unseren Mandanten, sich vorrangig auf die Pflichten ab 1.1.2013 einzustellen. Von einer vollkommenen Blockadehaltung gegen die E-Bilanz-Vorgaben raten wir ab, da ein „Durchstreiten“ möglicher verfassungsrechtlicher bzw. datenschutzrechtlicher Bedenken gegen die derzeitige Rechtslage einen steinigen und kostenintensiven „Gang durch die Instanzen“ bedeutet. Daneben ist die Aussicht auf Erfolg sehr ungewiss. In Nachbarländern sind – wenn auch nicht in identischer Weise – vergleichbare Vorgaben zur elektronischen Einreichung von Unterlagen im Rahmen der Steuerveranlagung (etwa in Großbritannien) bereits durchaus erfolgreich im Einsatz.

Welches Vorgehen zur reibungslosen Einführung der E-Bilanz empfehlen Sie?
Je nach Größenordnung und Organisation des Rechnungswesens im Unternehmen empfehlen wir folgende Schritte: Screening des bestehenden Kontenplans, Feststellung der Abweichungen zur E-Bilanz-Taxonomie, Analyse notwendiger Anpassungen, ggf. Standardisierung der Überleitungsinformationen. Hier kann sich möglicherweise auch der Einsatz eines Tools zur Generierung und Übermittlung der E-Bilanz-Datensätze, z. B. die Software DefTax unseres Kooperationspartners fwsb, anbieten. Ebenfalls mit den Anforderungen durch die E-Bilanz auseinandersetzen müssen sich Steuerpflichtige, die ihre Buchführung im Unternehmen selbst oder beim Steuerberater abwickeln. Bei Mandanten, die uns mit ihrer Finanzbuchführung über System DATEV betraut haben, kümmern wir uns um die Einhaltung der Taxonomie-Vorgaben; die neuen Standardkontenrahmen sind bereits daraufhin abgestimmt.