Zusammenfassung
Die Vorteile einer elektronischen Aufbewahrung liegen auf der Hand: Es besteht unter anderem ein geringer räumlicher Platzbedarf, Speicherplatz ist günstig, bei Vorhandensein von Kenntnissen im Umgang mit elektronischer Aufbewahrung wird ein schneller Datenzugriff, unter Umständen auch dezentral, ermöglicht. Da immer mehr Unterlagen digital abgelegt werden, gewinnt die Suche nach elektronischen Inhalten zunehmend an Bedeutung.
Die 4 häufigsten Probleme
1. Dateien werden nicht gefunden: Niemand weiß, wo Dokumente, Tabellen, Bilder, Präsentationen oder andere elektronische Informationen auf dem Rechner hinterlegt sind.
2. Aufwendigen Suche: Um Chaos auf dem Vereinsrechner vorzubeugen, empfiehlt es sich, Unterlagen in einer durchdachten Ordnerstruktur zu verwalten.
3. Wichtige E-Mails sind verschwunden: Die Suche nach E-Mails funktioniert anders als die nach Dateien. Erschwerend kommt hinzu, dass die Suche sich je nach verwendetem E-Mail-Programm unterscheidet.
4. Schwierigkeiten beim Aufspüren von Informationen innerhalb von Dateien: Nicht nur die Suche nach Dateien stellt viele Anwender vor Probleme, auch die Recherche von Inhalten läuft nicht immer reibungslos.
1 Aus der Praxis
Vor einigen Jahren hatte ein Leichtathletikverein in Sachsen einen Vergleichswettkampf auf Landesebene veranstaltet. Die Ausschreibung und weitere Unterlagen zu dem Event befinden sich auf dem Vereinsrechner, da ist sich der Sportwart sicher. Auf die entsprechenden Informationen möchte man nun wieder zugreifen. Jetzt stellt sich die Frage, wo die zugehörigen Dateien auf dem Rechner abgelegt wurden. In der Praxis ist es kein Einzelfall, dass auf Rechnern nach alten Dokumenten gesucht werden muss.
2 Suche in elektronischen Strukturen
Wer über eine gute Ordnerstruktur verfügt, sollte eigentlich keine Probleme haben, die gewünschten Dokumente auf dem Rechner wiederzufinden. Allerdings ist vor Fehlern keiner gefeit, beispielsweise können Dateien in falschen Ordnern abgespeichert werden oder Dateien haben nicht den angedachten Namen. Das ist jedoch in der Regel kein Problem, denn beim Aufspüren elektronischer Unterlagen werden Nutzer von den Windows-Suchfunktionen unterstützt. Dabei stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung:
- Suchfeld in der Taskleiste: Diese Variante funktioniert schnell, hat jedoch den Nachteil, dass die Ergebnislisten oft unvollständig sind.
- Suche im Windows Explorer: Mithilfe des Windows Explorers lassen sich umfangreiche Suchen durchführen. Dabei schaut der Explorer bei Bedarf auch in Unterverzeichnissen nach. Das können beispielsweise Unterordner, interne Festplatten und zudem externe Speichermedien wie zum Beispiel USB-Sticks sein. Dieses Vorgehen kann sich je nach Umfang an vorhandenen Dateien als sehr langwierig erweisen, weshalb passende Suchkriterien wichtig sind.
2.1 Suche über Suchfeld der Taskleiste
Standardmäßig können die Suchbegriffe, wie bereits erwähnt, in die Windows-Taskleiste eintragen werden. Dazu tippt man den Suchbegriff in das Suchfeld ein oder nutzt bei angeschlossenem Mikrofon die Sprachfunktion. Mit ein wenig Glück wird das gewünschte Dokument angezeigt und lässt sich direkt öffnen.
Fehlt das Suchfeld, lässt es sich über das Kontextmenü der Taskleiste anzeigen. Dazu klickt man mit der rechten Maustaste auf die Taskleiste und entscheidet sich für den Befehl Cortana-Schaltfläche anzeigen. Klappt das nicht, klickt man mit der rechten Maustaste auf das Windows-Symbol und anschließend auf Suchen.
Für den Fall, dass nur der Anfang des Dateinamens bekannt ist, trägt man die bekannte Zeichenfolge gefolgt von einem Stern ein. "Verein*" würde beispielsweise Ergebnisse wie Vereinssatzung, Vereinsgeschichte, Vereinsmitgliedschaft etc. erhalten, sofern entsprechende Dateien auf dem Rechner vorhanden sind.
2.2 Suche über das Suchfeld des Windows Explorers
Bei der Suche im Windows Explorer geht man wie folgt vor:
- Mithilfe der Tastenkombination Windows-Taste + E gelangt man zum Windows Explorer.
- Falls bekannt ist, auf welchem Laufwerk oder besser noch in welchem Ordner das gesuchte Dokument liegt, wählt man die elektronische Position aus.
- Anschließend wird der Suchbegriff in das Suchfeld oben rechts im Fenster eingetragen und über die Enter-Taste bestätigt.
- Sobald Windows fündig wird, zeigt es die Fundstelle/-n an und die entsprechende Datei kann geöffnet werden.
Für den Fall, dass sich der Ablageort beispielsweise auf einen bestimmten Unterordner weiter eingrenzen lässt, beschleunigt das den Suchvorgang. Jeder Windows-Ordner verfügt ebenfalls über ein Suchfeld, in den man den Suchbegriff oder dessen Anfangsbuchstaben eintippen kann.
Die Suchfunktion des Windows Explorers greift auf den gleichen Index zu wie das Suchfeld in der Taskleiste, bietet jedoch erweiterte Möglichkeiten, die Suche durch bestimmte Kriterien (zum Beispiel Dateieigenschaften) einzuschränken. Zudem ermöglicht der Explorer die Kombination mehrerer Suchkriterien. Sobald der Suchbegriff eingegeben wurde, wird der Menüpunkt Suchen eingeblendet. Ein Klick auf diesen Befehl stellt die Suchtools aus der folgenden Abbildung zur Verfügung.
Abb. 1: Suchtools unterstützen beim ...