Zusammenfassung
Workshops lassen sich aus Sicht des Moderators in drei Phasen, nämlich Vorbereitung, Durchführung sowie Nachlese/Rückschau unterteilen. Teil 1 unserer Beitragsfolge beschäftigt sich mit der Vorbereitung. In diesem zweiten Teil geht es um die Durchführung. Dabei stehen insbesondere die Abläufe und die Aufgaben des Workshop-Leiters im Fokus.
Die 7 häufigsten Fallen
1. Zeitmanagement
Häufig passt die vorgegebene Zeit nicht. Das kann in zwei Richtungen gehen. Entweder ist die Zeit zu knapp oder zu reichlich bemessen. Wichtige Inhalte oder Punkte der Thematik können daher nicht berücksichtigt werden.
2. Schwierige Fragen
Fragen der Teilnehmer können vonseiten des Workshop-Leiters nicht beantwortet werden.
3. Unangenehme Teilnehmer
Teilnehmer unterbrechen den Workshop-Leiter oder weitere Teilnehmer, nörgeln, stören Abläufe oder behandeln andere Teilnehmer nicht mit angemessener Wertschätzung.
4. Falsche Zielgruppe
Die Teilnehmer passen nicht zur Zielgruppe. Oft unter- bzw. überschätzen sich Teilnehmer bei der Anmeldung zu Workshops oder der Wissensstand der Teilnehmer wurde falsch eingeschätzt.
5. Fehlende Interaktion
Es wird gewünscht, dass sich die Teilnehmer durch eigene Beiträge in die Veranstaltung einbringen. Die Teilnehmer sind jedoch nicht zu einer aktiven Mitarbeit bereit.
6. Falsches Verständnis
Teilnehmer erwarten einen Vortrag und sind mit dem Ablauf des Workshops unzufrieden. Der Leiter des Workshops ist jedoch ein Moderator, also kein "Alleinunterhalter", sondern eher eine Art "Gesprächsleiter".
7. Unvollständige Infrastruktur
Es fehlen wichtige Werkzeuge, die bei der Durchführung von Workshops zur Verfügung stehen sollten. Abhilfe schaffen Checklisten.
1 Aus der Praxis
Im Rahmen eines Workshops zum Thema "Gemeinsam mit Mitgliedern ein Leitbild erstellen" soll analysiert werden, wie sich der Verein sieht, welche Wertvorstellungen er hat und welches Image er haben möchte. Einige Mitglieder unterbreiten Vorschläge. Allerdings werden sie häufig vom langjährigen Mitglied Heinz Feist unterbrochen, der ohnehin den größten Anteil an Wortmeldungen hat. Feist scheut sich nicht, die übrigen Teilnehmer zu kritisieren oder deren Aussagen ins Lächerliche zu ziehen. Gerade ist er einer jungen Frau mit "Du hast ja keine Ahnung." ins Wort gefallen. Kurz zuvor hat er einen Vorschlag des Jugendwarts ironisch mit "super Idee" kommentiert. Der Moderator hat schon den einen oder anderen Versuch unternommen, Feist in die Schranken zu weisen. Der Workshop-Leiter hat beispielsweise angedeutet, dass er die dieselbe Meinung vertritt wie kritisierte Teilnehmer oder deren Wortmeldung demonstrativ auf einer Pinnwand notiert. Doch leider ist er dem älteren Herrn nicht wirklich gewachsen. Somit gelingt es dem Workshop-Leiter nicht, für eine ausgewogene Redebeteiligung zu sorgen. Das führt dazu, dass die übrigen Anwesenden keine Lust mehr haben, sich aktiv an den Gesprächen zu beteiligen.
Das Leiten eines Workshops erfordert Erfahrung. Wer nicht über die entsprechende Erfahrung verfügt, kann sich über Vorträge und Fragen-/Antwortrunden an Workshops herantasten. Außerdem sollte die Workshopleitung über Soft Skills wie Kommunikationsfähigkeit, Empathie und Durchsetzungsvermögen verfügen.
2 Prüfen der Infrastruktur
Im Rahmen der Workshop-Vorbereitung wurde festgelegt, welche Ausstattung für den jeweiligen Workshop benötigt wird. Im Idealfall hat man dazu eine Checkliste erstellt, die man kurz vor der Durchführung der Veranstaltung noch einmal durchgeht und abhaken kann. Häufig werden folgende Instrumente bzw. Werkzeuge eingesetzt:
- Laptop mit Präsentationssoftware, z. B. Microsoft PowerPoint oder Impress
Medientechnik
- Beamer
- Projektor
- Lautsprecher
- Projektionsfläche
- Flipchart
- Pinnwand
- Whiteboard
- Karten und Stifte
- Laserpointer
- Stehtische für die Interaktion
- Handouts/Begleitmaterial in ausreichender Menge
- Moderationskoffer
- ggf. Getränke und Snacks.
Außerdem empfiehlt es sich, sich kurz vor dem Start mit der Technik vor Ort vertraut zu machen und einen Technikcheck durchzuführen, beispielsweise:
- Lässt sich die vorhandene PowerPoint-Präsentation auf dem Laptop aufrufen oder gibt es Probleme mit der Version?
- Funktionieren Mikrofon und Lautsprecher?
- Welche Lautstärke ist für die Räumlichkeiten und die damit verbundene Akustik geeignet?
- Schreiben die Stifte oder sind sie möglicherweise leer?
- Wie funktioniert der Beamer?
- Sind alle Kabel vorhanden?
- Gibt es eine Mehrfachsteckdose?
Im Zusammenhang mit einem Laptop sollten folgende Punkte geprüft werden:
- Netzteil vorhanden?
- Akku geladen?
- Funktioniert die Maus?
Der Technikcheck wird durchgeführt, bevor die Teilnehmer den Raum betreten. Wenig professionell ist es, gegen das Mikrofon zu klopfen oder durch "Test, Test, Test"-Rufe die Lautstärke abzustimmen, wenn die ersten Workshop-Teilnehmer schon auf ihren Plätzen sitzen.
Es hat sich in der Praxis bewährt, wenn der Moderator seine Stichwortzettel und ein Glas Wasser in Reichweite hat. Für den Fall, dass man einen trockenen Mund oder gar Lampenfieber bekommt, ist Flüssigkeit hilfreich. Ein Stichwor...