Mitarbeiterbefragung im BGM: Organisation, Auswertung un ... / 2 Organisation einer Befragung

Nachdem die Entscheidung für die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung gefallen ist, müssen Ziel und Ablauf der Befragung, Aufbau und Inhalt des Fragebogens sowie weitere Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Umsetzung geklärt und vorbereitet werden.

Praxis-Beispiel

Dienstleistungsunternehmen mit 850 Mitarbeitern (MA)

In einem Stuttgarter Unternehmen aus der Dienstleistungsbranche mit 850 MA soll eine Mitarbeiterbefragung (online) durchgeführt werden. Der Krankenstand ist erhöht, weitere gesundheitliche Auffälligkeiten sind nicht bekannt. Ziel ist es, arbeitsbedingte Einflussfaktoren auf die Gesundheit und mögliche Ursachen für diese Entwicklung aufzuzeigen. Des Weiteren sollen Anforderungen und Wünsche der Beschäftigten für die Gestaltung eines Gesundheitsmanagements ermittelt werden. Bisher wurden im Betrieb noch keine psychischen Faktoren berücksichtigt.

Dabei stellen sich u. a. folgende organisatorische Fragen:

• Welche Akteure sind beteiligt?
• Wie läuft eine Befragung ab und wann liegen die Ergebnisse vor?
• Soll eine Nachbefragung stattfinden?
• Welche Punkte sind bei der Umsetzung noch zu beachten?
• Findet die Befragung online oder schriftlich, innerhalb oder außerhalb der Arbeitszeit statt?
• Wie wird ein hoher Rücklauf erreicht?
• Was kostet eine Befragung?

2.1 Akteure und Teilnehmerkreis

Die Diskussion über die Form des Fragebogens (Online oder Papierform) und ob die Befragung innerhalb oder außerhalb der Arbeitszeit stattfindet, wird im Arbeitskreis Gesundheit geführt. Dieser entscheidet auch über die Zielrichtung bzw. Inhalte und gibt den Fragebogen nach Fertigstellung frei. Dabei kommen auf die Teilnehmer des Arbeitskreises folgende Aufgaben zu:

Geschäftsführung (ggf. Vertretung)	Freigabe und Start der Befragung Bereitstellung erforderlicher Ressourcen
Personalabteilung	Organisation und Koordination Verteilung und Rücklauf Information an die Beschäftigten Einbringung wichtiger Inhalte aus Sicht der Personalabteilung für die Konstruktion des Fragebogens (z. B. notwendige Daten für die Auswahl von Personenmerkmalen, Gliederung etc.)
Betriebs-/Personalrat	Wahrung der Anonymität und Einhaltung Datenschutz Einbringung wichtiger Inhalte aus Sicht des Betriebs-/Personalrates für die Konstruktion des Fragebogens (Items, Gliederung, Abteilungen/Bereiche etc.)
Betriebsarzt/Sicherheitsfachkraft	Einbringung wichtiger Inhalte aus Sicht der Arbeitsmedizin bzw. der Arbeitssicherheit für die Konstruktion des Fragebogens (Items)

Tab. 1: Akteure und deren Aufgaben

Der Arbeitskreis entscheidet dabei auch, wie sich die Zielgruppe der Befragung zusammensetzt. Dabei stellt sich die Frage, ob alle Beschäftigten inklusive der Unternehmensleitung befragt werden sollen (Vollbefragung) oder ob sich die Befragung auf eine Teilmenge konzentrieren sollte (eine einzelne Abteilung, ein bestimmter Unternehmensbereich oder eine Personengruppe).

2.2 Ablauf der Befragung

Besteht im Unternehmen noch keine Erfahrung mit der Umsetzung von Mitarbeiterbefragungen, macht es Sinn, sich zunächst allgemeine Informationen einzuholen. Internetrecherchen auf den Seiten der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA), der Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA), der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) und der Berufsgenossenschaften (BG) sowie die Suche nach Programmen der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie (GDA) oder Best-Practice-Beispielen (über Infoportale, Vorträge, Kongresse, ansässige IHKs etc.) helfen den Verantwortlichen im Betrieb, den richtigen Einstieg in das Thema zu finden. Auch Universitäten, Hochschulen oder externe BGM-Berater bieten Unterstützungsmöglichkeiten an.

Der ideale Ablauf einer Befragung ist in Abb. 1 dargestellt.

Abb. 1: Ablauf einer Befragung

Zu den wesentlichen Erfolgsfaktoren einer Mitarbeiterbefragung gehören:

• Verständnis über Sinn und Zweck der Befragung bei den Befragten,
• Sicherstellung von Anonymität und Datenschutz,
• einfache und verständliche Formulierung,
• schnelle Bearbeitung (max. 20–30 Minuten),
• unkomplizierte Bearbeitung und Abgabe.

Werden diese Erfolgsfaktoren berücksichtigt, ist mit einer guten bis sehr guten Rücklaufquote zwischen 60 und 80 % zu rechnen. Die Dauer einer Befragung richtet sich immer nach den individuellen Voraussetzungen und vorhandenen Strukturen innerhalb einer Organisation. Ist der Fragebogen entwickelt und sind die Mitarbeiter informiert, kann nach spätestens 6 bis 8 Wochen mit einem Ergebnis gerechnet werden. Eine Analyse durch Workshopreihen dauert in der Regel wesentlich länger.

2.3 Entwicklung des Fragebogens

Zu den allgemeinen Grundregeln einer qualitätsorientierten Befragung gehört es, dass das eingesetzte Instrument theoretisch fundiert, gültig (valide) und zuverlässig (reliabel) ist.^[1] Auch sollte darauf geachtet werden, dass eine gute Eröffnungsfrage ausgewählt, thematische Blöcke festgelegt, ein Spannungsbogen logisch aufgebaut und geeignete Antwortkategorien verwendet werden. Suggestivfragen sind zu vermeiden und Fragen sind kurz, aber dennoch hinreichend präzise zu gestalten.^[2] Dabei sind je nach Unternehmensgröße und Branche oftmal...