§ 6 Notarielle Eigenurkunde und Vorprüfpflicht des Notars / A. Vorbemerkung

Rz. 1

Von der notariellen Eigenurkunde^[1] wird in der notariellen Praxis gern Gebrauch gemacht. Mit ihrem Einsatz können sowohl die Notare als auch deren Mitarbeiter entlastet werden, weil der Aufwand – im Gegensatz zu anderen Vollmachtlösungen – geringer ist. Außerdem profitieren die Beteiligten, für die gehandelt wird, davon, weil eine notarielle Eigenurkunde zügiger umgesetzt werden kann als Beurkundungen oder Beglaubigungen durch die Beteiligten persönlich, die erst einen Termin koordinieren müssen.

Mit jedem Einsatz einer notariellen Eigenurkunde wird auf eine einfache und effektive Weise das vorausgegangene notarielle Amtsgeschäft ergänzt, ggf. berichtigt und vollzogen. Auch bei der optionalen Lösung durch den Einsatz einer Mitarbeitervollmacht ist die Eigenurkunde vorteilhafter, denn bei der Mitarbeiterlösung ist die jeweilige Unterschrift zu beglaubigen. Gemäß § 78h BNotO ist die vom Notar errichtete Eigenurkunde in Urkundenverzeichnis, wo auch die digitale Urschrift gespeichert ist, zu speichern.

Besonders eignet sich die notarielle Eigenurkunde für Nachbesserungen.

Rz. 2

Der Anwendungsbereich der notariellen Eigenurkunde ist erheblich. Ihr Einsatz ist bspw. sinnvoll, nachdem der Notar eine notariell beurkundete Gesellschafterversammlung über die Änderung einer Satzungsbestimmung erledigt hatte und der Geschäftsführer dem Termin fernblieb.

Die Handelsregisteranmeldung kann der Notar mit notarieller Eigenurkunde selbst abfassen, siegeln und unterzeichnen. Soweit eine strafbewehrte Geschäftsführerversicherung erforderlich ist, darf der Notar diese allerdings nicht für den Geschäftsführer abgeben.

Hinweis

Der notariellen Eigenurkunde geht stets eine andere notarielle Urkunde desselben Notars voraus.

Vorteilhaft ist der Einsatz der notariellen Eigenurkunde auch, wenn ein Beteiligter, der sich im Ausland, in einer anderen Stadt aufhält oder sich im Urlaub befindet, nicht persönlich einen eiligen Termin wahrnehmen kann. Der Beteiligte kann sich eine Anreise ersparen.

Rz. 3

Für registerrechtliche Anmeldungen regelt § 378 Abs. 2 FamFG die gesetzliche Vermutung des Bestehens der Vollmacht auf den Notar. Dem Registergericht muss die konkrete Bevollmächtigung deshalb nicht nachgewiesen werden. Dies ist nur dann geboten, wenn der Notar über den Umfang der Vollmacht hinaus gehandelt haben sollte.

Zur Vermeidung von Zweifeln kann der Notar sich auch in Registersachen stets ausdrücklich zur Durchführung und Ergänzung der Anmeldung bevollmächtigen lassen, denn § 378 FamFG gilt nur, wenn der Anmeldende auch zur Registeranmeldung verpflichtet ist.^[2]

Höchstpersönlich abzugebende Erklärungen, die eine Vertretung bzw. Bevollmächtigung ausschließen,^[3] wie eine Geschäftsführerversicherung über die Einzahlung von Stammkapital (§ 78 GmbHG) oder die strafbewehrte Versicherung gem. § 8 GmbHG können nicht mit der Eigenurkunde erklärt werden, sie bedürfen der persönlichen Mitwirkung der Geschäftsführer.

Zur Erweiterung des Anwendungsbereichs der Bevollmächtigung auf den Notar ist die ausdrückliche Vollmacht, die in der durchzuführenden Urkunde dokumentiert ist, zu empfehlen. Dann kann der Notar von der notariellen Bevollmächtigung Gebrauch machen und die Eigenurkunde über den Anwendungsbereich des § 378 FamFG hinaus erklären,^[4] nicht jedoch für materiell-rechtliche Änderungen, wie z.B. zur Vereinbarung einer Kaufpreiserhöhung oder einer Kaufpreisreduzierung.

Rz. 4

Im Grundbuchrecht gibt es die gesetzliche Vollmachtvermutung für den Notar nicht. Dennoch wird gerade in Grundbuchangelegenheiten gern mit der notariellen Eigenurkunde gearbeitet. Die durchzuführende, unterschriftsbeglaubigte oder beurkundete Vereinbarung enthält dann die ausdrückliche Bevollmächtigung auf den Notar, mittels Eigenurkunde Grundbuchanträge erledigen zu dürfen, auch durch getrennte Antragstellung oder durch Rücknahme von Anträgen.

[1] Vgl. Elsing, RENOpraxis 12/2012.

[2] OLG München, Beschl. v. 10.3.2015 – 31 Wx 67/15, ZIP 2015, 735, 736.

[3] Holzer, in: Prütting/Helms, FamFG Kommentar, 4. Aufl. 2018, § 378 Rn 14.

[4] OLG Oldenburg, Beschl. v. 16.9.2011 – 12 W 193/11, ZIP 2011, 2360, 2361; Prütting/Helms/Holzer, FamFG Kommentar, 4. Aufl. 2018, § 378 Rn 14.