Last-Minute-Leitfaden beA / e) Ergänzende Rahmenbedingungen für zwingende Dateiformate

Rz. 358

Da die technische Entwicklung voranschreitet, werden sich auch künftig die technischen Anforderungen an einzureichende Dateiformate sowie Höchstgrenzen für Anzahl und Volumen elektronischer Dokumente, zulässige physische Datenträger etc. verändern. Die Bundesregierung wird daher mit § 5 ERVV ermächtigt, die konkreten technischen Anforderungen an die Übermittlung und Bearbeitung elektronischer Dokumente im Bundesanzeiger und auf der Internetseite www.justiz.de bekannt zu geben. Hierbei handelt es sich um folgende Punkte:

• Versionen der Dateiformate PDF und TIFF, § 5 Abs. 1 Nr. 1 ERVV
• Definitions- oder Schemadateien, die bei der Übermittlung eines strukturierten maschinenlesbaren Datensatzes im Format XML genutzt werden sollen, § 5 Abs. 1 Nr. 2 ERVV
• die Höchstgrenzen für die Anzahl und das Volumen elektronischer Dokumente, § 5 Abs. 1 Nr. 3 ERVV
• die zulässigen physischen Datenträger (falls die Höchstgrenzen gem. § 3 ERVV überschritten werden), § 5 Abs. 2 Nr. 4 ERVV
• die Einzelheiten der Anbringung der qualifizierten elektronischen Signatur am elektronischen Dokument, § 5 Abs. 1 Nr. 5 ERVV

Rz. 359

Insbesondere bei der Regelung zu § 5 Abs. 1 Nr. 5 ERVV dürfte der Verordnungsgeber wohl der sehr offenen Formulierung der eIDAS-Verordnung Rechnung tragen, die künftig möglicherweise ganz andere Sicherungsmittel als Karte und PIN vorsieht, um nachweisbar eine elektronische "Unterschrift", d.h. Verantwortung für das Dokument zu übernehmen.

Rz. 360

Zu beachten ist dabei, dass die ERVV als Dateiformat zwar PDF-Dokumente verlangt, durch diese Ermächtigungsgrundlage in § 5 Abs. 1 Nr. 1 ERVV jedoch ergänzend die Möglichkeit vorsieht, dass als Dateiversion PDF/UA (Barrierefreiheit) oder aber PDF/A (Ausschluss aktiver Elemente) zum Schutz vor Schadsoftware verlangt werden. In Zukunft ist daher nicht nur die ERVV zu beachten, sondern auch die entsprechenden Veröffentlichungen im Bundesanzeiger oder unter www.justiz.de. Erst die Kombi dieser beiden ergibt für die Praxis die verlangten Dateiformate.

Rz. 361

Bereits in der ERVV ist geregelt, dass das PDF-Dokument elektronisch kopierbar und, soweit technisch möglich, durchsuchbar sein muss, um das barrierefreie elektronische Vorlesen des Dokuments für blinde und sehbehinderter Personen sowie die elektronische Weiterverarbeitung durch die Gerichte zu erleichtern.

Rz. 362

Eingescannte Schriftsätze oder auch als PDF umgewandelte Schriftsätze müssen daher mit einem Texterkennungsprogramm (OCR-Scan) erstellt werden. Wenn das Ausgangsdokument z.B. durch handschriftliche oder eingeschränkt lesbare Aufzeichnungen oder Abbildungen eine Texterkennung nicht möglich macht, müssen derartige Dokumente aber nicht in durchsuchbarer Form übermittelt werden; es kann zusätzlich zum PDF dann auch eine TIFF-Datei übermittelt werden. Die Pflicht zur Einreichung entsprechender Dokumente in druckbarer, kopierbarer und, soweit technisch möglich, durchsuchbarer Form im Dateiformat PDF besteht jedoch erst ab 1.7.2019, da die Pflicht zur Einreichung durchsuchbarer PDF-Dateien gemäß § 10 Abs. 3 ERVV i.V.m. § 2 Abs. 1 S. 4 ERVV erst ab 1.7.2019 in Kraft tritt.

Rz. 363

Das elektronische Dokument muss darüber hinaus druckbar sein, um es den Gerichten zu ermöglichen, das elektronische Dokument auszudrucken und auch zur Papierakte zu nehmen, § 298 ZPO. Dies wird insbesondere bis zum 31.12.2025 erforderlich sein, da erst ab 1.1.2026 die E-Akte in der Justiz verpflichtend wird.

Rz. 364

Ein TIFF-Dokument ist immer zusätzlich zum PDF-Dokument dann einzureichen, wenn die Beeinträchtigung der Qualität durch PDF-Übermittlung gegeben ist. Dies kann insbesondere bei aufwendigen Grafiken, Planzeichnungen, Fotos und sonstigen Abbildungen, die nicht in Textform dargestellt werden, der Fall sein.

Rz. 365

ZIP-Dateiformate sind ausgeschlossen, da die in § 2 Abs. 1 S. 1 und 2 ERVV benannten zulässigen Dateiformate abschließend aufgezählt sind.^[107]

[107] Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung – ERVV) vom 20.9.2017, Drucksache 645/17, Seite 11 zu § 1 (Anwendungsbereich), Abs. 2.