Betriebsveranstaltung: Abrechnung der Aufwendungen / 3.2.3 Lohnsteuerpflicht ab der dritten Veranstaltung

Der Freibetrag von bis zu 110 EUR kann für eine einzelne Betriebsveranstaltung in Anspruch genommen werden. Steuerfrei ist die Teilnahme an maximal 2 Betriebsveranstaltungen pro Jahr.^[1] Im Umkehrschluss wird Arbeitslohn zugewendet, wenn der Arbeitgeber pro Jahr mehr als 2 Betriebsveranstaltungen für denselben Personenkreis durchführt.

Denn ab der dritten Betriebsveranstaltung tritt die betriebliche Zielsetzung der Verbesserung des Betriebsklimas hinter die Vorteilsgewährung der weiteren Betriebsveranstaltung zurück. Die dem Arbeitnehmer zukommenden Vorteile erfolgen insoweit nicht mehr im ganz überwiegend betrieblichen Interesse, sondern dienen als Entgelt für die vom Arbeitnehmer erbrachten Dienste. Ab der dritten Betriebsveranstaltung tritt Lohnsteuerpflicht ein.^[2]

Ausnahmen bestehen nur noch für Arbeitnehmer, die aufgrund ihrer dienstlichen Funktion an mehreren Betriebsfeiern teilnehmen, etwa Betriebsratsmitglieder oder Arbeitnehmer der Firmenleitung. Der auf diese Arbeitnehmer entfallende Kostenanteil ist kein Arbeitslohn, weil sie aus betrieblichen Gründen mehr als 2 Betriebsveranstaltungen aufsuchen. Die mehrfache Teilnahme dient der Erfüllung beruflichen Aufgaben, wenn der Personalchef oder der Betriebsrat die jeweiligen Veranstaltungen der einzelnen Abteilungen besucht. Die gesonderte Zählweise für Jubiläumsfeiern und Pensionärstreffen ist aufgehoben.

Praxis-Beispiel

Keine Anzahlgrenze bei Teilnahme in beruflicher Funktion

Eine Architekturgroßbüro veranstaltet jährlich einen Betriebsausflug für die gesamte Belegschaft und eine Weihnachtsfeier, die für die 5 Abteilungen jeweils getrennt durchgeführt werden. Die Firma ist jeweils durch den Geschäftsführer und den Leiter der Personalabteilung bei den Abteilungsfeiern vertreten. Der Pro-Kopf-Anteil der Kosten beträgt für den Betriebsausflug 105 EUR und für die Weihnachtsfeier 80 EUR.

Ergebnis: Die Teilnahme am Betriebsausflug und an der Weihnachtsfeier ist für die teilnehmenden Arbeitnehmer steuerfrei, da der Freibetrag von 110 EUR nicht überschritten ist und nicht mehr als 2 begünstigte Veranstaltungen vorliegen. Dies gilt auch für den Geschäftsführer und den Personalchef, unabhängig davon, dass sie insgesamt mehr als 2 Veranstaltungen aufsuchen. Die beiden Arbeitnehmer der Leitungsebene sind bei den Abteilungsfeiern in beruflicher Funktion anwesend, sodass sich aus deren Teilnahme kein Arbeitslohn ergibt. Die auf diese Personen entfallenden Vorteile werden ausschließlich in ganz überwiegend betrieblichem Interesse des Arbeitgebers zugewendet.

Die Finanzverwaltung versteht die Begrenzung auf 2 Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr nicht veranstaltungsbezogen, sondern arbeitnehmerbezogen. Dies bedeutet, dass die Berücksichtigung des Freibetrags von bis zu 110 EUR erst dann ausscheidet, wenn derselbe Arbeitnehmer an mehr als 2 Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr teilnimmt.

Für das Lohnbüro mit Schwierigkeiten verbunden sind Sachverhalte, in denen mehr als 2 Betriebsveranstaltungen im Jahr durchgeführt werden, an denen aber nicht alle Arbeitnehmer, sondern jeweils nur ein Großteil der Belegschaft teilnehmen. Hier stellt sich die Frage, welche Arbeitnehmer an mehr als 2 Betriebsfeiern teilgenommen haben. Nur für diese entsteht für die 3.Veranstaltung ein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil.

Praxis-Beispiel

Arbeitnehmerbezogene Begünstigung von 2 Veranstaltungen

Ein Industriebetrieb veranstaltet im März ein Pensionärstreffen, an dem 50 Pensionäre teilnehmen. Die Zuwendungen pro teilnehmenden ehemaligen Arbeitnehmer betragen 60 EUR. Am Betriebsausflug im September sind 420 aktive Arbeitnehmer dabei. An der Weihnachtsfeier im Dezember beteiligen sich 450 aktive Arbeitnehmer. Auch die Pensionäre sind zum Betriebsausflug und zur Weihnachtsfeier eingeladen. Von den 50 Pensionären, die am Pensionärstreffen teilgenommen haben, kommen 40 auch zur Weihnachtsfeier und 20 nehmen am Betriebsausflug teil. Aus den Anwesenheitslisten ergibt sich, dass insgesamt 14 Pensionäre an allen 3 Betriebsveranstaltungen teilgenommen haben. Die Zuwendungen des Arbeitgebers beim Betriebsausflug und bei der Weihnachtsfeier liegen pro Teilnehmer (aktive und ehemalige Arbeitnehmer) bei 90 EUR bzw. 70 EUR.

Ergebnis: Für die aktiven Arbeitnehmer ergeben sich aus der Teilnahme an den Betriebsveranstaltungen keine steuerpflichtigen geldwerten Vorteile, da sie die Grenze von 2 begünstigten Betriebsveranstaltungen nicht überschreiten und der Zuwendungsbetrag pro Teilnehmer und Veranstaltung nicht höher ist als der Freibetrag von 110 EUR. Dieselbe Lösung gilt für die ehemaligen Arbeitnehmer, die am Pensionärstreffen und an einer weiteren Betriebsveranstaltung teilgenommen haben. Steuerpflicht entsteht dagegen bei 14 Pensionären, die an allen 3 Betriebsveranstaltungen teilgenommen haben. Seit 2015 gilt für gemeinsame Pensions- und Jubiläumsfeiern keine zusätzliche Grenze mehr. Sie sind wie alle anderen Betriebsfeiern auf die maximal 2 begünstigten Veranstaltungen anzurechnen. Für die 14 Pensi...