Grundstücksaufwendungen, betriebliche / 4 Wie Herstellungskosten von Erhaltungsaufwendungen abgegrenzt werden

Der Unterscheidung zwischen Herstellungskosten und Erhaltungsaufwendungen kommt eine immense Bedeutung zu und sie hat gravierende finanzielle Folgen:

• Liegen Herstellungskosten vor, müssen diese zwingend auf ein aktives Bestandskonto gebucht werden. Die Herstellungskosten werden über die Anlagenbuchführung erfasst.
• Handelt es sich demgegenüber bei den in Rede stehenden Aufwendungen um Erhaltungsaufwendungen, erfolgt deren Verbuchung auf einem Aufwandskonto. Es erfolgt kein Ausweis in der Bilanz, sondern die betreffenden Aufwendungen stellen sofort abzugsfähige Betriebsausgaben dar, mindern also den Gewinn.

Im Wesentlichen ist die Beurteilung als aktivierungspflichtige Herstellungskosten an das Vorliegen folgender Kriterien geknüpft:

• Es liegt eine Erweiterung eines bestehenden Vermögensgegenstands vor.
• Es liegt eine wesentliche Verbesserung über den ursprünglichen Zustand hinaus vor.

Klassischer Fall der Erweiterung eines bestehenden Vermögensgegenstands: Die Schaffung neuen Raums in einem Gebäude durch einen Anbau, eine Aufstockung oder einen Ausbau.

Von einer wesentlichen Verbesserung z. B. eines Gebäudes ist dann die Rede, wenn zumindest in 3 der 4 Bereiche Heizung, Sanitäranlage, Elektroinstallation oder Fenster eine Erhöhung des Standards erfolgt ist und somit als Ganzes von einer Standardverbesserung vom einfachen auf einen mittleren oder einen sehr anspruchsvollen Standard gesprochen werden kann.

Ist zumindest eines der obigen Kriterien erfüllt, hat eine Aktivierung in der Bilanz zu erfolgen.

4.1 Aktivierungswahlrecht für Herstellungskosten

In § 6 Abs. 1 Nr. 1b EStG ist ein steuerliches Wahlrecht bezüglich der zu aktivierenden Herstellungskosten enthalten. Danach können (müssen aber nicht) in die Herstellungskosten in der Steuerbilanz einbezogen werden:

• die angemessenen Kosten der allgemeinen Verwaltung sowie
• Aufwendungen für soziale Einrichtungen des Betriebs,
• für freiwillige soziale Leistungen und
• für die auf den Zeitpunkt der Herstellung entfallende betriebliche Altersversorgung.

Das war bislang in der Steuerbilanz nicht möglich.

Allerdings muss dieses Wahlrecht in Übereinstimmung mit der Handelsbilanz ausgeübt werden. Mit anderen Worten: Sollen die betreffenden Aufwendungen in den Herstellungskosten der Steuerbilanz berücksichtigt werden, müssen sie auch in der Handelsbilanz berücksichtigt werden. Sollen diese Kosten nicht in die steuerlichen Herstellungskosten einfließen, dürfen sie auch in der Handelsbilanz nicht einfließen.

4.2 Wann ein sofort als Betriebsausgaben zu buchender Erhaltungsaufwand vorliegt

Den Herstellungskosten steht der Erhaltungsaufwand gegenüber. Um Erhaltungsaufwand handelt es sich sowohl bei Instandhaltungsaufwendungen als auch bei Instandsetzungsaufwendungen.

Instandhaltungsaufwendungen sind regelmäßig Reparaturen, die planmäßig in bestimmten zeitlichen Abständen erfolgen. Instandsetzungsaufwendungen sind außerplanmäßige Aufwendungen für Reparaturen. Durch derartige Aufwendungen wird das Wirtschaftsgut wieder in einen gebrauchsfähigen Zustand versetzt.

Erhaltungsaufwand liegt auch dann vor, wenn Teile eines Vermögensgegenstands ersetzt oder modernisiert werden, ohne dabei die Funktion des Vermögensgegenstands wesentlich zu ändern.

Der Qualifizierung als Erhaltungsaufwand steht nicht entgegen, wenn

• aus der Verwendung höherwertigen, kostspieligen Materials durch Anpassung an den technischen Fortschritt oder aus dem nachträglichen Einbau bisher nicht vorhandener Teile zur Erhaltung der Funktionsfähigkeit eine Werterhöhung des Vermögensgegenstands resultiert,
• die Aufwendungen die ursprünglichen Herstellungskosten übersteigen,
• der ursprüngliche Vermögensgegenstand bereits vollständig abgeschrieben ist,
• objektiv die technische Funktionsfähigkeit der erneuerten Anlage noch gegeben war.

Beispiele für Erhaltungsaufwendungen

• Einbau messtechnischer Anlagen zur verbrauchsabhängigen Abrechnung von Heiz- und Wasserkosten,
• Einbau einer privaten Breitbandanlage und einmalige Gebühren für den Anschluss privater Breitbandanlagen an das öffentliche Breitbandnetz bei bestehenden Gebäuden,
• Einbau zusätzlicher Heizkörper,
• Anbringen einer zusätzlichen Fassadenbekleidung,
• Fassadenrenovierung,
• Wärmedämmung,
• Dachrenovierung, Fenster- und Türenrenovierung,
• Erneuerung der Klimaanlage,
• Erneuerung des Bodenbelags,
• Sanierung der sanitären Anlagen,
• Reinigung des Kanals nach Verstopfung,
• Gartenarbeiten,
• Schornsteinfegerkosten,
• Erneuerung der Wasserrohre,
• Beseitigung von Wasser- und Unwetterschäden,
• Hausmeisterkosten,
• Aufwendungen für Fahrstuhl, Müllabfuhr, Straßenreinigung, Treppenhausbeleuchtung usw.

Praxis-Beispiel

Kanalreinigung des Abwasserkanals

Der Abwasserkanal des Unternehmers Hans Groß ist verstopft. Er beauftragt die Kanalreinigungsfirma Sauber GmbH (Kreditorenkonto 765183) mit der Beseitigung. Diese berechnet 600 EUR zzgl. 114 EUR USt.

Buchungsvorschlag:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4290/6450	Grundstücksaufwendungen, betrieblich	600
1576/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	114	77398/77398	Fa. Sauber GmbH	714

Praxis-Tipp

Aufwendungen für Baumaßnahmen unter 4.000 EUR als Be...