Kassenführung: Diese Besonderheiten sind zu beachten / 7.1 Wie Sie seit 2017 vorgehen müssen

Seit dem 1.1.2015 gelten neue Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff (GoBD). Diese Grundsätze hat die Finanzverwaltung im BMF-Schreiben vom 14.11.2014^[1] festgehalten. Sie wirken sich auch auf die Kassenführung aus. Soweit bilanzierungspflichtige bzw. bargeldintensive Betriebe (etwa Kioske oder Gaststätten) elektronische Registrierkassen nutzen, müssen die mit diesen Kassen erfassten Ein- und Ausgaben 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Seit dem 1.1.2017 muss eine Kasse daher genug Speicherkapazität aufweisen, um der Speicherung von 10 Jahren gerecht zu werden. Kassen, welche diese Speicherkapazitäten nicht aufweisen, durften nur noch bis zum 31.12.2016 weiterverwendet werden. Danach müssen derartige Kassen entweder aufgerüstet oder durch eine neue ersetzt werden, welche die 10-jährige Speicheranforderung erfüllt.

Soweit elektronische Kassensysteme die Voraussetzungen (z. B. die erforderlichen Speicherkapazitäten) nicht erfüllt haben, hat das BMF einen Übergangszeitraum zur Umstellung zugelassen. Seit dem 1.1.2017 dürfen aber nur noch Kassensysteme zum Einsatz kommen, die den geforderten Anforderungen entsprechen. Das heißt, die Kassenführung gilt dann nicht mehr als ordnungsgemäß, wenn steuerlich relevante Daten nur noch in Papierform aufbewahrt werden.

Bis zum 31.12.2016 durften die Journaldaten der Kasse mit dem Tagesabschluss verdichtet und gelöscht werden. Das ist seit dem 1.1.2017 nicht mehr zulässig. Die Journaldaten der Kasse müssen unveränderbar in einer elektronisch auswertbaren Form aufbewahrt werden. Das heißt, dass alle einzeln in die Kasse gebongten Einnahmen in elektronischer Form dauerhaft gespeichert werden. Das gilt auch für elektronische Rechnungen, die mithilfe einer Kasse erzeugt wurden.

Es sind also alle Journaldaten zu speichern (Einzelaufzeichnungspflicht). Der Inhalt des Journals ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Ein Journal enthält jedoch meistens die folgenden Angaben:

• Datum,
• Zeit,
• Bediener,
• Artikelbezeichnung,
• Anzahl, Einzelpreis sowie Gesamtpreis.

Diese Daten müssen 10 Jahre in elektronischer Form aufbewahrt und dem Betriebsprüfer auf Verlangen in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Die Daten können auch außerhalb der Kassen in unveränderbarer Form elektronisch aufbewahrt werden. Neben den Journaldaten sind auch Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungen aufzubewahren. Einsatzort und Einsatzzeiträume der Kassen sowie die unbaren Zahlungsarten (EC-Cash, elektronisches Lastschriftverfahren oder Kreditkarte) sind ebenfalls zu dokumentieren.

Alle Aufzeichnungen müssen für jede einzelne Registrierkasse getrennt geführt und aufbewahrt werden. Es sind alle Organisationsunterlagen aufzubewahren. Dazu gehören insbesondere:

• die Bedienungsanleitung,
• die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts.

Sind bereits Registrierkassen im Einsatz, welche die verschärften Anforderungen erfüllen, dann mussten diese auch schon vor 2017 beachtet werden.

Praxis-Tipp

Sämtliche digitalen Einzeldaten speichern/Trennung von baren und unbaren Zahlungen

Seit 2017 genügt der Tagesendsummenbon (sog. Z-Bon) nicht mehr den Anforderungen der Finanzverwaltung. Vielmehr sind sämtliche digitalen Einzeldaten zu speichern und dürfen nicht mehr gelöscht werden, sodass die Aufbewahrung der Papierrollen allein nicht mehr genügt. Es liegt also keine ordnungsgemäße Kassenführung mehr vor, wenn die Daten nur auf den mitgeführten Papierrollen erfasst werden.

Zahlungen mit Kredit- und EC-Karte müssen auch bei einer Registrierkasse getrennt erfasst werden. Nur dann werden die Bareinnahmen korrekt ausgewiesen, sodass sie entsprechend auf dem Konto "Kasse" gebucht werden können. Eine undifferenzierte Erfassung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen stellt einen formellen Mangel dar und widerspricht dem Grundsatz der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung.^[2] Wie die Situation zu würdigen ist, wenn anders verfahren wird, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab. Das bedeutet: Es besteht immer das Risiko, dass der Betriebsprüfer möglicherweise Hinzuschätzungen im Rahmen einer Betriebsprüfung vornimmt.

[1] BMF, Schreiben v. 14.11.2014,IV A 4 – S 0316/10003.

[2] § 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB.