Nachweisgesetz / Arbeitsrecht

1 Geltungsbereich

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Das Nachweisgesetz gilt für alle Arbeitnehmer im öffentlichen und privaten Dienst.^[1] Es gilt auch für leitende Angestellte. Ebenfalls gilt es für solche Praktikanten, die auch nach § 22 MiLoG einen Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn haben.^[2] § 2 Abs. 1a NachwG stellt entsprechende Regelungen für sonstige Praktikanten auf.

2 Inhalt der Niederschrift

Der Mindestinhalt des Nachweises ist in § 2 Abs. 1 NachwG aufgezählt.

In die Niederschrift sind nach § 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG (ab 1.1.2025 Satz 7) mindestens aufzunehmen:

1. Der Name und die Anschrift der Vertragsparteien,
2. der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
3. bei befristeten Arbeitsverhältnissen: das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
4. der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden soll oder seinen Arbeitsort frei wählen kann,
5. eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,
6. sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit,
7. die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung,
8. die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen,

9. bei Arbeit auf Abruf nach § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes:

   1. die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat,
   2. die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden,
   3. der Zeitrahmen, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und
   4. die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat,
10. sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,
11. die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
12. ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung,
13. wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist,
14. das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden,
15. ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen.

§ 2 Abs. 1a NachwG modifiziert die oben dargestellten Regelungen für Praktikumsverhältnisse, die nicht schon gemäß § 1 Satz 2 NachwG erfasst sind und trägt dabei den Besonderheiten dieser Rechtsverhältnisse Rechnung, wobei etwas irritierend ist, dass die Vorschrift wie selbstverständlich davon ausgeht, mit der Qualifikation als Praktikant gehe auch eine Verpflichtung zur Gewährung von Urlaub oder die Geltung von Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen einher. Richtigerweise dürfte das NachwG auch hier nicht dahingehend verstanden werden, dass derartige Abreden zwingend Gegenstand des Nachweises werden müssten. So sind Tarifverträge beispielsweise nur dann zu erwähnen, wenn sie aufgrund anderer arbeitsrechtlicher Geltungsgründe auch tatsächlich Anwendung finden. Gleiches gilt für Betriebsvereinbarungen und Regelungen zum Urlaub.

3 Form und Sprache

Die bis zum 31.12.2024 geltende Fassung lässt für den Nachweis allein die schriftliche Form nach § 126 Abs. 1 BGB genügen, selbst die elektronische Form ist nach § 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG ausdrücklich ausgeschlossen. Ab dem 1.1.2025 kann der Nachweis grundsätzlich auch in Textform abgefasst und elektronisch übermittelt werden, sofern das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen.^[1] Wenn der Arbeitnehmer den Nachweis allerdings in schriftlicher Form verlangt, muss der Arbeitgeber das Dokument unterschreiben und dem Arbeitnehmer zur Verfügung stellen. Diese strenge Schriftform gilt ohnehin weiter für Arbeitsverhältnisse in denjenigen Branchen, die in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannt sind (z. B. Bau-, Reinigungs- und Gaststättengewerbe, Fleischwirtschaft...