Reisekosten Ausland für Arbeitnehmer: Richtig abrechnen ... / 5.3 Kürzung der Verpflegungspauschale

Die Verpflegungsmehraufwendungen können nur in Höhe der Pauschalen als Werbungskosten geltend gemacht werden. Der Werbungskostenabzug wird gekürzt, wenn der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten) eine Mahlzeit erhält. Die Kürzung wird von der vollen Verpflegungspauschale (bei einem Aufenthalt im Ausland von der ausländischen Verpflegungspauschale) berechnet und beträgt

• 20 % für ein Frühstück und
• 40 % für ein Mittag- oder Abendessen.

Bei einer Verpflegungspauschale für die Niederlande beträgt die Kürzung somit (47 EUR × 20 % =) 9,40 EUR für ein Frühstück und jeweils (47 EUR × 40 % =) 18,80 EUR für ein Mittag- oder Abendessen.

Übernimmt der Arbeitgeber die Beförderungskosten seines Arbeitnehmers (z. B. mit Flugzeug, Zug oder Schiff) unmittelbar oder erstattet er diese seinem Arbeitnehmer, ist zu prüfen, ob im Beförderungspreis die Kosten für eine Mahlzeit enthalten sind. Bei Kaffee und Kuchen am Nachmittag handelt es sich nicht um eine Mahlzeit. Auch Croissants, Rosinenbrötchen, kleine Tüten mit Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel oder vergleichbare Knabbereien erfüllen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit.^[1]

Praxis-Beispiel

Kostenloser Snack im Flugzeug

Ein Arbeitnehmer unternimmt eine Geschäftsreise nach London und fliegt morgens von Köln/Bonn nach London. Am Abend fliegt er von London zurück nach Köln/Bonn. Sowohl beim Hin- als auch beim Rückflug erhält er je ein Sandwich mit einem Getränk.

Ergebnis: Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf eine Verpflegungspauschale von 44 EUR, die um (13,20 EUR + 26,40 EUR =) 39,60 EUR gekürzt wird. Die verbleibende Verpflegungspauschale beträgt also 4,40 EUR.

Es handelt sich um eine Mahlzeit, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer während einer auswärtigen Tätigkeit einen Snack oder Imbiss (z. B. belegte Brötchen) mit einem Getränk zur Verfügung stellt. Bei einem identischen Snack (z. B. bestehend aus einem belegten Brötchen mit Getränk) entscheidet nur der Zeitpunkt, zu dem das Essen verzehrt wird, darüber, ob es sich um ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen handelt.

Die Verpflegungspauschale wird auch dann gekürzt, wenn der Arbeitgeber eine Mahlzeit zur Verfügung stellt, die der Arbeitnehmer aber nicht einnimmt, z. B. wenn er auf den Snack während eines Kurzstreckenflugs verzichtet. Es findet nur dann keine Kürzung statt, wenn der Arbeitgeber keine Mahlzeit zur Verfügung stellt, z. B. weil die entsprechende Mahlzeit abbestellt wurde bzw. weil der Arbeitnehmer die Kosten der Mahlzeit ohne Vorgaben seines Arbeitgebers selbst bezahlt hat.

Bei der Kürzung der Verpflegungspauschale handelt es sich um eine typisierende Regelung. D. h., dass immer dann, wenn der Arbeitgeber eine kostenlose Mahlzeit zur Verfügung stellt bzw. die Kosten einer Mahlzeit erstattet, die Kürzung mit 20 % bzw. 40 % der vollen Verpflegungspauschale erfolgt, selbst dann, wenn die tatsächlichen Kosten niedriger sind. Die Kürzung der Verpflegungspauschale ist tagesbezogen und maximal bis auf 0 EUR vorzunehmen.

[1] BFH, Urteil v. 3.7.2019, VI R 36/17.