Steuerkanzleien: Delegation als Schlüssel zum Erfolg | Steuern

"Wenn Sie etwas gut machen wollen, machen Sie es selbst!" In der Steuerberatung hat sich dieser Ansatz über viele Jahre bewährt. Doch er birgt auch eine große Gefahr: Kanzleiinhaber werden zum Flaschenhals und schaffen sich selbst immer mehr Arbeit. Dabei gibt es mit einer gelungenen Delegation eine Lösung, die vielleicht banal klingt, aber strategisch große Wirkung entfaltet.

Delegieren bedeutet jedoch mehr, als einfach Aufgaben abzugeben. Es ist eine Führungsstrategie, die mit Bedacht geplant und umgesetzt werden muss. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Delegation effektiv gestaltet werden kann, um Freiräume für das Wesentliche zu schaffen und die Kanzlei nachhaltig zu entlasten.

Warum Delegation für Steuerberater so wichtig ist

Gerade in Steuerberatungskanzleien, wo Mandanten eine individuelle und oft kurzfristige Betreuung erwarten, laufen viele operative Aufgaben auf den Kanzleiinhaber zu. Doch statt alle Aufgaben selbst zu übernehmen, ist es sinnvoll, gewisse Bereiche an qualifizierte Mitarbeiter zu delegieren. So können Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren und gleichzeitig die Entwicklung Ihres Teams fördern.

Ein häufiges Missverständnis ist, dass nur "einfache" Aufgaben delegierbar sein sollen. Fachliche Tätigkeiten wie Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnungen oder Steuererklärungen bieten sich ideal für die Delegation an. Aber auch in der Führungsebene kann delegiert werden, vorausgesetzt, die Mitarbeiter haben das nötige Know-how und die entsprechenden Verantwortungsbereiche sind klar definiert.

6 Schritte zur erfolgreichen Delegation

Um Delegation in der Steuerberatungskanzlei wirklich erfolgreich zu gestalten, hilft ein strukturiertes Vorgehen. Ein bewährtes Modell, das Ihnen dabei hilft, ist das 6-W-Modell, das sich an den entscheidenden Fragen orientiert: Was, Wer, Wann, Womit, Wie und Warum.

1. Was delegieren?

Welche Aufgaben sollen konkret delegiert werden? Wichtig ist, dass die Aufgaben klar definiert sind. Es reicht nicht, zu sagen: „Kümmern Sie sich mal um die Erbschaftsteuererklärungen.“ Eine genaue Beschreibung der Aufgabe – einschließlich ihrer Ziele und Erwartungen – ist entscheidend. Fragen Sie sich auch: Welche Schwierigkeiten könnten für den Mitarbeiter entstehen? Je besser Sie die Aufgabe vorab durchdenken, desto reibungsloser wird der Prozess verlaufen.

2. Wer übernimmt die Aufgabe?

Hier ist nicht nur die fachliche Qualifikation des Mitarbeiters entscheidend. Die Persönlichkeit spielt eine ebenso große Rolle. Ein Mitarbeiter, der gerade eine Fortbildung zum Fachwirt abgeschlossen hat, mag fachlich geeignet sein, doch passt die Aufgabe auch zu seinen Stärken? Vielleicht braucht es auch eine Portion Empathie, wenn es beispielsweise um die Betreuung von Mandanten in sensiblen Angelegenheiten wie der Erbschaftsteuer geht.

3. Wann und mit wie viel Zeit?

Delegation braucht Planung. Ab wann soll der Mitarbeiter die Aufgabe übernehmen? Und wie viel Zeit steht ihm zur Verfügung? Ist es vielleicht notwendig, andere Aufgaben abzugeben oder neu zu priorisieren? Hier hilft es, auch die Perspektive des Mitarbeiters einzunehmen und potenzielle Konflikte bereits im Vorfeld zu klären. So wird die Delegation nicht als zusätzliche Belastung empfunden.

4. Womit unterstützen?

Welche Hilfsmittel und Ressourcen stehen dem Mitarbeiter zur Verfügung? Kann er auf Weiterbildungsmaßnahmen, Fachliteratur oder Softwarelösungen zugreifen? Klären Sie im Vorfeld, ob Schulungen notwendig sind, und ob die Fortbildung als Arbeitszeit gilt. Eine gute Vorbereitung erleichtert den Einstieg und fördert die Selbstständigkeit des Mitarbeiters.

5. Wie eigenständig soll gearbeitet werden?

Ein wichtiger Punkt bei der Delegation ist der Grad der Eigenverantwortung. Wie viel Freiheit darf der Mitarbeiter bei der Ausführung der Aufgabe haben? Manche Chefs neigen dazu, noch einmal alles zu kontrollieren. Andere vertrauen darauf, dass "schon alles gut wird". Doch es geht darum, ein gesundes Mittelmaß zu finden, das sowohl zur Persönlichkeit des Chefs als auch zum Entwicklungsstand des Mitarbeiters passt.

Hierfür empfehlen wir das Modell der "Delegationstreppe".

Anhand dieses Modells können Sie sich folgende Fragen beantworten:

Bis zu welcher Stufe bin ich grundsätzlich bereit in meiner Kanzlei zu gehen?
Wirklich bis Stufe 6?
Bis zu welcher Stufe will ich bei der konkreten Aufgabe gehen?
Auf welcher Stufe befindet sich der betreffende Mitarbeiter in Bezug auf die zur Debatte stehende Aufgabe?

Mit der Beantwortung dieser Fragen lernen Sie im ersten Schritt sich selbst und Ihre Sicht Ihrer Mitarbeiter kennen. Entscheidend für den Erfolg ist dann die offene Kommunikation über dieses Thema. Damit geben Sie Ihren Mitarbeitern die Chance zu lernen, wie ihr Chef "tickt". Missverständnisse können so vermieden werden. Sie führen Ihre Mitarbeiter – und sich selbst – schrittweise in die Freiheit.

6. Warum diese Aufgabe und warum dieser Mitarbeiter?

Zu guter Letzt sollten die Gründe für die Delegation klar sein. Warum ist es sinnvoll, dass genau dieser Mitarbeiter genau diese Aufgabe übernimmt? Eine transparente Kommunikation hilft dem Mitarbeiter, die Bedeutung seiner neuen Aufgabe zu verstehen und motiviert ihn, diese erfolgreich zu meistern.

Fazit: Weniger tun - aber das Richtige!

Delegation erfordert Vertrauen und Planung – aber sie zahlt sich langfristig aus. Wer seine Mitarbeiter richtig einsetzt und ihnen Verantwortung überträgt, schafft sich Freiräume für strategische Aufgaben und stärkt gleichzeitig das gesamte Team.

Der Schlüssel liegt darin, die richtige Balance zu finden und den Prozess aktiv zu begleiten. So wird aus einer guten Delegation eine Win-Win-Situation für die Kanzlei und die Mitarbeiter.