Lothar Volkelt
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1. Ausgangsfrage: Wie "groß" ist Ihre GmbH (§ 267 HGB)

Größe Kriterien Umfang der Jahresabschlussunterlagen
kleinste Kapitalgesellschaft

Bilanzsumme bis 350.000 EUR

Umsatzerlöse bis 700.000 EUR

bis 10 Arbeitnehmer im Jahresdurchschnitt

Die Größenklasse der Kleinst-Gesellschaften wurde mit dem Kleinstkapitalgesellschaften-Bilanzrechtsänderungsgesetz (MicroBilG) neu eingeführt, um für kleinste Unternehmen Erleichterungen bei der Rechnungslegung zu schaffen. Diese gelten ab Jahresabschlüssen mit Bilanzstichtag nach dem 30.12.2012, also bei kalendergleichem Geschäftsjahr erstmal für den Jahresabschluss für 2012. Die Pflichten:

  • Erstellung einer stark verkürzten Bilanz mit nur noch wenigen Bilanzposten innerhalb von 12 Monaten;
  • kein Anhang notwendig, wenn bestimmte Angaben zu Vorschüssen und Krediten an Mitglieder der Geschäftsführungs- oder Aufsichtsorgane und zu Haftungsverhältnissen gemacht werden;
  • keine Prüfungspflicht
  • Bei Erfüllung der Veröffentlichungspflichten besteht die Wahl: Offenlegung wie bisher ODER bloße Hinterlegung beim Unternehmensregister.
kleine Kapitalgesellschaft

Bilanzsumme bis 6.000.000 EUR

Umsatzerlöse bis 12.000.000 EUR

bis 50 Mitarbeiter im Jahresdurchschnitt
  • Offenlegung der Bilanz und des Anhangs innerhalb von 12 Monaten.
  • Der Anhang muss keine Angaben zur Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) enthalten.
  • keine Prüfungspflicht
mittelgroße Kapitalgesellschaft

Bilanzsumme bis 6.000.000 EUR

Umsatzerlöse bis 12.000.000 EUR bis

40.000.000 EUR

51–250 Mitarbeiter im Jahresdurchschnitt
  • Offenlegung des Jahresabschlusses, des Anhangs (jeweils in verkürzter Form), des Lageberichts, des Berichts des Aufsichtsrats, die nach § 161 des Aktiengesetzes (AktG) vorgeschriebene Erklärung und ggf. des Gewinnverwendungsvorschlags und -beschlusses innerhalb von 12 Monaten.
  • Prüfungspflicht für Jahresabschluss und Lagebericht durch vereidigten Buchprüfer oder Wirtschaftsprüfer.
große Kapitalgesellschaft

Bilanzsumme über 20.000.000 EUR

Umsatzerlöse über 40.000.000 EUR

mehr als 250 Mitarbeiter im Jahresdurchschnitt
  • Offenlegung des Jahresabschlusses, des Anhangs, des Lageberichts, des Berichts des Aufsichtsrats, die nach § 161 des Aktiengesetzes (AktG) vorgeschriebene Erklärung und ggf. des Gewinnverwendungvorschlags und -beschlusses innerhalb von 12 Monaten.
  • Prüfungspflicht für Jahresabschluss und Lagebericht durch Wirtschaftsprüfer.

Die Zuordnung, ob eine GmbH kleinst, klein, mittelgroß oder groß ist, richtet sich danach, dass jeweils 2 der 3 genannten Kriterien an 2 Abschlussstichtagen hintereinander über- oder unterschritten werden. Bei der Zahl der Mitarbeiter wird auf den Jahresdurchschnitt abgestellt; als durchschnittliche Zahl gilt der vierte Teil der Summe aus den Zahlen der jeweils am 31.3., 30.6., 30.9. und 31.12. beschäftigten Arbeitnehmern (einschließlich der im Ausland beschäftigten Arbeitnehmer, ohne Auszubildende).

2. Checkliste: Aufgaben und Termine für den Jahresabschluss der GmbH

Aufgabe Das ist zu tun Terminvorgabe/Frist Bemerkung / ok?
Vorbereitung

  • Vorbereitung und Übergabe der Unterlagen an den Steuerberater:

    • Buchführungs- und Steuerunterlagen an den Steuerberater (Lohnbuchhaltung, Kontierung, Belege, Kassenbücher, Kontoauszüge, Fahrtenbücher usw., soweit noch nicht für Quartalsberichte eingereicht),
    • Unterlagen über noch nicht abgeschlossene Vorgänge aus dem Geschäftsjahr (Bestellungen, Kaufverträge mit Liefertermin)
    • Unterlagen für das 1. Quartal des neu angefangenen Geschäftsjahres soweit vorhanden.

  • Terminvereinbarung mit dem Steuerberater: Vorbesprechung des Jahresabschlusses. Empfehlung: spätestens Februar

    Sprechen Sie den weiteren Terminplan ab und reservieren Sie schon einen Termin für die Besprechung des aufgestellten Jahresabschlusses (ca. Mai/Juni).

 Februar  
Auftragserteilung an den Steuerberater
  • Umfang des Auftrags: Erstellung der GuV, der Bilanz mit Erläuterungen zur Bilanz (mittlere und große GmbH: zusätzlich Lagebericht und Prüfungsbericht)
  • Vorgabe der Frist: 30.6. für kleine GmbH, 31.3 für mittlere und große GmbH
  • Ggf. Benennung eines verantwortlichen Ansprechpartners in der GmbH (Rechnungswesen)
  • Anweisung: Anfragen des Steuerberaters sind zügig zu beantworten und müssen dokumentiert werden. In Zweifelsfällen muss die Geschäftsführung sofort informiert werden.
Tipp: Reservieren Sie jetzt schon den Termin für die Gesellschafterversammlung für die "Feststellung" des Jahresabschlusses durch die Gesellschafter (ca. 45–46 Kalenderwoche).		 Ende Februar/spätestens Anfang März  
Aufstellung des Jahresabschlusses
  • Praxis ist, dass die termingerechte "Aufstellung" von keiner Behörde kontrolliert wird. Aber: Jeder Gesellschafter kann die Einhaltung der Frist für die rechtzeitige Aufstellung verlangen.
  • Problematisch ist die verspätete Aufstellung, wenn die GmbH in wirtschaftliche Schieflage (z. B. eine bilanzielle Überschuldung) gerät – und Sie als Geschäftsführer das aufgrund der verspätet vorgelegten Zahlen nicht oder zu spät merken.
  • Terminvereinbarung mit dem Steuerberater: B...

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