2.1 Arbeitsanweisungen im engeren Sinne
Für die Aufgaben/Tätigkeiten, die unter Qualitätsgesichtspunkten, wirtschaftlichen Erwägungen, Sicherheitsaspekten sowie externen Forderungen (z. B. von Kunden und dem Gesetzgeber) besonders wichtig sind, sollte ein Unternehmen Arbeitsanweisungen erstellen, abstimmen und in Kraft setzen. Diese betreffen i. d. R. einen bestimmten Arbeitsplatz oder eine Arbeitsmethode (z. B. eine Prüfmethode oder ein Prüfverfahren). Arbeitsanweisungen im engeren Sinne beschreiben konkrete Arbeitsabläufe am Arbeitsplatz. Sie beinhalten – durch das ihnen zugrundeliegende Wissen – betriebliches Know-how.
Die gängigen Arbeitsanweisungen vermitteln den Beschäftigten
- die Ziele bzw. den Zweck der Aufgabe/Tätigkeit,
- den Anwendungsbereich,
- welche konkreten Arbeitsschritte, in welcher Reihenfolge und womit auszuführen sind,
- wer für was zuständig ist,
- welche Qualifikationen erforderlich sind,
- welche Schutzbestimmungen zu beachten sind sowie
- was, wo, wie und durch wen zu dokumentieren ist.
Arbeitsanweisungen werden im Arbeitsschutz in 2 Arten angewendet:
- Anleitung zu einer arbeitsschutzrelevanten Arbeit/Tätigkeit – Beispiele: Arbeiten auf hochgelegenen Arbeitsplätzen, Erstellung von Freigabescheinen, Beleuchtungsmessung sowie Untersuchung eines Unfalls.
- Integration von Sicherheitsanforderungen in eine gängige Arbeitsanweisung – Beispiel: Benennung der erforderlichen PSA bei Arbeiten mit dem Hochdruckreiniger.
Arbeitsanweisungen anwendergerecht gestalten
Formulieren Sie Arbeitsanweisungen so, dass die Anwender sie verstehen und damit arbeiten können. Sofern einzelne Arbeitsschritte textlich schwer zu beschreiben sind, empfiehlt es sich, die Ausführungen durch Bilder, Explosionszeichnungen u. Ä. verständlich zu machen. Arbeitsanweisungen sollten kurz und bündig sein. Statt ausführlicher Ablaufbeschreibungen bieten sich Ablaufdarstellungen (z. B. Flussdiagramme) an.
Arbeitsanweisungen können auch durch ein Video unterstützt werden.
Enthalten Arbeitsanweisungen Regelungen zur Verhütung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten oder zum Gesundheitsschutz, dann ist i. d. R. das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats gem. § 87 Betriebsverfassungsgesetz zu beachten.
2.2 Verfahrensanweisungen
Während eine Arbeitsanweisung im engeren Sinn "nur" einen Arbeitsplatz oder einen überschaubaren Arbeitsbereich betrifft, bezieht sich eine Verfahrensanweisung auf einen Arbeitsprozess (z. B. die Wartung der Produktionsanlagen oder die Beauftragung einer Partnerfirma, wie beispielsweise eines Gerüstbauers), der i. d. R. mehrere Arbeitsplätze betrifft, sowie dessen Schnittstelle. D. h., eine Verfahrensanweisung beschreibt
- die Ziele bzw. den Zweck des Arbeitsprozesses,
- die festgelegte, systematische und abgestimmte Vorgehensweise,
- die Schnittstellen zu anderen Prozessen, die Zuständigkeiten, die Erfordernisse (Qualifikationen, Informationen etc.),
- die zu beachtenden Restriktionen (z. B. Schutzbestimmungen, Vorgaben zur Dokumentation (was, wo, wie und durch wen zu dokumentieren ist ) sowie
- die Kennzahlen zur Bewertung des Arbeitsprozesses.
Auch bei den Verfahrensanweisungen ist zwischen Anleitungen für arbeitsschutzspezifische Prozesse (beispielhafte Verfahrensanweisungen sind: Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen, Zusammenarbeit mit Partnerfirmen oder Managementbewertung) und der Integration von Arbeitsschutzbelangen in wertschöpfende Prozesse zu differenzieren. In solchen Verfahrensanweisungen wird ggf. auch auf die zu beachtenden Arbeits- und Betriebsanweisungen verwiesen.
Durch die zunehmende praktische Bedeutung von Managementsystemen, wie insbesondere dem Qualitätsmanagement, sind heute Verfahrensanweisungen ein fester Bestandteil der Ablauforganisation und des Arbeitsschutzmanagements in vielen Unternehmen.
Gestaltung von Verfahrensanweisungen
- Verfassen Sie Verfahrensanweisungen nicht zu "detailverliebt". Sie sollten kurz, bündig und für die Anwender unmissverständlich formuliert sein. Auch hier bieten sich Prozessdarstellungen an (z. B. Flussdiagramme).
- Auch hier können Videos zur Unterstützung eingesetzt werden.
- Definieren Sie Schnittstellen klar und deutlich, sodass Zusammenhänge und Bezüge zu anderen Bereichen/Prozessen sofort hergestellt werden können.
- Geben Sie an, wie die Einhaltung des Ablaufs auch später noch nachgewiesen werden kann und mit welchen Messgrößen oder an welchen Zielvorgaben der Erfolg gemessen wird (Prozesskennzahlen).
- Verwenden Sie für die Verfahrensanweisungen eine einheitliche Gliederung und ein einheitliches Design.
2.3 Betriebsanweisungen
In der Betriebsanweisung regelt das Unternehmen den sicheren Umgang der Beschäftigten sowie ggf. auch von Dritten (z. B. Gästen) mit den vorhandenen Gefahrstoffen, die sichere Verwendung der als gefährlich erachteten Arbeitsmitteln sowie die Sicherheitsanforderungen bei gefährlichen Verfahren und Arbeitsabläufen. Für die Beschäftigten sind die Betriebsanweisungen – wie auch alle anderen Arbeitsanweisungen – verpflichtend. Betriebsanweisungen stellen arbeitsschutzbezogene Anweisungen eines Unternehmens an seine Beschäftigten...