Arbeitsschutz in Schulen / 2.1 Verwaltungsangestellte

Sekretariatskräfte in Schulen erledigen Büroarbeit. Dafür ist unbestritten ein Büro- und Bildschirmarbeitsplatz erforderlich, der den Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung voll entspricht.

Schulspezifisch ist zu berücksichtigen, welche Arbeiten über die reine Bürotätigkeit hinaus noch durch Verwaltungskräfte zu erledigen sind:

Telefonzentrale und Besucherempfang

Diese Aufgaben können in großen Schulen zu den Kernzeiten eine komplette Kraft binden. Es macht in dem Fall wenig Sinn, eine zweite Sekretariatskraft im selben Raum zu beschäftigen, der es kaum gelingt, sich neben dem Tagesgeschäft auf die Abwicklung der Verwaltungsprozesse zu konzentrieren. Hier ist es wichtig, genau hinzusehen und die Verantwortlichen dazu anzuhalten, die vorgesehenen Arbeits- und Ablaufprozesse auch in der Raumgestaltung abzubilden. Wo keine separaten Räume zur Verfügung stehen, können durch eine angepasste Möblierung, z. B. Raumteiler, separate Arbeitsbereiche geschaffen werden.

Schüleranliegen

Schüleranliegen verursachen, wenn sie im Sekretariat abgewickelt werden sollen, zusätzlichen Raumbedarf. Schlüsselkästen, Verbrauchs- und Erste-Hilfe-Material, die Warteecke für erkrankte Kinder, die auf Abholung warten ... alles das kann im Sekretariatsbereich angesiedelt sein, aber nur, wenn der nötige Platz und mindestens eine gewisse Ausstattung dafür da ist – und wenn die Sekretariatskraft dafür über die nötigen Zeit- und Aufmerksamkeitsreserven verfügen kann.

Arbeitsorganisation

Mit der Zusammenarbeit der Schulbeschäftigten steht und fällt oft der Erfolg einer Schule – und die Arbeitsbedingungen der Beschäftigten. Die Verwaltungskräfte stehen dabei mitten im Brennpunkt des oft anstrengenden Schullebens – zwischen Schulleitung, Lehrkräften, Schülern, Eltern und Verwaltung. Das kann zu nicht unerheblichen psychischen Belastungen führen. Wichtige Kriterien für verträgliche Arbeitsbedingungen können sein:

• Ist die Personalversorgung im Verwaltungsbereich insgesamt akzeptabel?
• Sind die Arbeitsaufgaben und -prioritäten für die Verwaltungsbeschäftigten definiert und mit der Schulleitung sowie innerhalb der Schulgemeinschaft deutlich kommuniziert?
• Gibt es ausreichend Möglichkeiten, in bestimmten Zeitschienen konzentriert arbeiten zu können?

Achtung

Infektionsrisiken für Schwangere?

Gerade in kleinen Grundschulen hat eine Sekretärin oft vielfältige Aufgaben: Sie ist Ansprechpartnerin für die Kinder bei Unwohlsein und Kummer, "Ersthelferin vom Dienst" für Pausenhofunfälle und oft auch bei außerunterrichtlichen Aktivitäten, wie Veranstaltungen und Festen, eng eingebunden. Wenn das der Fall ist, muss das in der Gefährdungsbeurteilung berücksichtigt werden – besonders im Falle einer Schwangerschaft. Da der Kontakt zu den Kindern ähnlich eng sein kann wie beim Lehrpersonal, sind auch die entsprechenden Schutzstandards (z. B. Titerbestimmung in Bezug auf bestimmte Infektionskrankheiten) zu berücksichtigen – oder es muss dafür gesorgt werden, dass die Beschäftigte sich für die Zeit der Schwangerschaft auf Verwaltungsaufgaben beschränkt.