Die praktische Notwendigkeit, Managementsysteme zusammenzuführen bedeutet nicht, ein AMS in ein anderes (bestehendes) Managementsystem zu integrieren, sondern ein AMS als Teil eines integrierten Managementsystems anzuwenden.
Integrieren bedeutet nicht integrieren in, sondern zusammenführen zu einem integrierten Managementsystem
Unternehmen, die mehrere themenbezogene Managementsysteme parallel praktizieren, sollten diese kollisionsfrei abstimmen und möglichst zu einem integrierten Managementsystem (IMS) zusammenführen, denn vor allem kleine und mittelständische Unternehmen ertragen nur ein Managementsystem.
Integration bedeutet allgemein "Herstellen eines Ganzen". Unterschiedliche Vorstellungen existieren vor allem bezüglich der Art und Weise, wie "das Ganze" entstehen soll.
Kernbausteine sind:
- kollisionsfrei formulierte Politik,
- ein gemeinsames Begriffsverständnis (wesentliche Begriffe sind einheitlich definiert und werden in allen themenbezogenen Managementsystemen des IMS durchgängig verwendet),
- identische Strukturen der themenbezogenen Managementsysteme des IMS,
- identische Prozesse (Vorgehensweisen) der themenbezogenen Managementsysteme des IMS.
Ein integriertes Managementsystem bietet die Möglichkeit, verschiedene Managementbereiche, die für das Unternehmen relevant sind, ganzheitlich (d. h. vor allem abgestimmt) zu managen. Durch ein solches "ganzheitliches" Managementsystem lassen sich Ressourcen bündeln, Synergien erschließen, der Pflegeaufwand reduzieren, potenzielle Konflikte bezüglich der Prioritäten und Relevanz der themenbezogenen Managementsysteme zumindest verringern sowie Suboptimierungen der Systeme ohne ausreichende Berücksichtigung des Gesamtwirkungsgrades für das Unternehmen reduzieren.
Darüber hinaus
- benötigen die themenbezogenen Managementsysteme eine einheitliche Ausrichtung sowie ein themenübergreifendes und abgestimmtes Führungs- und Organisationskonzept, sonst werden sie als Insellösung wahrgenommen;
- haben die themenbezogenen Managementsysteme in der Regel eine vergleichbare Struktur und Funktionsweise;
- betrachten die themenbezogenen Managementsysteme weitgehend die gleichen Prozesse, da sie sich an der Prozesslandschaft des Unternehmens orientieren. Sie analysieren und gestalten diese jedoch unter unterschiedlichen (themenbezogenen) Blickwinkeln. Da Prozesse eigentlich nur unter Beachtung aller relevanten Anforderungen (also ganzheitlich) praktiziert werden können, sind die Prozesse unter Berücksichtigung aller relevanten Aspekte zu gestalten und zu lenken (ein Grundsatz des Prozessmanagements).
In der Praxis werden integrierte Managementsysteme nicht von Null aus entwickelt. I. d. R. ergänzen die Unternehmen ihr bestehendes Managementsystem (häufig ist dies das Qualitäts-Managementsystem) um weitere themenbezogene Managementsysteme. D. h., das aufzubauende Arbeitsschutz-Managementsystem sollte sich an den übergreifenden Vorgaben (Begriffe, Strukturen, Prozesse) orientieren und gemeinsam nutzbare Elemente, wie beispielsweise interne Audits, verwenden. Das Fundament eines solchen integrierten Managementsystems bilden die formulierte Unternehmensvision und -politik sowie vereinbarte Unternehmensziele – selbstverständlich müssen dort Aspekte des Arbeitsschutzes ergänzt werden. Ein IMS gibt sämtlichen betrieblichen Aktivitäten eine verbindliche Ausrichtung und Orientierung. Die einzelnen betrieblichen Funktionen (z. B. Qualitätssicherung, Arbeitsschutz und Umweltschutz) werden dann durch themenbezogene Managementsysteme gemanagt.
Erfahrungen vieler Unternehmen lassen erkennen, dass ein integriertes Managementsystem ein schlankes, effektives und effizientes Managen der betrieblichen Aufgaben ermöglicht. Integrierte Managementsysteme sind zeitgemäß, wobei sie mehr und mehr zu einem virtuellen Managementsystem werden, das für die einzelnen, themenbezogenen Managementsysteme eine Grundlage schafft, mögliche Widersprüche vermeidet oder auflöst und übergreifende Dinge regelt.
Eine große Hilfe hierfür ist die High Level Structure (HLS) der ISO. Sie bewirkt identische Bezeichnungen der Kapitel, identische Kernaussagen sowie gleiche Begriffe mit identischen Begriffsdefinitionen.
Der durch die HLS vereinheitlichte Aufbau eines Managementsystems umfasst folgende Kapitel:
- Anwendungsbereich
- Normative Verweisungen
- Begriffe
- Kontext der Organisation
- Führung
- Planung
- Unterstützung
- Betrieb
- Leistungsbewertung
- Verbesserung