Aufbau eines AMS gemäß NLA: Hauptelement Arbeitsschutzor ... / 7 Dokumentation

7.1 Dokumentation regeln

Was, wie, von wem und wo zu dokumentieren ist und wie lang es aufzubewahren ist, sollte in einer Dokumentationsmatrix festgelegt sein. Zu dokumentieren sind alle Festlegungen, Aktivitäten und Leistungen des Arbeitsschutzes und damit auch des Arbeitsschutzmanagements. Bei der Festlegung der Dokumentation sind Art und Größe des Unternehmens zu berücksichtigen. Die Anforderungen an die Dokumentation können unterschieden werden in inhaltliche und formale Anforderungen. Abb. 6 zeigt die unterschiedlichen Anforderungen gemäß dem NLA.

Abb. 6: Dokumentation im Rahmen eines Arbeitsschutzmanagements (entsprechend den Forderungen 2.7.1 und 2.7.2. des nationalen Leitfadens für AMS)

7.2 AMS-Handbuch

Das AMS-Handbuch ist das zentrale Vorgabe-Dokument. Hier wird dargelegt, wie die Arbeitsschutzorganisation und das "Leben" des Arbeitsschutzes sein soll. Es sollte die Arbeitsschutzpolitik, die grundlegenden Arbeitsschutzziele, wesentliche Festlegungen (z. B. Zuständigkeiten) sowie die Beschreibung der arbeitsschutzspezifischen Prozesse, wie die Gefährdungsbeurteilung, die Ein- und Unterweisungen etc., beinhalten. Detailinformationen zu bestimmten Verfahren und Abläufen sollten z. B. in Verfahrens-, Arbeits-, Betriebs- und Prüfanweisungen sowie in Checklisten und weiteren Aufzeichnungen beschrieben und dokumentiert werden. Diese können ins AMS-Handbuch integriert oder als Anlage angehängt werden. Anlagen zum AMS-Handbuch bilden insbesondere die Sammlung der Vorlagen (z. B. Protokollvorlagen), die Ergebnisse (z. B. Unterweisungsprotokolle) und Nachweise (z. B. Führerscheine, Prüfnachweise).

7.3 Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen

Die Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen hinsichtlich Zuständigkeiten und Vorgehensweisen für Aktualität, Zugriffsbefugnisse, Verteilung und Aufbewahrung sollte eindeutig festgelegt werden. Dies dient dazu, dass die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sowie die Dokumente aktuell und gültig sind. Im Rahmen der Dokumentenlenkung sollten folgende Punkte geregelt werden:

• Dokumentenlayout;
• Kennzeichnung der Dokumente durch ein sinnvolles Nummernsystem;
• Angabe eines Revisionsstandes (Dieser dient dazu, Veränderungen in der Anweisung zu ermöglichen und zu kennzeichnen. Ein Verfahren muss sicherstellen, dass den betroffenen Personen/-gruppen die aktuelle Version vorliegt.);
• Freigabevermerk (Jedes Dokument muss per Unterschrift freigegeben werden. Bewährt hat sich hierbei die Dreiteilung in Ersteller, Prüfer (z. B. AMS-Beauftragter) und Freigabe (z. B. oberste Leitung). Das Dokument erhält somit einen "offiziellen" Charakter und wird für die Mitarbeiter zur bindenden Vorgabe.);
• Änderungsdienst (Wer pflegt die Veränderungen an einem Dokument? Verbunden hiermit ist eine eindeutige Zugriffsregelung auf das Originaldokument. Wie werden Veränderungen den Betroffenen mitgeteilt? Wie werden Dokumente und Änderungen dokumentiert und aufbewahrt?) sowie
• regelmäßige Überprüfung der Dokumente (z. B. spätestens alle 2 Jahre).

Dokumente und Aufzeichnungen müssen für alle Betroffenen zeitnah zugänglich und auffindbar sein. Empfehlenswert ist ein elektronisches Dokumentensystem mit einer klaren Regelung, wer Änderungen vornehmen darf.