Nach der Problem- und Situationsanalyse, der Umfeld-Analyse, der Auswahl des Projektteams und der Zielentwicklung kann die Projektarbeit starten. Größere Projekte beginnen häufig mit einem sogenannten "Projekt-Kick-off", das den offiziellen Projektstart einläutet und an dem idealerweise das gesamte Kollegium teilnimmt, um auf diesem Wege die Partizipation und Informiertheit zu erhöhen. Eine andere Möglichkeit ist ein Auftakt-Workshop, bei dem sich die Projektgruppe thematisch auf ihre Aufgaben einstimmt. Die Projektgruppe hat dabei zudem die Möglichkeit, erste Schritte einer Teamentwicklung zu gehen.
Alternativ gilt die erste Sitzung der Projektgruppe als Projektstart. Diese erste Sitzung hat wichtige Funktionen, die den gesamten Projektverlauf prägen:
Aufgaben der ersten Projektsitzung:
- Vorstellung der Teammitglieder (besonders wichtig in größeren Schulen)
Klärung der Rollen:
- Wer macht was? (Zuständigkeiten)
- Wer darf was? (Kompetenzen)
- Festlegung der "Spiel-"Regeln
- Herstellen eines gemeinsamen Informations- und Sachstandes
- Gruppenleitung und Gruppensprecherin/-sprecher benennen
Tipp: Gönnen Sie sich schon zu Projektbeginn etwas Gutes! |
Gestalten Sie die erste Sitzung in besonderer Weise, z. B. mit Essen und Trinken, in einer angenehmen Umgebung oder mit einer würdigenden Begrüßung durch die Schulleitung. Alternativ können Sie sich auch einen inhaltlichen Impuls gönnen, z. B. eine gemeinsame Fortbildung für das Projektteam. |
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So sorgen Sie selbst für eine gute Arbeitsumgebung. Ein erster Baustein zur Würdigungskultur ist die Würdigung eigener Bedürfnisse. Übrigens: Es ist nicht schädlich, wenn Sie auch Projektsitzungen und den Projektabschluss entsprechend gestalten! |
In dieser Phase werden Pläne erarbeitet, um die Projektlaufzeit zu strukturieren. Je nach Größe und Umfang des Projekts wird z. B. ein Strukturplan erstellt, der die Teilaufgaben, die von verschiedenen Personen zu unterschiedlichen Zeiten und mit unterschiedlichen Mitteln durchgeführt werden sollen, festlegt und strukturiert. Dazu liefert das Projektmanagement Hilfsmittel, zum Beispiel den "Projektstrukturplan" für das "WAS" und den "Projektablaufplan" für das "WAS WANN" (Vorlagen für diese Pläne in Endler, 2005, S. 33 f.). Ein einfaches, aber zugleich sehr effektives Hilfsmittel ist auch ein Aktionsplan nach folgendem Muster:
Datum/Nr. |
Was ist zu tun? |
Wer ist dafür zuständig? Mit wem? |
Bis wann erledigt? |
Bemerkungen |
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Unter "Bemerkungen" können auftretende Schwierigkeiten, aber auch benötigte Ressourcen oder externe Expertisen eingetragen werden. Dieser Aktionsplan sollte die Grundlage in jeder Projektgruppensitzung sein. Wichtig ist in jedem Fall, alle vergebenen Aufträge schriftlich festzuhalten, um Verbindlichkeiten zu schaffen und um überprüfen zu können, ob Teilziele und Aufgaben im angenommenen Zeitraum und mit den gegebenen personellen und finanziellen Ressourcen bewältigt werden konnten.
Tipp: Risikoanalyse |
Es ist sinnvoll, durch eine Risikoanalyse den Projektplan bzw. Strukturplan auf mögliche Konflikte zeitlicher, personeller, technischer und finanzieller Art zu prüfen oder durch eine/n externe/n Beobachterin/Beobachter prüfen zu lassen. Durch diese Überprüfung lassen sich im Vorwege gravierende Fehler noch vermeiden und Konfliktpotentiale erkennen. |
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Folgende Risikofaktoren können auftreten (vgl. auch Endler, 2005, S. 40):
- Risikofaktor "Personen": Wichtige Personen können ausfallen (Krankheit), die Mitarbeit beenden oder untereinander in Streit geraten. Personale Kompetenzen können fehlen. Probleme mit Leitungsfunktionen können zu Informationsverlusten oder Versäumnissen in der Projektarbeit führen
- Risikofaktor "Technik": Ausfall von für das Projekt benötigten Geräten, schlechte Qualität
- Risikofaktor "Finanzen": Unerwartete Mehrkosten, Wegfall eines Sponsors, andere Verwendung zugesagter Gelder
- Risikofaktor "Zeit": Zu knappe Zeitplanung, unerwartete Hürden, die den Projektverlauf verhindern, ungünstige, nicht erreichbare Zielplanung, fehlende Zeitfenster für die Projekttreffen
Zur Vorbeugung solcher Risikofaktoren können sich Projektteams bei der Projektplanung fragen:
- Welche Risiken werden gesehen?
- Wie wahrscheinlich ist das Eintreten? Welche alternativen bzw. vorbeugenden Maßnahmen können getroffen werden?
- Was kann die Risikoanalyse zum Gelingen des Projektverlaufs beitragen (z. B. ausreichende realistische Zeitfenster, Meilensteine setzen)?
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Dokumentation der Projektaktivitäten
In dieser Phase bearbeiten je nach Größe des Projekts einzelne oder mehrere Arbeitsgruppen Teilaufgaben oder Unterthemen, die in der Projektplanung festgelegt wurden.
Termine, Qualität und Kosten werden durch die Projektleitung überwacht. Es finden regelmäßige Treffen zwischen Projektleitung und Gruppenvertretungen statt. Die Sitzungen der Gruppen werden protokolliert. Die folgende Aufstellung zeigt, welche Funktionen das Sitzungsprotokoll hat und was es enthalten sollte:
Sitzungsprotokoll |
- Name oder Thema der Gruppe
- Datum des Treffens,...
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