Einführung eines Arbeitsschutz-Managementsystems als Projekt / 3 Projektphasen

Das Managen des Projektes "Einführung/Weiterentwicklung des AMS" umfasst die 4 Phasen (s. a. Abb. 2):

1. Projektinitiierung,
2. Projektplanung,
3. Projektsteuerung
4. Projektabschluss.

3.1 Projektinitiierung

Hierzu zählen insbesondere folgende Aktivitäten, die teilweise parallel laufen:

Beauftragung

Im Anschluss an Recherchen, die Auswertung der zusammengetragenen Informationen, eine Bestandsaufnahme im Unternehmen (Wo stehen wir und wo wollen wir hin?) und Vorklärungen (z. B. mit möglichen Akteuren und Unterstützern) sollte eine offizielle Beauftragung – i. d. R. durch die Geschäftsführung – erfolgen.

Beschreiben der Projektaufgabe

Eine ausführliche Beschreibung der Projektaufgabe ist in der frühen Phase der Projektinitiierung noch nicht erforderlich und auch nicht möglich. Sinnvoll ist aber eine Skizzierung der Projektziele sowie wesentlicher Eckpunkte, z. B. die Orientierung an einem bestimmten AMS-Konzept, Vorgaben zur Verknüpfung mit den vorhandenen Managementsystemen sowie zeitliche Vorstellungen.

Definieren und Abstimmen der Projektziele

Klare Ziele konkretisieren das Vorhaben und erleichtern die spätere Steuerung des Projektes sowie die Bewertung der Zielerreichung.

Praxis-Tipp

Transparenz

Der wichtigste Grundsatz bei der Projektinitiierung ist die Schaffung von Transparenz. Hierzu tragen bei:

• eine schriftlich Beauftragung mit der Beschreibung (Skizzierung) der Projektaufgabe sowie der Beschreibung der Projektziele,
• Beschreibung der Projektziele entsprechend der SMART-Methode.

SMART steht für:

• Spezifisch: Ziel so konkret und präzise wie möglich formulieren.
• Messbar: Qualitative und (soweit möglich) quantitative Messgrößen benennen.
• Attraktiv: Bei der Zielformulierung auf motivierende Aspekte (Anreiz für die Erreichung) achten.
• Realistisch: Ziele so formulieren, dass sie mit den bereitgestellten Ressourcen realistisch erreichbar sind.
• Terminiert: Termine mit angeben: Was ist bis wann zu erreichen?

3.2 Projektplanung

Sie umfasst insbesondere folgende Aktivitäten, die teilweise parallel laufen (die Reihenfolge der Nennungen stellt keine zeitliche Abfolge dar):

Aufwandsabschätzung

Der zu kalkulierende Aufwand hängt sehr stark von der Größe des Unternehmens, den Ergebnissen der Bestandsaufnahme, insbesondere dem ermittelten Handlungsbedarf, sowie der Aufgaben bzw. Ziele des Projektes ab. Bei der Aufwandsabschätzung ist zunächst zu schauen, was zu regeln, wer zu informieren, einzubeziehen und zu qualifizieren und was aufzubauen ist. Der Aufwand für das so ermittelte Mengengerüst kann dann abgeschätzt werden.

Benennen eines Projektleiters

I. d. R. wird mit der Entscheidung, ein AMS unternehmensspezifisch zu konzipieren und dann einzuführen, auch bereits der Projektleiter bestimmt. Auch bei einer extern unterstützten Einführung sollte dies immer ein interner Mitarbeiter sein. Infrage kommen insbesondere:

• die Fachkraft für Arbeitssicherheit,
• der zukünftige AMS-Beauftragte oder
• der Koordinator/Beauftragte des zukünftigen integrierten Managementsystems.

Praxis-Tipp

Auswahl des Projektleiters

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines geeigneten Projektleiters die Zielsetzung des Projektes (z. B. eigenständiges AMS oder integriertes AMS), die erforderlichen Kompetenzen sowie persönliche Voraussetzungen der zur Verfügung stehenden Personen. Ggf. kann auch eine Projektleitung bestehend aus 2 Personen sinnvoll sein. Dies empfiehlt sich v. a. beim Aufbau eines integrierten Managementsystems (Einbindung des AMS in ein bereits bestehendes Managementsystem). Hier kann die Projektleitung aus dem zukünftigen AMS-Beauftragten und dem Koordinator/Beauftragten des integrierten Managementsystems bestehen.

Der Projektleiter für die Einführung eines AMS erhält keine Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse, wie dies bei anderen Projekten teilweise der Fall ist.

Wesentliche Aufgaben des Leiters des Projektes "Einführung/Weiterentwicklung des AMS" sind:

• Projekt vorstrukturieren,
• Projektgruppe leiten und methodisch anleiten,
• Inputs für die Projektgruppensitzungen erstellen bzw. erstellen lassen,
• Projektgruppensitzungen moderieren,
• Arbeitsgruppen einweisen, methodisch anleiten und die Abstimmungsgespräche organisieren,
• Projektaktivitäten inhaltlich und zeitlich koordinieren,
• Projektfortschritt überwachen und bei Bedarf nachsteuern,
• Information der Belegschaft organisieren,
• Dokumentation sicherstellen sowie
• Auftraggeber regelmäßig informieren.

Nach der Benennung des AMS-Beauftragten sollte dieser den Projektleiter unterstützen.

Installieren einer Projektgruppe und Organisieren der projektinternen Prozesse

Zur Steuerung und Lenkung des Projektes sowie als Entscheidungsgremium empfiehlt sich die Gründung einer Projektgruppe (siehe Abb. 3). Sie unterstützt den Projektleiter bzw. die Projektleitung in allen wesentlichen Fragen und sichert die Vernetzung mit den Entscheidungsträgern und Promotoren.

Abb. 3: Struktur der Projektgruppe "AMS-Einführung"

Zusammensetzung der Projektgruppe: Vertreten sein sollten die Geschäftsführung, das Management sowie der Betriebsrat; teilnehmen sollten auch die Fachkraft für Arbeit...