Einführung eines Arbeitsschutz-Managementsystems als Projekt / 3.2 Projektplanung

Sie umfasst insbesondere folgende Aktivitäten, die teilweise parallel laufen (die Reihenfolge der Nennungen stellt keine zeitliche Abfolge dar):

Aufwandsabschätzung

Der zu kalkulierende Aufwand hängt sehr stark von der Größe des Unternehmens, den Ergebnissen der Bestandsaufnahme, insbesondere dem ermittelten Handlungsbedarf, sowie der Aufgaben bzw. Ziele des Projektes ab. Bei der Aufwandsabschätzung ist zunächst zu schauen, was zu regeln, wer zu informieren, einzubeziehen und zu qualifizieren und was aufzubauen ist. Der Aufwand für das so ermittelte Mengengerüst kann dann abgeschätzt werden.

Benennen eines Projektleiters

I. d. R. wird mit der Entscheidung, ein AMS unternehmensspezifisch zu konzipieren und dann einzuführen, auch bereits der Projektleiter bestimmt. Auch bei einer extern unterstützten Einführung sollte dies immer ein interner Mitarbeiter sein. Infrage kommen insbesondere:

• die Fachkraft für Arbeitssicherheit,
• der zukünftige AMS-Beauftragte oder
• der Koordinator/Beauftragte des zukünftigen integrierten Managementsystems.

Praxis-Tipp

Auswahl des Projektleiters

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines geeigneten Projektleiters die Zielsetzung des Projektes (z. B. eigenständiges AMS oder integriertes AMS), die erforderlichen Kompetenzen sowie persönliche Voraussetzungen der zur Verfügung stehenden Personen. Ggf. kann auch eine Projektleitung bestehend aus 2 Personen sinnvoll sein. Dies empfiehlt sich v. a. beim Aufbau eines integrierten Managementsystems (Einbindung des AMS in ein bereits bestehendes Managementsystem). Hier kann die Projektleitung aus dem zukünftigen AMS-Beauftragten und dem Koordinator/Beauftragten des integrierten Managementsystems bestehen.

Der Projektleiter für die Einführung eines AMS erhält keine Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse, wie dies bei anderen Projekten teilweise der Fall ist.

Wesentliche Aufgaben des Leiters des Projektes "Einführung/Weiterentwicklung des AMS" sind:

• Projekt vorstrukturieren,
• Projektgruppe leiten und methodisch anleiten,
• Inputs für die Projektgruppensitzungen erstellen bzw. erstellen lassen,
• Projektgruppensitzungen moderieren,
• Arbeitsgruppen einweisen, methodisch anleiten und die Abstimmungsgespräche organisieren,
• Projektaktivitäten inhaltlich und zeitlich koordinieren,
• Projektfortschritt überwachen und bei Bedarf nachsteuern,
• Information der Belegschaft organisieren,
• Dokumentation sicherstellen sowie
• Auftraggeber regelmäßig informieren.

Nach der Benennung des AMS-Beauftragten sollte dieser den Projektleiter unterstützen.

Installieren einer Projektgruppe und Organisieren der projektinternen Prozesse

Zur Steuerung und Lenkung des Projektes sowie als Entscheidungsgremium empfiehlt sich die Gründung einer Projektgruppe (siehe Abb. 3). Sie unterstützt den Projektleiter bzw. die Projektleitung in allen wesentlichen Fragen und sichert die Vernetzung mit den Entscheidungsträgern und Promotoren.

Abb. 3: Struktur der Projektgruppe "AMS-Einführung"

Zusammensetzung der Projektgruppe: Vertreten sein sollten die Geschäftsführung, das Management sowie der Betriebsrat; teilnehmen sollten auch die Fachkraft für Arbeitssicherheit, der Betriebsarzt, der Beauftragte oder Koordinator der bereits existierenden Managementsysteme sowie ggf. der externe Berater. Die Projektgruppe sollte sich regelmäßig (z. B. monatlich) zu kurzen Sitzungen treffen und ihre Ergebnisse dokumentieren.

Alle Detailaufgaben werden durch die Projektgruppe an eine Arbeitsgruppe oder einzelne Personen delegiert. Die so erarbeiteten Ergebnisse (alle Elemente des AMS, wie Ziele Strukturen, Prozesse, ...) sollten dann der Projektgruppe vorgestellt, durch sie diskutiert und von ihr entschieden werden. Die Inkraftsetzung übernimmt danach die Geschäftsführung.

Die Aufgaben der Projektgruppe sind:

• Erstellung eines Projektplans basierend auf Vorschlägen des Projektleiters,
• Strukturierung des Projektes ausgehend von Vorschlägen des Projektleiters,
• Konzeption des unternehmensspezifischen AMS (einschließlich des Kontextes des Unternehmens),
• Klärung der Information der Beschäftigten über das Projekt und Zwischenergebnisse,
• Vertretung des Projektes nach innen,
• Initiierung von Arbeitsgruppen,
• Diskussion der Ergebnisse der Arbeitsgruppen,
• Entscheidung über die Realisierung,
• Verfolgung des Projektfortschrittes,
• bei Bedarf Einleitung zusätzlicher Maßnahmen,
• Durchführung des ersten internen Audits.

Terminplanung

Die Aktivitäten zur Einführung des AMS müssen in die tägliche Arbeit eingefügt werden. Mit Ausnahme des Projektleiters und des AMS-Beauftragten – nach dessen Ernennung – sind keine besonderen Freistellungen erforderlich. Die erforderliche Zeit zur Mitwirkung beispielsweise in einer Arbeitsgruppe oder an Schulungsmaßnahmen sollte eingeplant und mit dem jeweiligen Vorgesetzten abgestimmt werden.

Praxis-Tipp

Realistische Terminplanung

Auch wenn die Aufgaben auf mehrere Schultern verteilt werden, darf der Erstellungs- und v. a. der Abstimmungsaufwand erfahrungsgemäß nicht unterschätzt werden. Bedenken Sie bei der Terminplanung...