Einführung eines Arbeitsschutz-Managementsystems – Schritt 7: Dokumentation regeln und erstellen

Zusammenfassung

Überblick

Wie bei anderen betrieblichen Aufgaben bestehen auch im Arbeits- und Gesundheitsschutz mehr oder weniger umfangreiche Dokumentationserfordernisse. Diesen nachzukommen – natürlich unter Berücksichtigung der betrieblichen Gegebenheiten (dem Kontext der Organisation, vgl. DIN ISO 45.001) – ist für die Rechtssicherheit sowie die Wirksamkeit eines Arbeitsschutz-Managementsystems (AMS) sehr wichtig. Eine korrekte Dokumentation zahlt sich spätestens dann aus, wenn nach einem schweren Unfall die Arbeitsschutzbehörde, der Unfallversicherungsträger oder der Staatsanwalt Untersuchungen anstellen. Der Nutzen einer auf das Wesentliche begrenzten Dokumentation geht selbstverständlich über die Nachweisführung hinaus.

Im Rahmen der Einführung eines AMS sind deshalb die Art und Weise der Dokumentation zu regeln: Was muss durch wen, wann und in welcher Form dokumentiert werden? Wo und wie lange sind solche Dokumente (dokumentierten Informationen) aufzubewahren? Darüber hinaus sind die erforderlichen Vorlagen und Dokumente (z. B. anweisende Übersichten, Prozessdarlegungen) zu erstellen, wenn sie noch nicht im Zuge der anderen Einführungsschritte erarbeitet wurden. Dies gilt sowohl für den Arbeits- und Gesundheitsschutz an sich, als auch für das aufzubauende oder weiterzuentwickelnde AMS.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Eine Grundforderung des Arbeitsschutzrechts ist die Transparenz und Nachweisbarkeit. D. h., ein Unternehmen (der Arbeitgeber) muss belegen können, dass es die Umsetzung der Arbeitsschutzanforderungen organisiert und geeignete Personen mit der Umsetzung beauftragt hat sowie geeignete Maßnahmen ergriffen wurden und bei einer unzureichenden Wirksamkeit nachgesteuert wird. Für den Nachweis fordert § 6 Abs. 1 ArbSchG, dass der Arbeitgeber über die "erforderlichen Unterlagen verfügen" muss. § 6 ArbSchG legt den Schwerpunkt auf die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung und den daraus abgeleiteten Schutzmaßnahmen sowie die Erfassung von meldepflichtigen Unfällen. Welche Unterlagen dies sind, ergibt sich aus den Gefährdungsbeurteilungen sowie den unterschiedlichen öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen im Arbeitsschutz – beispielsweise der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) sowie der DGUV-V 1 "Grundsätze der Prävention". Es bleibt dem Arbeitgeber überlassen, wie er dieser Dokumentationspflicht nachkommt.

Behörden und Unfallversicherungsträger haben Einsichtsrechte in die Dokumentationen. Das ergibt sich bereits aus dem Umstand, dass diese auch bzw. vor allem für sie erstellt werden. Den betrieblich Verantwortlichen steht kein Herausgabeverweigerungsrecht zu, denn die Dokumentation ist gesetzlich vorgeschrieben.

Die Notwendigkeit, über entsprechende dokumentierte Informationen zu verfügen, ergibt sich darüber hinaus beispielsweise aus Verträgen mit Kunden, Lieferanten sowie Versicherern.

Weiterhin sehen alle Managementsysteme dokumentierte Informationen zu den Festlegungen (z. B. den Zielen), den Regelungen (z. B. der Prozesse), der Durchführung (sofern dort festgelegt), der Wirksamkeitsermittlung und der fortlaufenden Verbesserung vor. Alle AMS-Konzepte beschreiben explizit die Notwendigkeit einer entsprechenden Dokumentation und legen Anforderungen an die Dokumentation fest – bei der DIN ISO 45.001:2018 erfolgt dies im Kapitel 7.5 "Dokumentierte Informationen".

7.5 Dokumentierte Informationen gemäß DIN ISO 45.001:2018^[1]:

"7.5.1 Allgemeines

Das SGA-Managementsystem der Organisation muss enthalten:

1. die von diesem Dokument geforderte dokumentierte Information,
2. dokumentierte Information, welche die Organisation als notwendig für die Wirksamkeit des SGA-Managementsystems bestimmt hat.

7.5.2 Erstellen und Aktualisieren

Beim Erstellen und Aktualisieren dokumentierter Information muss die Organisation angemessene(s):

1. Kennzeichnung und Beschreibung (beispielsweise Titel, Datum, Autor oder Referenznummer),
2. Format (beispielsweise Sprache, Softwareversion, Graphiken) und Medium (beispielsweise Papier, elektronisch),
3. Überprüfung und Genehmigung im Hinblick auf Eignung und Angemessenheit

sicherstellen.

7.5.3 Lenkung dokumentierter Information

Die für das SGA-Managementsystem erforderliche und von diesem Dokument geforderte dokumentierte Information muss gelenkt werden, um sicherzustellen, dass sie:

1. verfügbar und für die Verwendung geeignet ist, wo und wann sie benötigt wird,
2. angemessen geschützt wird (beispielsweise vor Verlust der Vertraulichkeit, unsachgemäßem Gebrauch oder Verlust der Integrität).

Zur Lenkung dokumentierter Information muss die Organisation, falls zutreffend, folgende Tätigkeiten berücksichtigen:

• Verteilung, Zugriff, Auffindung und Verwendung,
• Ablage/Speicherung und Erhaltung, einschließlich Erhaltung der Lesbarkeit,
• Überwachung von Änderungen (beispielsweise Versionskontrolle) sowie
• Aufbewahrung und Verfügung über den weiteren Verbleib.

Dokumentierte Information externer Herkunft, die von der Organisation als notwendig...