Empfangsarbeitsplätze planen und optimieren / 2.3 Organisationsplanung

Sorgfältige Planung und Abstimmung der Arbeitsprozesse sind also für einen möglichst reibungsarmen Betrieb im Eingangsbereich unerlässlich. Daher sollte vor Entscheidungen über Gestaltung und Betrieb der Pforte innerhalb des Betriebs möglichst vollständig und einvernehmlich ermittelt werden, welche Funktionen der Empfang erfüllen soll. Denkbare Veränderungen in der Zukunft sollten dabei so weit wie möglich mitberücksichtigt werden. Konkret geht es um Fragen wie:

• Welches Image möchte der Betrieb über den Empfang Kunden, Besuchern bzw. der Öffentlichkeit vermitteln?
• Bestehen besondere Sicherheitsbedürfnisse? Gibt es Personenkontrollen, Schleusen usw.?
• Um welches Besucher- bzw. Kundenklientel handelt es sich: Vorwiegend eigene Mitarbeiter oder Besucher, die sich auskennen, viel Öffentlichkeitsverkehr, Menschen mit Verständigungsproblemen oder Behinderungen usw.?
• Wie intensiv ist im Normalfall der Kontakt zum Besucher? In welchem Umfang sollen Informationen an die Besucher vermittelt werden? Muss Material wie Unterlagen, Schlüssel o. Ä. angenommen, ausgegeben und verwaltet werden?
• Wird Post- oder Warenverkehr über den Eingangsbereich abgewickelt?
• Welche weiteren Aufgaben, die nicht notwendigerweise am Empfang erledigt werden müssen, kommen möglicherweise noch hinzu: Überwachung haustechnischer Einrichtungen, Telefonzentrale, bestimmte Verwaltungs- oder Organisationsaufgaben, wie Pflege von Datenbeständen, Verwaltung von Zugangsberechtigungen und Zeiterfassungssystemen, Disponieren von Dienstwagen usw.?

Eine solche Auflistung von Funktionen deckt bereits eine Fülle von möglichen Schwierigkeiten auf, die bereits damit beginnen, dass diese und ähnliche Fragen in vielen Betrieben nie bewusst entschieden wurden. Dabei widersprechen sich viele der infrage kommenden Aufgaben, wie z....