Führen auf Distanz in Krisensituationen / 2 Schaffung von Rahmenbedingungen für Ausnahmesituationen

Liegt kein Notfallplan vor, ist es die erste und oberste Aufgabe von Führungskräften, sich einen Überblick über die Situation zu verschaffen:

• Wie viele und welche Mitarbeiter sind davon betroffen?
• Wie kann der Organisations- und Arbeitsablauf sichergestellt werden?
• Welche Ressourcen werden benötigt, welche sind vorhanden, welche müssen besorgt werden?

Achtung

Krisenstab bilden

Eine Krise muss man nicht alleine bewältigten und Ideen für den Umgang damit entwickelt man am besten zu mehreren. Das kann abteilungsweise geschehen oder noch besser abteilungsübergreifend in einem Krisenstab, der nicht nur einmalig, sondern wöchentlich zusammenkommt, um Veränderungen der Situation zu besprechen. Themen für den Krisenstab sind auch die Beurteilung bereits ergriffener Maßnahmen, die Erörterung noch zu ergreifender Maßnahmen und die Information der Mitarbeiter.

Verbunden mit der Beantwortung dieser Fragen ist die Entscheidung, welche Aktivitäten eingestellt (Dienstreisen, Außendienst) und welche ausgelagert werden können (z. B. ins Homeoffice). Welche Arbeiten können nur von wie vielen Mitarbeitern vor Ort erledigt werden?

In Extremzeiten müssen unter Umständen ganze Betriebe geschlossen werden und eine Notbesetzung oder Notbereitschaft kümmert sich um elementare Dinge, wie Sicherheit, Energieversorgung, Post, Telefon, Kunden, Blumen etc. Nachdem diese elementaren Fragen beantwortet sind, gilt es, die entsprechenden Rahmenbedingungen zu schaffen und deren Umsetzung zu organisieren.

Wichtig

Checkliste: Verlagerung von Aufgaben ins Homeoffice

• Welche Aufgaben können im Homeoffice, durch mobiles Arbeiten oder durch Telearbeit erledigt werden? Einige Mitarbeiter werden bereits Aufgaben im Homeoffice erledigen; in der akuten Situation muss überlegt werden, welche weiteren Mitarbeiter mit welchen Aufgaben im Homeoffice beschäftigt werden können.
• Welche technischen Voraussetzungen werden für weitere Mitarbeiter im Homeoffice benötigt: Netzzugang, Laptops, Tablets, Mobiltelefone, Sticks, Zugang zu Unternehmensinformationen und -daten, Möglichkeiten für Telefon- und Videokonferenzen?
• Wie werden die technischen Voraussetzungen für die Arbeit im Homeoffice für die neuen Homeoffice-Mitarbeiter realisiert? Hier ist die Abteilung Informations- und Kommunikationstechnologie gefragt – bzw. in kleineren Unternehmen die entsprechenden Mitarbeiter.
• Wo ist das zusätzliche technische Equipment zu beziehen? Wer liefert es wohin, wie kommt es zu den Mitarbeitern in das Homeoffice?
• Kann sich jeder Mitarbeiter im Homeoffice mit allen Vorgesetzten und Kollegen in Verbindung setzen?
• Wer schult die Mitarbeiter im Umgang mit der erforderlichen Technik? Gerade bei den Mitarbeitern, die erstmalig im Homeoffice arbeiten, sollte die Führungskraft nicht voraussetzen, dass sie die Technik verstehen und mit ihr souverän umgehen können. Dies betrifft insbesondere die Technik für Telefon- und Videokonferenzen.
• Wie können Arbeitszeiten dokumentiert werden? Kann ein Zeiterfassungssystem über den Laptop eingerichtet werden, sollen Arbeitszeiten aufgeschrieben werden (Vertrauensarbeitszeit)?
• Wie werden Arbeitsleistungen an die Führungskraft übermittelt?
• Welche Unterlagen für die Arbeitserledigung brauchen die Mitarbeiter? Können Akten mit nach Hause genommen werden, was mit Blick auf den Datenschutz zu klären ist? Müssen Unterlagen zur Arbeitserledigung nach Hause geschickt werden? Wer erledigt das?