Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung: Praxisbeispiel / 3.4 Ablauf des Fokus-Workshops

• Einstieg, Ziele des Workshops mit Moderator und Führungskraft
• Übersicht der Ergebnisse der vorliegenden Mitarbeiterbefragung; zu klärende Themen aus Sicht der Führungskraft – Führungskraft verlässt den Raum
• Bedeutung der Themen und deren Bearbeitung im Hinblick auf Gesunderhaltung und Leistungsfähigkeit (Hintergrundinformationen)
• Persönliche Priorisierung der zu klärenden, konkretisierenden, ergänzenden Themen
• Sammlung i. S. eines Gruppenergebnisses
• Konkretisierung der Themen anhand von Beispielen aus dem Alltag – Präsentation und Diskussion in Kleingruppen
• Sammlung von Ideen für Maßnahmen zu den konkreten Beispielen mit möglicher Wirksamkeitskontrolle – Präsentation und Diskussion in der Gruppe
• Führungskraft kommt zurück in den Raum: Präsentation und Diskussion der Ergebnisse
• Führungskraft hört zu, fragt nach. Besprechung des weiteren Prozesses zur Festlegung von Maßnahmen.

	Dauer	Thema	Ziel	Inhalte und erkenntnisleitende Fragen	Wer	Methodik & Material
1.	10 min	Einstieg	Grundlage schaffen für vertrauensvolle Kooperation	Begrüßung, Kurzvorstellung, Organisatorisches	FK & Moderator	Folie
2.	10–20 min	Ziele des Workshops	Information zu Ergebnissen, vom Überblick zu konkreten Themen	Kurzvorstellung der Ergebnisse aus Mitarbeiterbefragung mit positiven und kritischen Themen Positive Ergebnisse i. S. von Ressourcen würdigen Risiken aus Sicht FK Auftrag: Konkretisieren der Risiken und Sammeln von Ideen zur Reduktion der Risiken	FK FK geht	Folie
3.	10 min	Bedeutung des Themas	Hintergrund, ernsthafter Bezug zum Thema (nicht nur wieder mal ein Workshop)	Chancen auf Basis der gesetzlichen Grundlagen, inhaltliche Fokussierung leisten; es geht um die Rahmenbedingungen an Ihrem Arbeitsplatz, die zur Gesunderhaltung beitragen.	Moderator	Folie
4.	5 min	Auswahl	persönliche Festlegung – ohne Gruppendruck	Auswahl der persönlich bedeutsamen Items zur weiteren Konkretisierung	alle – jeder für sich	Kärtchen mit Zahlen oder Themen
5.	10 min	Festlegung	Übersicht, Wahrnehmen von Übereinstimmungen und Unterschieden	sammeln, clustern und priorisieren der Ergebnisse nach Items	Moderator	Flipchart, Pinwand
6.	10 min	Abgleich	Abgleich	Wenn nötig: Erläuterung geben, aus welchem Grund FK-Sicht auf besondere Risiken nicht aktuell ist.	Moderator	Protokollieren
ggf. Pause
7.	20–40 min	konkrete Situationen	Themen für Bearbeitung greifbar machen	Bitte sammeln Sie konkrete Beispiele zu "Ihrem" Thema: "Woran merken wir in unserem Arbeitsalltag, dass es ... (Aussage des Items) so ist?"	Arbeitsgruppe ca. 3 TN pro Thema	Flipchart, DIN-A4-Blatt für Arbeitsgruppe
8.	20 min	ergänzen	Wahrnehmung vervollständigen	präsentieren der Gruppen-Ergebnisse und ggf. ergänzen	Arbeitsgruppen
ggf. Pause
9.	20–40 min	Ideen für Maßnahmen	Nutzung des Know-how der MA	Bitte sammeln Sie konkrete Ideen für Maßnahmen zu den gerade formulierten Situationen/Aspekten: Wer (MA, FK, andere Abteilungen) könnte Was konkret zur Verbesserung der Situation/des Aspektes beitragen?	gleichbleibende Arbeitsgruppen	Ergänzung der bisherigen Visualisierungen
10.		Wirksamkeit	Nutzung des Know-how der MA	wenn möglich: Woran werden wir merken, dass die Maßnahme wirksam ist?	gleichbleibende Arbeitsgruppen	Ergänzung der bisherigen Visualisierungen
11.	20 min	ergänzen	Ideen vervollständigen	präsentieren der Gruppen-Ergebnisse und ggf. ergänzen	Arbeitsgruppen
12.	5 min	priorisieren	ggf. Auswahl der wichtigsten Ideen (weniger ist mehr)	Teilnehmer stimmen ab, welche 3–5 Ideen für Maßnahmen am wichtigsten umzusetzen sind. Andere Ideen werden in den nächsten Schritten bearbeitet.	Moderator	Ergänzung der bisherigen Visualisierungen
13.	20 min	FK informieren	effektive, zeitnahe Vorstellung	Präsentation des Gesamt-Prozesses und der Ergebnisse; FK nimmt Ergebnisse zur Kenntnis, fragt ggf. nach, muss nicht Stellung zur Umsetzung von Maßnahmen nehmen.	Moderator und Teilnehmer	Flipchart
14.		nächste Schritte	Klarheit zur Planung von Maßnahmen	Umgang mit den Ergebnissen aufzeigen, z. B. im Jour fixe abstimmen, Projekt aus Idee zur Maßnahme aufsetzen.	FK	Moderator hat während Gruppenarbeiten Beispiele und Ideen für Maßnahmen protokolliert
15.		Feedback	Wertschätzung der Kollegen untereinander	Verabschiedung: Was nehme ich mit? Was ist mir besonders wichtig?	Alle
16.				Danke und tschüs		Moderator ergänzt Protokoll

Tab. 2: Ablauf des Fokus-Workshops^[1]

Zuordnung der Teilnehmer

Die Gruppengröße wurde auf etwa 12 Personen festgelegt. Bezogen auf die dezentral aktiven Tätigkeiten, wie z. B. Service/Wartung, wurden 2 Varianten diskutiert:

• In Variante 1 sollten Vertreter von Service/Wartung aus allen Standorten von ihren Kollegen "entsendet" werden.
• In Variante 2 sollte pro Standort und pro Tätigkeitsgruppe ein Workshop durchgeführt werden.

Dieser Punkt war in der Diskussion mit den Betriebsräten der größte Konflikt. Man verständigte sich auf eine Pilotierung der Variante 1. Wenn sich aufgrund der Ergebnisse im Workshop zeigen würde, dass die Ergebnisse nicht auf die Standorte übertragbar wären, würden weite...