Interne Audits, Verhaltenshinweise für Auditoren

Kurzbeschreibung

Tipps und Hinweise, wie bei der Durchführung von internen Audits vorgegangen werden sollte. Fragetechnik, Gesprächsklima usw.

Checkliste

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"Verhaltenshinweise für interne Auditoren"
	Verhaltenshinweise	Handlungsbedarf	Bemerkungen/Was ist zu tun?
□	Machen Sie sich den Sinn und Zweck des internen Audits bewusst! Ziel jedes Audits ist es die Wirksamkeit und Zweckmäßigkeit des Managementsystems sicherzustellen und Möglichkeiten zu einer weiteren Optimierung/Verbesserung aufzuzeigen. Bei einem Audit geht es also nicht um ein Ausfragen, Nachweisen von Fehlern oder Anschuldigen von Personen! Jedes Audit soll Stärken (Erreichung von Zielen, geeignete Regelungen, konsequente Anwendung von Festlegungen, positive Entwicklungen etc.) und Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen!	□ ja □ nein
□	Gehen Sie strukturiert vor! Wer unstrukturiert vorgeht (z. B. nicht nachvollziehbar von einem Thema zum anderen springt) erweckt einen unprofessionellen Eindruck und verwirrt evtl. den Gesprächspartner. Missverständnisse und Unmut können daraus resultieren. Der Auditor sollte deshalb einen festgelegten Gesprächsablauf ("roten Faden") haben, zu Beginn des Gespräches einen Überblick zu den Themen geben, den roten Faden erkennen lassen (z. B. "Kommen wir nun zum nächsten Punkt ..."), die behandelten Themen logisch aufeinander aufbauen.	□ ja □ nein
□	Sprechen Sie eine einfache Sprache! Ein Auditor, der in langen und verschachtelten Sätzen redet und ungebräuchliche Formulierungen sowie Fach- oder Fremdwörter benutzt, ist für den Gesprächspartner teilweise unverständlich. Missverständnisse sowie eine ablehnende Haltung können die Folge sein. Eine gute Verständlichkeit wird durch eine einfache Ausdrucksweise, d. h. einfacher Satzbau, einfache Wörter, erreicht.	□ ja □ nein
□	Schaffen Sie ein positives Gesprächsklima! Der Auditor kann das Gesprächsklima – auch ein anfänglich sehr reserviertes oder sogar ablehnendes – durch seine Haltung, Gesprächsführung und Wortwahl stark beeinflussen, d. h. er kann den Gesprächspartner bedrängen oder eine konstruktive Beziehung zu ihm aufbauen (Beispiel: Statt "Sie haben mich da falsch verstanden, …" besser "Ich habe die Frage wohl falsch gestellt, …"). Sprechen Sie beispielsweise nicht von Befragten, sondern von Gesprächspartnern. Drückt der Auditor sich negativ und abwertend aus (z. B. durch Wörter wie "schlecht" und "unfähig"), reagiert der Gesprächspartner abwehrend und ist nicht mehr bereit, weitere Informationen zu geben.	□ ja □ nein
□	Wer fragt, der führt! Diese Erkenntnis unterstreicht die Bedeutung der Fragetechnik für das Auditgespräch. Der Auditor kann durch die Formulierung seiner Fragen das Gespräch entlang seines "roten Fadens" lenken und so alle für das Audit wichtigen Informationen einsammeln.	□ ja □ nein
□	Stellen Sie überwiegend offene Fragen! Im Audit sollen vor allem Sachverhalte/Vorgehensweisen erfragt werden. Hier darf die Antwortmöglichkeit durch die Frage nicht eingeschränkt werden, sonst erhält der Auditor nur wenige Informationen. Wenn der Gesprächspartner nur mit "Ja" oder "Nein" antworten kann, handelt es sich um eine geschlossene Frage. Sie ist dann sinnvoll, wenn nach ganz konkreten Fakten gefragt wird (z. B. "Können Sie mir die Liste mit den zu unterweisenden Themen zeigen?") oder es nur um eine kurze Abklärung geht (z. B. "Ist die Dokumentation geregelt?"). Ist dies nicht der Fall, sollte der Auditor offene Fragen stellen, d. h. mithilfe von W-Fragewörtern fragen (Wie …, Was …, Wodurch ...). Dadurch erhält der Auditor umfangreiche Informationen.	□ ja □ nein
□	Vermeiden Sie suggestive Fragen! Suggestivfragen sind geschlossene Fragen, die den Gesprächspartner manipulieren und in eine bestimmte Richtung drängen. Sie beinhalten häufig Füllwörter wie "etwa", "sicherlich" oder "bestimmt". Beispiel: "Sie fördern sicherlich das Sicherheitsbewusstsein Ihrer Mitarbeiter durch persönliche Gespräche?" Bei suggestiven Fragen wird dem Gesprächspartner etwas unterstellt. Dabei werden keine Informationen erfragt, sondern es wird nur beeinflusst. Durchschaut der Gesprächspartner diese Manipulation, kann er abwehrend reagieren.	□ ja □ nein
□	Vermeiden Sie Kettenfragen! Mehrere Fragen gleichzeitig zu stellen, überfordert den Gesprächspartner. Beispiel: "Bewerten Sie Fremdfirmen und wird dabei auch deren Arbeitsschutzstandard bewertet und wenn ja, nach welchen Kriterien und durch wen wird bewertet?" Es besteht die Gefahr, dass der Gesprächspartner die Frage nicht versteht, oder nur auf einen Aspekt (z. B. den letzten Frageteil) eingeht.	□ ja □ nein
□	Hören Sie aufmerksam zu! Gutes Zuhören ist eine wichtige Voraussetzung für ein erfolgreiches Gespräch. Nur durch aktives Zuhören erhält der Auditor wichtige Sachinformationen und kann die Einstellung und Meinungen des Gesprächspartners erkennen. Richtiges Zuhören bedeutet: unvoreingenommen sein, Interesse bekunden (Blickkontakt, durch offene Körperhaltung, Mimik und Gestik Offenheit zeigen), konzentriert zuhören, sich nicht ablenken la...