Grundsätzlich dienen Konformitätserklärungen dazu, dass die Kunden bzw. Partner ein höheres Vertrauen in ein Objekt (Produkt etc.) entwickeln. Einige Konformitätserklärungen, wie die EG-Konformitätserklärung, gehen darüber hinaus und bestätigen auch die Erfüllung bestimmter gesetzlicher Forderungen, die aus europäischen Richtlinien resultieren (z. B. der Maschinenverordnung – 9. ProdSV).
Das Spektrum der Konformitätserklärungen und deren Verwendungszweck ist breit. Es reicht von freiwilligen Konformitätserklärungen (z. B. einer Erklärung der Geschäftsführung, dass das praktizierte Arbeitsschutzmanagement den Forderungen der ISO 45.001 entspricht), rechtlich verpflichtenden Konformitätserklärungen bis zu extern durchzuführenden Konformitätserklärungen. Den EU-Konformitätserklärungen liegen Rechtsvorschriften aus dem europäischen System der Produktsicherheit zugrunde.
Eine Konformitätserklärung ist kein Gütesiegel für die Qualität eines Produktes, einer Dienstleistung, eines Prozesses, eines Systems, einer Person oder einer Stelle. Sie ist vielmehr eine schriftliche Zusicherung (Erklärung), dass das Objekt (Produkt, Dienstleistung etc.) die in der Erklärung genannten spezifizierten Eigenschaften, wie beispielsweise Forderungen oder Bestimmungen einer bestimmten Verordnung, erfüllt. Eine Konformitätserklärung ist also nicht ein "Mehr", sondern eine "Selbstverständlichkeit". Ein mögliches "Mehr" und die praktische Bedeutung einer Konformitätserklärung resultiert daraus, dass jeder Konformitätserklärung eine geregelte Konformitätsbewertung vorausgehen muss.
Konformitätsbewertung
Eine Konformitätsbewertung ist gemäß § 2 ProdSG das Verfahren zur Bewertung, ob spezifische Anforderungen an ein Produkt, ein Verfahren, eine Dienstleistung, ein System, eine Person oder eine Stelle erfüllt worden sind.
D. h., der Verantwortliche
- für ein Produkt (der Hersteller oder Händler),
- für die Erbringung einer Dienstleistung (der Dienstleister) oder
- für das Betreiben einer speziellen Organisation, wie z. B. eines Prüflabors oder eines Qualitäts-Managementsystems, (der Betreiber)
oder eine von ihnen beauftragte Stelle überprüft mittels eines Verfahrens, ob das Objekt (Produkt, Dienstleistung, Stelle, QMS) die geforderten Spezifikationen aufweist. Ist dies der Fall, wird die Konformität bestätigt und das verwendete Konformitätsbewertungsverfahren benannt.
Die bei den Konformitätsbewertungen zu überprüfenden Eigenschaften beziehen sich auf Forderungen aus Normen oder vergleichbaren Standards oder Rechtsvorschriften, die v. a. aus dem europäischen System der Produktsicherheit resultieren. Teilweise fordern diese für bestimmte Produkte, z. B. Produkte aus dem Gebiet des Explosionsschutzes, verschärfte Konformitätsbewertungsverfahren, die durch eine neutrale, unabhängige und kompetente Stelle, eine Konformitätsbewertungsstelle (engl. "Notified Body"), durchzuführen sind – s. Abschn. 3 des ProdSG.
EU-Konformitätserklärung
Das europäische System der Produktsicherheit basiert auf der Selbstkontrolle von Herstellern und Inverkehrbringern (das Produktsicherheitsgesetz spricht von Organisationen, die Produkte auf dem Markt bereitstellen) sowie der Bestätigung einer Konformitätsbewertung. Das positive Ergebnis einer Konformitätsbewertung spiegelt sich in der EG-Konformitätserklärung und der Vergabe des EG-Konformitätszeichens (CE-Zeichen, s. § 7 ProdSG) auf dem Produkt wider.
Die EU-Konformitätserklärung ist eine besondere Form der Konformitätserklärung im gesetzlich geregelten Bereich zum Nachweis der Erfüllung von Anforderungen Europäischer Richtlinien oder Europäischer Verordnungen. Mit der EU-Konformitätserklärung bestätigt der "verantwortliche Hersteller" oder sein Bevollmächtigter (mit Sitz in der EU) in alleiniger Verantwortung und rechtsverbindlich, dass ein von ihm in Verkehr gebrachtes Produkt den grundlegenden Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen aller relevanten europäischen Richtlinien entspricht, also mit ihnen konform ist.
Gemäß dem europäischen System der Produktsicherheit ist die EU-Konformitätserklärung eine zwingende Voraussetzung für
- das Inverkehrbringen des entsprechenden Produktes im Europäischen Wirtschaftsraum sowie
- die CE-Kennzeichnung.
Die EG-Konformitätserklärung kann frei gestaltet werden, muss aber bestimmte Angaben enthalten, die in der jeweiligen EU-Richtlinie definiert sind.