Rand- und Rahmenbedingungen für Unternehmensgründungen i ... / 6 Das betriebswirtschaftliche 1 × 1: Die Ermittlung von Stundensätzen

Eine genaue Zeiterfassung ist der Ausgangspunkt für die Bestimmung von Stundensätzen.^[1] Dabei wird ermittelt, wie viele Arbeitsstunden überhaupt – z. B. nach Abzug von Wochenenden, gesetzlichen Feiertagen oder anderen Ausfallzeiten – zur Verfügung stehen. Die verbleibende Stundenanzahl kann dann auf einzelne Projekte bzw. Aufträge verteilt werden.

Das unten stehende Beispiel zur Ermittlung von Arbeitsstunden soll Hinweise darauf geben, welche Faktoren grundsätzlich eine Rolle spielen können. In dem Beispiel wird von einem 8-Stunden-Arbeitstag und arbeitsfreien Wochenenden ausgegangen: So ergeben sich 261 potenzielle Arbeitstage (= 2.088 Arbeitsstunden). Weitere Ausfallzeiten können individuell ergänzt bzw. angepasst werden. Für Mitarbeiter sollten, je nach Ausgestaltung des Arbeitsvertrages, rund 75 bis 100 Arbeitsstunden weniger angesetzt werden. Diese Kalkulation hilft zu erkennen, wie viele Arbeitstage und Arbeitsstunden pro Jahr zur Verfügung stehen.

Praxis-Beispiel

Ermittlung von Arbeitsstunden

	Anzahl der Tage	Anzahl der Std./Tag	Anzahl der Std.
Kalendertage	365	8	2.920
Anzahl Sonntage	52	8	416
Anzahl Samstage	52	8	416
Anzahl potenzieller Arbeitstage	261	8	2.088
gesetzliche Feiertage	(…)	8	(…)
Urlaubstage	(…)	8	(…)
Krankheitstage	(…)	8	(…)
sonstige Ausfallzeiten	(…)	8	(…)
Fort- und Weiterbildung	(…)	8	(…)
Kundenakquise	(…)	8	(…)
Fahrzeiten bei Kundenterminen	(…)	8	(…)
Meetings/Besprechungen/ Telkos (betriebsintern)	(…)	8	(…)
Buchhaltung	(…)	8	(…)
EDV-Wartung/-Pflege	(…)	8	(…)
(…)	(…)	8	(…)
Gesamtwert	individuelle Berechnung	8	individuelle Berechnung

Ermittlung eines kostendeckenden mittleren Stundensatzes

Ein mittlerer Stundensatz lässt sich errechnen, wenn die voraussichtlich anfallenden Gesamtkosten durch die voraussichtlich anfallenden Leistungsstunden geteilt werden. Dabei sind auch die Gemeinkosten eines Unternehmens zu berücksichtigen.

Unter Gemeinkosten (auch: indirekte Kosten) versteht man alle anfallenden Kosten, die nicht direkt einem Kostenträger zugeordnet werden können. Darunter fallen z. B. Beiträge für Verbände oder Kammern, aber häufig auch Raummieten, Wasser- und Energiekosten und Reinigungskosten. Gewinn fällt erst dann an, wenn alle Kosten gedeckt sind!

Zusätzlich schlagen viele Unternehmer noch einen Gewinn-/Risikoaufschlag auf den ermittelten Wert (im Ingenieurbereich häufig 5 bis 10 %). Damit erhält man einen kostendeckenden mittleren Stundensatz, der zur Kundenakquise genutzt werden kann.

Praxis-Tipp

Ermittlung des kostendeckenden mittleren Stundensatzes

Gesamtkosten ./. Leistungsstunden = mittlerer Stundensatz × Gewinn- bzw. Risikoaufschlag

Ermittlung von personenbezogenen Stundensätzen^[2]

Der errechnete kostendeckende mittlere Stundensatz ist nicht zu verwechseln mit dem kostendeckenden Stundensatz für den Existenzgründer selbst oder – soweit vorhanden – für seine Mitarbeiter.

Dazu geht man von einem Jahresgehalt und von Arbeitsstunden aus, die pro Jahr geleistet werden können. Bei den Jahresstunden werden die Ausfallzeiten wie Urlaub, Weiterbildung und Krankheit nicht berücksichtigt, da diese mit erwirtschaftet werden müssen.

Der daraus resultierende Wert wird mit dem Gemeinkostenfaktor (GKF) multipliziert. Der GKF ergibt sich aus dem Verhältnis der Gesamtkosten zu den Einzelkosten. Die Einzelkosten umfassen alle Kosten, die einem Projekt direkt zugeordnet werden können, also z. B. der projektbezogene Stundenaufwand oder Sachkosten.

Praxis-Tipp

Ermittlung von personenbezogenen Stundensätzen

Jahresgehalt ./. maximale Jahresarbeitsstunden × Gesamtkosten ./. Einzelkosten = personenbezogener Stundensatz

Beispielrechnung:

Jahresgehalt: 40.000,00 EUR

GKF: 2,5 (Durchschnitt laut Bürokostenvergleich 2012)^[3]

Maximale Jahresstunden: 2.040 h/a

personenbezogener Stundensatz: 49,00 EUR/h

Hinweise zur Festlegung von Stundensätzen

Die Kalkulation von Stundensätzen gleicht mitunter der Quadratur des Kreises. Auf der einen Seite spüren Unternehmer unmittelbar, dass "immer alles teurer" wird. Honorarerhöhungen bei Bestandskunden durchzusetzen, ist aber i. d. R. nicht einfach. Auf der anderen Seite ist kein Unternehmer allein auf der Welt: Der aufgerufene Stundensatz muss sich also auch an den markt- und ortsüblichen Preisen orientieren.

Eine mögliche Hilfe ist der Bürokostenvergleich, der im Auftrag der Architektenkammer und Ingenieurkammer durch den Ausschuss für die Honorarordnung der Architekten und Ingenieure (AHO) regelmäßig durchgeführt wird. Die Daten stammen aus einer Befragung von zahlreichen Ingenieurbüros. Auf der Internetseite der AHO sind 2 sehr gute Hilfestellungen zu finden:

• Praxishilfe zur Ermittlung von Stundensätzen^[4]
• AHO-Stundensatzrechner^[5]

[1] Für die folgende Darstellung vgl. Schappmann, Ulf: Der Schlüssel zum Erfolg, Folge IX, Ermittlung von Stundensätzen, in: VDSI aktuell, Ausgabe 2/2008, Seite 18 – 21; vgl. auch Praxisinitiative erfolgreiches Planungsbüro e. V. (Hrsg.), PeP-7 – die Kennzahlen. Definition – Ermittlung – Interpretation, 2. Aufl. 2007.

[2] Vgl. hierzu Kiparski, Rainer von, ...