Dipl.-Biol. Sabine Schaub
Zusammenfassung
Die ständig steigenden rechtlichen Anforderungen führen dazu, dass die rechtssichere Dokumentation ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen geworden ist, um sich vor rechtlichen Konsequenzen zu schützen. In diesem Artikel werden die Gründe für die Notwendigkeit der Dokumentation genauer betrachtet und die verschiedenen Aspekten der rechtssicheren Dokumentation im Arbeitsschutz beleuchtet.
1 Warum ist eine rechtssichere Dokumentation wichtig?
Unternehmen sind mit einer Vielzahl von rechtlichen Vorgaben, wie beispielsweise Gesetzen und Vorschriften, konfrontiert. Diese Vorgaben helfen dabei, die Abläufe und Tätigkeiten im Unternehmen zu regeln. Eine sorgfältige Dokumentation ermöglicht einen Nachweis darüber, dass das Unternehmen die geltenden Gesetze und Normen einhält, und schützt somit vor rechtlichen Konsequenzen. Eine gute Dokumentation ermöglicht zudem eine lückenlose Rückverfolgbarkeit von Vorgängen, Zuständigkeiten und Prozessen. So können Unternehmen im Falle eines Maschinenfehlers nachweisen, wann an der Maschine gearbeitet wurde, wer die Maschine zum Zeitpunkt des Fehlers bedient hat und welche Maßnahmen ergriffen wurden, um das Problem zu beheben.
In einem etablierten Qualitätsmanagementsystem (QMS) sind dokumentierte Informationen ein wesentliches Element und Bedingung für eine Zertifizierung. Ein Qualitätsmanagementsystem basiert auf dem Ansatz der kontinuierlichen Verbesserung. Durch eine angemessene Dokumentation von Prozessen und Ergebnissen können Unternehmen Risiken identifizieren und Verbesserungen gezielt umsetzen. Dies führt zu einer Reduktion von Fehlern und steigert die Sicherheit im Unternehmen.
Ein weiterer wichtiger Punkt, warum eine rechtssichere Dokumentation hilfreich ist, ist die Haftungsminimierung. Wenn ein Unternehmen in einen Rechtsstreit verwickelt wird, kann die Dokumentation vor Gericht als Beweismittel verwendet werden. Eine fehlende oder unzureichende Dokumentation hingegen kann zu rechtlichen Auseinandersetzungen führen, die häufig nicht nur kostspielig sind, sondern auch dem Ruf des Unternehmens nachhaltig schaden.
2 Was macht eine Dokumentation rechtssicher?
Um eine rechtssichere Dokumentation zu gewährleisten, sollten folgende grundlegende Anforderungen erfüllt sein:
Richtlinien und Verfahren für die Erstellung
Zur Vereinheitlichung der Dokumentation ist es ratsam, dass Unternehmen klare Richtlinien und definierte Verfahren entwickeln. Darüber hinaus sollte sichergestellt werden, dass alle betroffenen Mitarbeitenden entsprechend geschult sind, um Fehler zu vermeiden.
Vollständigkeit
Die Dokumentation sollte alle erforderlichen Daten und Informationen enthalten, um die geforderte Sicherheit zu gewährleisten.
Erforderliche Dokumentation "Arbeitsplatzsicherheit"
Um die Arbeitsplatzsicherheit zu gewährleisten, sollte die Dokumentation folgende Informationen beinhalten:
- Angaben zu Gefährdungen,
- Informationen zu Schutzmaßnahmen,
- durchgeführte Schulungen,
- Prüfungen mit Prüffrist, Prüfumfang und Prüfer,
- ggf. arbeitsmedizinische Vorsorge.
Aktualität und Revisionsfähigkeit
Um sicherzustellen, dass Dokumente den aktuellen rechtlichen und betrieblichen Anforderungen entsprechen, müssen sie regelmäßig aktualisiert werden. Zudem sollten ältere Versionen aufbewahrt werden, um Änderungen auch im Nachgang nachvollziehen zu können. Folgendes Muster für Revisionsangaben hat sich bewährt: Versionsnummer, Monat und Jahr. So sagt der Revisionsstand 002/07.2023 aus, dass das Dokument in der zweiten Version (002) vorliegt und im Juli des Jahres 2023 (07.2023) aktualisiert wurde.
Insbesondere bei Unterweisungen, Schulungsmaßnahmen und der Erteilung von Befugnissen ist darauf zu achten, dass die Dokumente nicht veraltet sind.
Nachvollziehbarkeit/Auditierbarkeit
Die Dokumentation sollte so gestaltet sein, dass sie von Beschäftigten und Behörden leicht nachvollzogen und überprüft werden kann. Hierbei ist es wichtig, dass sie leicht lesbar und verständlich ist sowie eine klare Gliederung aufweist.
Zugriffskontrolle/Berechtigungskonzept
Die Zugriffsrechte auf Dokumente sollten beschränkt werden, um unbefugten Zugriff und unerwünschte Änderungen zu verhindern. Der Zugriff sollte ausschließlich autorisierten Personen vorbehalten sein, um datenschutzkonform die Integrität und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.
Datensicherheit
Sämtliche Dokumente sollten regelmäßig gesichert werden, um Datenverluste zu verhindern. Dies kann im Falle eines Rechtsstreits von entscheidender Bedeutung sein, da die Dokumentation unter Umständen als Beweismittel verwendet werden muss.
3 Was bedeutet rechtssichere Dokumentation im Arbeitsschutz?
Die Sicherheit am Arbeitsplatz hat in Deutschland oberste Priorität. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, die Sicherheit und Gesundheit ihrer Beschäftigten zu gewährleisten. Die rechtssichere Dokumentation ist im Kontext des Arbeitsschutzes daher von entscheidender Bedeutung, um Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten ...