Verfahrensanweisungen / 3 Verfahrensanweisungen

3.1 Intentionen

Jedes Managementsystem fordert die Festlegung und Darlegung der Vorgehensweisen (Verfahren und Prozesse). Eine empfehlenswerte Form hierfür sind Verfahrensanweisungen oder vergleichbare Vorgabedokumente.

Sie zielen darauf ab,

• die Vorgehensweise bei Verfahren und Prozessen eindeutig, verbindlich und nachweisbar zu regeln, einschließlich der Verantwortlichkeiten, Befugnisse, Vorgehensweisen, verfügbaren Ressourcen etc.,
• die Erfüllung der Kundenanforderungen, der öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen sowie der betrieblichen Standards (z. B. Regeln gegen Korruption) sicherzustellen,
• die wiederholte Durchführung von Tätigkeiten (z. B. Erstellung von Angeboten), Aufträgen (z. B. Abwicklung eines Kundenauftrags) oder Aktionen/Maßnahmen (z. B. Durchführung von internen Audits oder Management Reviews) zu unterstützen und beherrschbar zu machen,
• eine wirksame und gleichmäßige Vorgehensweise sicherzustellen,
• die Einarbeitung in neue Arbeitsfelder und die zügige Einweisung neuer Mitarbeiter zu erleichtern sowie
• eine Basis für die Bestimmung von Verbesserungsmöglichkeiten zu schaffen.

Damit wird deutlich: Verfahrensanweisungen haben einen handlungsanleitenden und einen verpflichtenden Charakter. Ihre Akzeptanz ist dann hoch, wenn sie den anwendenden Mitarbeitern nützen, das Management die Notwendigkeit ihrer Anwendung aufzeigt, die Inhalte (v. a. die Forderungen) der Verfahrensanweisung nachvollziehbar sind sowie ggf. Möglichkeiten zur Mitwirkung bei der Erstellung und Optimierung bestehen.

3.2 Differenzierung sinnvoll?

Auch wenn es kleine Unterschiede zwischen Verfahrens-, Prozess- und Arbeitsanweisungen gibt, erscheinen eine einheitliche Grundstruktur und Bezeichnung sowie ein interner Standard zur Erstellung und Freigabe von Verfahrensanweisungen sinnvoll.

3.3 Erstellung von Verfahrensanweisungen

Verfahrensanweisungen sollen einen schnellen Überblick verschaffen. Deshalb empfiehlt sich eine tabellarische Form, ggf. ergänzt durch ein Flussdiagramm. Folgende Struktur (Gliederung) wird empfohlen:

• Bezeichnung des Verfahrens.
• Geltungsbereich: Hier sollte festgelegt werden, in welchen Bereichen die Festlegungen der jeweiligen Verfahrensanweisung (gesamtes Unternehmen oder nur einzelne Bereiche) gelten.
• Zweck und Ziele des Verfahrens: Der Zweck des Verfahrens sollte beschreiben, warum das Verfahren überhaupt existiert. Das Ziel sollte den angestrebten Sollzustand beschreiben, der durch das Verfahren erreicht werden soll.
• Begriffe und Abkürzungen.
• Beschreibung des Ablaufs (der Verfahrensschritte): Dafür bietet sich v. a. ein Flussdiagramm an. Wo erforderlich, sollten die einzelnen Verfahrensschritte separat erläutert werden. Auf dem Flussdiagramm sollten auch die Zuständigkeiten, die Schnittstellen sowie der Informations- und Dokumentationsfluss eingetragen werden.
• Wesentliche Prozessinformationen, wie Prozesseigner, Durchführung, Prozess-Kennzahlen, Dokumentation, Vorlagen/Arbeitshilfen.
• Vermerke, z. B. Inkraftsetzung, Prüffrist.