Damit Sie nicht in einer E-Mail-Flut untergehen

Kurz vor dem Urlaub läuft noch einmal alles auf Hochtouren. Es wird abgearbeitet und vorgearbeitet. Absprachen mit den Kollegen und mit Kunden werden noch schnell getätigt und Projekte angeschoben.

Was man dabei gerne vergisst: Wenn man etwas auf den Weg bringt, kommt auch meist etwas zurück. Das kann ein einfaches Danke oder eine Frage sein, ein Hinweis oder eine Aufforderung. So wird schnell aus ein paar E-Mails eine E-Mail-Flut.

Kaum zurück aus dem Urlaub, gehen viele erst einmal in der E-Mail-Flut unter. Das muss aber nicht sein.

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E-Mail-Flut verhindern - das sollten Sie immer machen

Der TÜV Rheinland und die Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) geben Tipps, wie sich eine E-Mail-Flut verhindern lässt:

• Greifen Sie generell lieber zum Telefonhörer als dass Sie eine E-Mail schreiben. Viele Dinge lassen sich schneller persönlich absprechen.
• Schicken Sie E-Mails immer nur an einen kleinen Empfängerkreis. Um so mehr Personen im Verteiler sind, um so mehr Antworten können kommen. Bis alle beantwortet sind und jeder auf den neuesten Stand gebracht ist, dauert es sehr lange.

E-Mail-Flut verhindern - daran sollten Sie vor Ihrem Urlaub denken

• Kündigen Sie Ihren Urlaub bei wichtigen Kunden und Geschäftspartnern vier Wochen vorher an.
• Weisen Sie im PS Ihre E-Mail schon etwa 14 Tage vorher auf Ihre Urlaubszeit hin.
• Fragen Sie Ihren Vorgesetzten, ob und wie viel Erreichbarkeit er von Ihnen in der Urlaubszeit erwartet.
• Wenn Sie nicht erreichbar sein müssen, halten Sie sich daran. Beantworten Sie keine E-Mails aus dem Urlaub und verschicken Sie auch keine.
• Schalten Sie die Abwesenheitsfunktion ein, wenn Sie in den Urlaub gehen. Hier sollten Sie angeben, wie lange Sie im Urlaub sind und wer Sie vertritt.

Das kann den ersten Tag nach dem Urlaub erleichtern

• Wenn möglich geben Sie einen zusätzlichen Abwesenheitstag an. Dann können Sie am ersten Tag nach dem Urlaub in Ruhe die nächsten Schritte planen.
• Nutzen Sie die Funktion E-Mails zu filtern. Das geht nach Absender, Domain, Stichwort oder anderen Kriterien. So haben Sie nach dem Urlaub Ihre E-Mails bereits sortiert und können entscheiden, welche Sie zuerst bearbeiten wollen.

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