Rn. 49
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
§ 42a Abs. 2 Satz 1 GmbHG verpflichtet "die Gesellschafter", innerhalb eines Zeitraums von acht Monaten bei einer mittleren und großen GmbH (vgl. § 267 Abs. 2f.) bzw. elf Monaten bei einer kleinen GmbH (vgl. § 267 Abs. 1) seit Beginn des GJ über die Feststellung des JA und die Verwendung des Ergebnisses zu beschließen.
Rn. 50
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
Diese Regelung ergänzt die in § 264 Abs. 1 Satz 3 niedergelegte Frist zur Aufstellung von JA und Lagebericht durch die Geschäftsführer. Beide Fristbestimmungen haben im Ergebnis zur Folge, dass die Gesellschaft, handelnd durch die nach Gesetz oder Satzung jeweils hierzu berufenen Organe, bis zu den im Gesetz genannten Endterminen einen rechtsverbindlichen JA vorzulegen und eine Entscheidung über die Gewinnverwendung zu treffen hat. Die Fristbestimmung des § 42a Abs. 2 Satz 1 GmbHG soll – ähnlich § 175 Abs. 1 Satz 2 AktG – den Zeitraum für Aufstellung, Prüfung, Bilanzfeststellung und Entscheidung über die Gewinnverwendung insgesamt begrenzen. Sie wurde durch die Einführung der Publizitätserfordernisse nach den §§ 325ff. notwendig, um die Übermittlung der JA sowie der sonstigen Unterlagen (Lagebericht, Bericht des AR sowie ggf. Beschluss zur Ergebnisverwendung) an die das UN-Register führende Stelle zwecks Einstellung in das UN-Register innerhalb angemessener Zeit sicherzustellen und kontrollieren zu können (vgl. BT-Drs. 10/317, S. 111).
Rn. 51
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Die Verpflichtung des § 42a Abs. 2 Satz 1 GmbHG trifft ihrem Wortlaut nach zwar die Gesellschafter. Dies hat seinen gesetzessystematischen Grund darin, dass sich die Endtermine auf die Feststellung des JA beziehen, die nach § 46 Nr. 1 GmbHG grds. in den Händen der Gesellschafter liegt. Diese Vorschrift beeinflusst aber praktisch gesehen die zeitliche Planung der Geschäftsführer, derer sich die Gesellschafter zur Erfüllung dieser Verpflichtung weitgehend bedienen werden. Nicht zuletzt deshalb war im GmbHG-E eine Vorschrift enthalten, nach der die Geschäftsführer verpflichtet waren, unverzüglich nach Vorlage der Abschlussunterlagen die Beschlüsse nach Abs. 2 "herbeizuführen" (vgl. § 42d Abs. 3 GmbHG-E). Diese Vorschrift ist nicht Gesetz geworden. Die Geschäftsführer müssen gleichwohl nicht nur dafür Sorge tragen, dass JA und Lagebericht in den ersten drei Monaten des GJ aufgestellt (vgl. § 264 Abs. 1 Satz 3) und nach der Aufstellung unverzüglich dem AP vorgelegt werden (vgl. § 320 Abs. 1 Satz 1). Sie haben darüber hinaus darauf hinzuwirken, dass der AP (bzw. ein evtl. bestehender AR) seine Prüfungshandlungen zeitgerecht abschließt, um der Gesellschafterversammlung eine eigene Prüfung unter Einhaltung der Acht- bzw. Elf-Monats-Frist des Abs. 2 Satz 1 zu ermöglichen. Eine ausreichende Prüfung des JA durch die Gesellschafter setzt wiederum voraus, dass dieser in angemessener Frist vor dem Termin der Gesellschafterversammlung, die den JA feststellen soll, den Gesellschaftern zugänglich gemacht wird. Eine Vorlagefrist ist regelmäßig nicht angemessen, sofern sie lediglich der Mindestladungsfrist des § 51 Abs. 1 GmbHG für die Gesellschafterversammlung entspricht. Stets dürfte hingegen eine Frist von einem Monat zur Vorbereitung der Bilanzfeststellung (vgl. § 171 Abs. 3 AktG: Prüfungsfrist für den AR) ausreichen (vgl. Scholz-GmbHG (2021), § 46, Rn. 16).
Rn. 52
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Daraus ergibt sich für eine prüfungspflichtige GmbH folgender Zeitplan:
| (1) |
1.–3. Monat des neuen GJ: Aufstellung von JA und Lagebericht durch die Geschäftsführer bzw. deren Vertreter (vgl. § 264 Abs. 1 Satz 3); evtl.: Vorschlag für die Ergebnisverwendung; |
| (2) |
nach Aufstellung: "unverzügliche" Vorlage von JA und Lagebericht an den AP (vgl. § 320 Abs. 1 Satz 1); |
| (3) |
4.–8. Monat des neuen GJ: (ggf. früher beginnend:) Prüfung durch den AP sowie Anfertigung des Prüfungsberichts (vgl. i. d. S. §§ 316ff.); Vorlage an die Geschäftsführer (vgl. § 321 Abs. 5); evtl.: unverzügliche Vorlage der Abschlussunterlagen (inkl. Prüfungsbericht) an den AR; Prüfung durch den AR (ggf. Vorlage eines AR-Berichts); |
| (4) |
nach AP (bzw. nach Prüfung durch den AR): "unverzügliche" Vorlage der Unterlagen an die Gesellschafter oder ein anderes, durch Satzung berufenes Organ in angemessener Frist vor der Bilanzsitzung (vgl. im Einzelnen § 42a Abs. 1 GmbHG); |
| (5) |
Bilanzfeststellung sowie Entscheidung über die Ergebnisverwendung durch die Gesellschafterversammlung oder ein anderes, durch Satzung berufenes Organ (vgl. §§ 46 Nr. 1, 42a Abs. 2 GmbHG: Endtermin); |
| (6) |
(spätestens) vor Ablauf des 12. Monats des neuen GJ: Übermittlung der maßgeblichen Unterlagen an die das UN-Register führende Stelle zwecks Einstellung in das UN-Register (vgl. § 325). |
Rn. 53
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
vorläufig frei