Dr. Matthias Heiden, Dr. Christian F. Bosse
Rn. 19
Stand: EL 42 – ET: 05/2024
Die systemseitigen Anforderungen (einfache, doppelte oder kameralistische Buchführung) und Fragen der äußeren Aufmachung der Buchführungspflicht werden im AktG nicht geregelt. Eine bestimmte Form der Buchführung wird nicht verpflichtend vorgeschrieben (vgl. Godin/Wilhelmi (1971), § 91 AktG, Rn. 1). Hierzu sind v.a. die Vorschriften der §§ 238f. heranzuziehen. § 239 verweist insbesondere auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (vgl. Bieg/Waschbusch (2021), S. 231ff.). Dies gilt sowohl für die formellen GoB als auch für die materiellen GoB (vgl. Federmann/Müller (2018), S. 168; ausführlich Baetge/Kirsch/Thiele (2021a), S. 104ff.; Leffson (1987)). Dem Vorstand der AG obliegt die Kontrolle der Einhaltung dieser Vorschriften und Grundsätze.
Rn. 20
Stand: EL 42 – ET: 05/2024
Zu hinterfragen ist, ob die Aufstellungspflichten des § 242 das System der doppelten Buchführung zwingend vorschreiben. Dennoch ist zu konzedieren, dass sich für AG das System der doppelten Buchführung aufgrund seiner geschlossenen Systematik und des systemimmanenten Formalismus als beweiskräftiger und somit anderen Systemen gegenüber als überlegen erweist. Wenn sich auch keine zwingende rechtliche Verpflichtung zur doppelten Buchführung aus den Aufstellungspflichten ergibt, so muss in der Buchführungspraxis wohl ab einem "gewissen Unternehmensumfang die doppelte Buchführung Anwendung finden [...], da sich dann bei der einfachen kaufmännischen Buchführung oder der sog. ‚gehobenen kameralistischen Buchführung’ die Aufstellung des Jahresabschlusses [...] aufgrund der dann notwendigen Nebenrechnungen aufwendiger und schwieriger gestaltet" (HdR-E (1995), HGB § 238, Rn. 11). So ist Leffson ((1987), S. 161f.) zuzustimmen, dass zur Wahrung von Vollständigkeit und Richtigkeit der Buchführung das doppische System zugrunde zu legen ist.
Rn. 21
Stand: EL 42 – ET: 05/2024
Grds. kann die Führung der erforderlichen Handelsbücher in verschiedenen Formen erfolgen: Zu unterscheiden sind EDV- (vgl. Birgel, BiBu 2002, S. 333ff.) und papiergestützte Buchführungssysteme (Loseblatt-Buchführung, gebundene Bücher, Offene-Posten-Buchhaltung; vgl. ausführlich Ballof (2001), Rn. 4935ff.; HdR-E, HGB § 238, Rn. 11f.).
Weiterhin zu beachten sind die gesetzlich kodifizierten Aufbewahrungspflichten nach § 257 Abs. 1 respektive § 147 Abs. 1 AO. Demnach sind aufzubewahren:
- Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, JA, Lageberichte, KA, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- empfangene Handelsbriefe,
- Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe,
- Buchungsbelege,
- sonstige Unterlagen, sofern sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Für die unter a) bis d) genannten Unterlagen betragen die Aufbewahrungsfristen gemäß § 257 Abs. 4 (§ 147 Abs. 3 AO) zehn Jahre, wohingegen die übrigen in § 257 Abs. 1 (§ 147 Abs. 1 AO) genannten Aufzeichnungen nur sechs Jahre aufzubewahren sind. Im Einklang mit § 257 Abs. 3 (§ 147 Abs. 2 AO) dürfen unter Beachtung der GoB Belege auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden (vgl. weiterführend HdR-E, HGB § 239, Rn. 25).