Küting/Weber, Handbuch der Rechnungslegung – Einzelabsch ... / bb) Inhaltliche Übereinstimmung

Rn. 78a

Stand: EL 25 – ET: 05/2017

Aus steuerlicher Sicht führt die Finanzverwaltung aus, dass Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und Unterlagen, die im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen und auch aufbewahrungspflichtig sind, nur in dieser Form aufzubewahren sind. Diese dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden (vgl. BMF 2014, Rn. 119). Sie dürfen nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnungen im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege). So sind z. B. E-Mails mit der Funktion eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Werden Handelsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch via Scan erfasst, ist das Ergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt. Eingehende elektronische Handelsbriefe (z. B. Rechnungen) müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (vgl. BMF 2014, Rn. 131; zu den Voraussetzungen der elektronischen Erfassung: Rn. 136ff.; bezüglich der Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften: BMF 2010).

Rn. 79

Stand: EL 25 – ET: 05/2017

Inhaltliche Übereinstimmung verlangt im Gegensatz zu bildlicher Übereinstimmung kein Abbild des Originals, sondern lediglich die wortgetreue Wiedergabe von dessen Inhalt. Sie ist ausreichend bei allen Unterlagen, die nicht im Original oder in bildlicher Wiedergabe aufbewahrt werden müssen ("andere Unterlagen"). Inhaltliche Kongruenz gestattet eine auf den Wortlaut beschränkte Wiedergabe, setzt gleichwohl jedoch eine vollständige und wortgetreue Wiedergabe voraus. Eine Beschränkung auf den wesentlichen Inhalt eines Texts ist unzureichend, der gesamte Text, einschließlich vorformulierter oder vorgedruckter Textpassagen (z. B. AGB), muss wiedergegeben werden können (vgl. Drüen 2015, § 147 AO, Rn. 37). Sofern i. R.d. Netto-Imaging (vgl. HdR-E, HGB § 257, Rn. 75) variable Textteile herausgefiltert werden, muss sichergestellt sein, dass diese bei der Wiedergabe zugeordnet werden können.