Küting/Weber, Handbuch der Rechnungslegung – Einzelabsch ... / I. Der "Kaufmann" im Sinne des § 257

Rn. 12

Stand: EL 25 – ET: 05/2017

Aufbewahrungspflichtig sind Einzelkaufleute, Handelsgesellschaften (bei der OHG alle Gesellschafter, bei der KG nur die Komplementäre, nicht die Kommanditisten) und juristische Personen (auch Vereine, privatrechtliche Stiftungen, z. T. Körperschaften, Stiftungen und Anstalten des öffentlichen Rechts; vgl. ADS 1995, § 257, Rn. 9, m. w. N.). Auch eine stille Gesellschaft kann, wenn sie die §§ 1f. erfüllt, Kaufmann und damit aufbewahrungspflichtig sein (vgl. Radke, H. H. 1977, S. 1529).

Persönlich trifft die Aufbewahrungspflicht den jeweils zur Geschäftsführung Befugten. Delegiert er die Aufbewahrung, hat er über das IKS sicherzustellen, dass etwaige Verletzungen von Aufbewahrungspflichten entdeckt und korrigiert werden können.

Rn. 13

Stand: EL 25 – ET: 05/2017

Sonderfälle:

Der Kaufmann ist im Handelsregister eingetragen, betreibt aber kein Handelsgewerbe i. S. v. § 1 Abs. 2:

Es besteht keine Aufbewahrungspflicht, da eine Zurechnung des Rechtsscheins gemäß § 5 auf die öffentlich-rechtliche Aufbewahrungspflicht keine Anwendung findet. § 5 entfaltet nur privatrechtliche Wirkungen (Kriterium: wirkliche Kaufmannseigenschaft; vgl. ebenso Radke, H. H. 1977, S. 1529).

Zu beachten sind jedoch die steuerlichen Aufbewahrungsfristen nach § 147a AO (sog. Überschusseinkünfte; vgl. auch HdR-E, HGB § 257, Rn. 10).

Rn. 14

Stand: EL 25 – ET: 05/2017

Eine Person ist nicht Kaufmann, tritt aber im Handelsverkehr als solcher auf (Scheinkaufmann):

Es ist keine Aufbewahrungspflicht gegeben (Kriterium: wirkliche Kaufmannseigenschaft; vgl. ebenso ADS 1995, § 257, Rn. 9); vereinzelt wird vertreten, dass auch Scheinkaufleute aufbewahrungspflichtig seien (vgl. Pöschke, in: Großkomm. HGB 2014, § 257, Rn. 7). Dies ist abzulehnen (vgl. auch Bartone 2013, § 257, Rn. 22). Zu beachten sind jedoch die steuerlichen Aufbewahrungsfristen nach § 147a AO (vgl. HdR-E, HGB § 257, Rn. 10).

Rn. 15

Stand: EL 25 – ET: 05/2017

Ein ausländisches UN hat Zweigniederlassungen im Inland:

Sie unterliegen der Buchführungs- und Bilanzierungspflicht nach deutschem Recht und sind deshalb aufbewahrungspflichtig (vgl. aber HdR-E, HGB § 257, Rn. 88).

Rn. 16

Stand: EL 25 – ET: 05/2017

Ein inländisches UN hat Betriebsstätten im Ausland:

Wird eine sich aus ausländischem Recht ergebende Aufbewahrungspflicht erfüllt, entfällt eine solche Pflicht im Inland (vgl. § 146 Abs. 2 Satz 2 AO; Niemann, W./Sradj, M./Wohlgemuth, M. 2002, Rn. 131).