Küting/Weber, Handbuch der Rechnungslegung – Einzelabsch ... / II. Fristbeginn

Rn. 96

Stand: EL 25 – ET: 05/2017

Die Frist beginnt grds. einheitlich (aus Vereinfachungsgründen) mit dem Schluss des Kalenderjahrs, so dass gemäß § 187 Abs. 1 BGB der 31.12. des jeweiligen Jahrs nicht mitgerechnet wird und die Frist jeweils am 01.01., 00:00 Uhr zu laufen beginnt. Dies gilt auch bei abweichenden WJ.

Maßgebend ist das Kalenderjahr, in dem

• die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht wurde:

  Ist das GJ das Kalenderjahr, werden die Abschlussarbeiten i. d. R. erst im darauf folgenden Jahr vorgenommen, so dass dessen Schluss maßgeblich ist (vgl. ADS 1995, § 257, Rn. 70);

• das Inventar aufgestellt wird;

• die Eröffnungsbilanz oder der JA festgestellt wird (vgl. §§ 172f. AktG; § 42a Abs. 2 Satz 1 GmbHG):

  Wird ein festgestellter JA geändert, ist für die Aufbewahrung das Jahr der Feststellung der Änderung maßgeblich. Der abgeänderte JA braucht nicht mehr weiter aufbewahrt zu werden;

• der EA nach § 325 Abs. 2a oder der KA aufgestellt wird;

• der Lagebericht oder Konzernlagebericht erstellt wird:

  auch für die wohl versehentlich in § 257 Abs. 5 vergessenen (Konzern-)Lageberichte dürfte das Jahr der Aufstellung maßgeblich sein (vgl. auch ADS 1995, § 257, Rn. 70);

• der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden ist;

• der Buchungsbeleg entstanden ist:

  Die Regelung "entstanden" steht in ihrem Wortlaut im Gegensatz zur o. g. Regelung bei den Handelsbüchern ("letzte Eintragung gemacht"). Die Auslegung dieses Merkmals "entstanden" könnte sich an der oben bezüglich der Handelsbücher vertretenen Auffassung orientieren, wonach für den Entstehungszeitpunkt das Kalenderjahr entscheidend ist, in dem die Abschlussarbeiten tatsächlich erledigt worden sind (unabhängig vom jeweiligen Stichtag). Dies hätte zur Folge, dass für die Aufbewahrung von Buchungsbelegen das Jahr maßgeblich ist, in dem der Buchungsbeleg tatsächlich erstellt worden ist.

  Demgegenüber wird die Ansicht vertreten, dass ein Buchungsbeleg unabhängig von seiner tatsächlichen Erstellung in dem GJ "entstanden" ist, für das er verbucht wird, und zwar auch dann, wenn die Verbuchung – bei Stichtag 31.12. – im Wege der Abschlussarbeiten erst im nächsten Kalenderjahr erfolgt (vgl. ADS 1995, § 257, Rn. 70). Dieser Ansicht ist zu folgen, da nicht einzusehen ist, dass ein Buchungsbeleg, der erst im Wege der Abschlussarbeiten für ein bestimmtes GJ verbucht wird, länger aufbewahrt werden soll als ein unterjährig verbuchter Beleg. Dies hätte zudem die unerwünschte und unpraktikable Folge, dass Belege des gleichen GJ unterschiedlich lange aufzubewahren wären; die daraus resultierende Aussortierungspflicht wäre für das betreffende UN wirtschaftlich unzumutbar.

  Auch aus der Erwägung, dass die Buchungsbelege zur Erläuterung der Handelsbücher benötigt werden könnten, erscheint eine Zugrundelegung des Verbuchungsdatums nicht zwingend; Buchungsbelege sind mit einer Frist von zehn Jahren generell ebenso lange wie Handelsbücher aufzubewahren.