Rn. 13
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
Die Abschlussunterlagen (vgl. HdR-E, GmbHG § 42a, Rn. 9ff.) sind unverzüglich, mithin ohne schuldhaftes Zögern (vgl. § 121 Abs. 1 Satz 1 BGB) vorzulegen. "Unverzüglich" i. S. d. Gesetzes heißt nicht sofort, sondern bedeutet, dass die Urkunden nach deren Erstellung bzw. deren Zugang bei den Geschäftsführern i. R.e. ordnungsgemäßen Geschäftsgangs weitergeleitet werden müssen. Liegt zwischen Fertigstellung der Urkunden und Vorlage mehr als ein Monat, wird dies i. d. R. nicht unverzüglich sein (vgl. auch Lutter/Hommelhoff (2023), § 42a GmbHG, Rn. 13: Begrenzung der Frist auf zwei Wochen; Rowedder-GmbHG (2022), § 42a, Rn. 6: Fristbegrenzung auf eine Woche). I.A. sind zwei Wochen für die Vorlage angemessen (vgl. ähnlich Roth/Altmeppen (2023), § 42a GmbHG, Rn. 16; Baumbach/Hueck (2022), § 42a GmbHG, Rn. 7).
Rn. 14
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
Die zeitlichen Anknüpfungspunkte für die Pflicht zur unverzüglichen Vorlage sind je nach Größe der Gesellschaft unterschiedlich: Bei einer nicht prüfungspflichtigen (kleinen) GmbH hat die Vorlage nach Aufstellung von JA und Lagebericht (vgl. § 42a Abs. 1 Satz 1 GmbHG), bei der prüfungspflichtigen GmbH hingegen erst nach Eingang des Prüfungsberichts des AP (vgl. § 42a Abs. 1 Satz 2 GmbHG: "zusammen mit") zu erfolgen.
Rn. 15
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
Die Regelung des § 42a Abs. 1 Satz 2 GmbHG erklärt sich aus der zeitlichen Aufeinanderfolge von Prüfung (vgl. §§ 316ff.) und Feststellung (vgl. § 46 Nr. 1 GmbHG): Erst nach abgeschlossener Prüfung (Vorliegen des Prüfungsberichts) kann der JA wirksam festgestellt werden (vgl. § 316 Abs. 1 Satz 2). Eine vorherige Vorlage der Unterlagen an die Gesellschafter kann bei Bestehen einer gesetzlichen Prüfungspflicht nach § 316 nicht – abweichend von § 42a Abs. 1 Satz 2 GmbHG – durch die Satzung vorgesehen werden. Dies stellt § 320 Abs. 1 Satz 1 klar, wonach die Geschäftsführer dem AP den JA und Lagebericht unverzüglich nach ihrer Aufstellung vorzulegen haben. Diese gesetzliche Vorlagepflicht müssten die Geschäftsführer zwangsläufig verletzen, wenn die Satzung sie zur vorherigen Vorlage an die Gesellschafter verpflichten würde. Die gleichzeitige Vorlage einer Abschrift des aufgestellten JA an die Gesellschafter ist hingegen zulässig.
Gegen eine Änderung des JA bei laufender AP bestehen keine Bedenken. Sie bietet vielmehr im Hinblick darauf, dass das GmbHG keine § 173 Abs. 3 AktG entsprechende Regelung kennt ((schwebende Unwirksamkeit des ändernden Feststellungsbeschlusses); vgl. HdR-E, GmbHG § 42a, Rn. 63f.), wegen § 316 Abs. 3 Vorteile: Eine Nachtragsprüfung wird nicht notwendig, sofern die Gesellschafterversammlung den so geprüften Abschluss feststellen und von neuerlichen Änderungen absehen will. Findet die AP hingegen im Gesellschaftsvertrag ihre rechtliche Grundlage, sind die Geschäftsführer an die §§ 316ff. nicht gebunden ((nur denkbar bei kleinen Gesellschaften); vgl. § 267 Abs. 1). Die Satzung kann folglich in diesen Fällen eine vorherige Vorlage der Abschlussunterlagen an die Gesellschafter vorsehen und evtl. eine (vorläufige) Feststellung vorschreiben (vgl. Baumbach/Hueck (2022), § 46 GmbHG, Rn. 10).
Rn. 16
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
Aus der Pflicht zur unverzüglichen Vorlage der Abschlussunterlagen folgt im Fall einer geprüften GmbH ferner, dass die Geschäftsführer den Bericht des AP nicht mit der Begründung zurückhalten dürfen, sie müssten ihn vorher prüfen. Wollen die Geschäftsführer gegenüber den Gesellschaftern zum Prüfungsbericht abweichend oder erläuternd Stellung nehmen, bietet sich hierzu vor und während der Bilanzsitzung ausreichend Möglichkeit, zumal üblicherweise zumindest eine Ausfertigung des Berichts bei den Geschäftsführern verbleibt. § 316 Abs. 3 Satz 1 stellt in diesem Zusammenhang außerdem klar, dass der aufgestellte JA "nach Vorlage des Prüfungsberichts geändert" werden kann. Das anerkannte Recht zur Änderung des Abschlussentwurfs (vgl. HdR-E, GmbHG § 42a, Rn. 43) durch die Geschäftsführer endet grds. nicht bereits mit dessen Vorlage an die Gesellschafterversammlung (vgl. zur Nachtragsprüfung HdR-E, GmbHG § 42a, Rn. 61ff.).
Rn. 17
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
Hat die Gesellschaft hingegen einen AR und ist dieser zur schriftlichen Berichterstattung verpflichtet (vgl. HdR-E, GmbHG § 42a, Rn. 10), setzt die Vorlagepflicht der Geschäftsführer gegenüber den Gesellschaftern bei sachgerechtem Verständnis des § 42a Abs. 1 Satz 3 GmbHG und entsprechend der Regelung in Satz 2 (vgl. HdR-E, GmbHG § 42a, Rn. 15) erst nach Eingang des AR-Berichts über das Ergebnis seiner Prüfung der RL ein. Der Bericht des gesetzlich angeordneten AR ist den Geschäftsführern innerhalb eines Monats nach Zugang der Prüfungsunterlagen zuzuleiten (vgl. § 171 Abs. 3 Satz 1 AktG i. V. m. § 1 Abs. 1 Nr. 3 DrittelbG, § 25 MitbestG oder § 52 Abs. 1 GmbHG), die ihn zusammen mit den übrigen Vorlagen unverzüglich an die Gesellschafter weiterzuleiten haben.
Rn. 18
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
Namentlich dann, wenn betreffende Gesellschaft ...