A. Überblick
Rn. 1
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
Die Vorschrift des § 41 GmbHG enthält seit Inkrafttreten des Bilanzrichtlinien-Gesetzes (BiRiLiG) vom 19.12.198 (BGBl. I 1985, S. 2355ff.) lediglich die Sorgepflicht der Geschäftsführer für die Buchführung. Die ursprünglich in dieser Vorschrift ebenfalls geregelte Aufstellungsfrist für die "Bilanz" sowie die Möglichkeit, durch den Gesellschaftsvertrag diese Frist zu verlängern, sind aufgehoben worden. Die Frist zur Aufstellung des JA für KapG ebenso wie haftungsprivilegierte PersG i. S. d. § 264a ist in § 264 Abs. 1 Satz 3 geregelt. Sie beträgt drei Monate ab Beginn des nächsten GJ. Kleine Gesellschaften mit beschränkter Haftung (vgl. § 267 Abs. 1) dürfen den JA (und Lagebericht) auch zu einem späteren Zeitpunkt aufstellen, "wenn dies einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht" (§ 264 Abs. 1 Satz 4), längstens jedoch bis zum Ablauf von sechs Monaten des neuen GJ (vgl. § 264 Abs. 1 Satz 4). Hinsichtlich weiterer Einzelheiten vgl. HdR-E, HGB § 264.
B. Verantwortlichkeit der Geschäftsführer
Rn. 2
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
§ 41 GmbHG verpflichtet die Geschäftsführer, "für die ordnungsmäßige Buchführung der Gesellschaft zu sorgen" (Sorgepflicht). Die Buchführungspflicht einer GmbH bestimmt sich nach den allg. Vorschriften des HGB (vgl. §§ 238ff.). Außerdem sind die Vorschriften über den JA und Lagebericht von KapG (vgl. §§ 264ff.) sowie über die Offenlegung der RL-Unterlagen (vgl. §§ 325ff.) zu beachten. Die Anwendbarkeit der allg. Vorschriften ("für alle Kaufleute") auf die GmbH folgt aus deren Eigenschaft als "Handelsgesellschaft" (vgl. § 13 Abs. 3 GmbHG). Handelsgesellschaften sind wiederum den Vorschriften des HGB über Vollkaufleute unterworfen (vgl. § 6).
Rn. 3
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
Die Pflicht der Geschäftsführer, für die Erfüllung der im öffentlichen Interesse bestehenden Buchführungspflicht der GmbH Sorge zu tragen, folgt streng genommen bereits aus deren Stellung als Organ der Gesellschaft. Die Regelung in § 41 GmbHG hebt die Sorgepflicht lediglich besonders hervor und entzieht sie einer abweichenden gesellschaftsvertraglichen Regelung (vgl. Scholz-GmbHG (2022), § 41, Rn. 10). Die Vorschrift des § 41 GmbHG ist zwingendes Recht.
Rn. 4
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
"Geschäftsführer" i. S. v. § 41 GmbHG ist, wer förmlich durch das zuständige Bestellungsorgan (i. d. R. die Gesellschafterversammlung) zu diesem Amt berufen ist. Darüber hinaus rechnet hierzu auch derjenige, der dieses Amt im Einvernehmen mit dem Bestellungsorgan tatsächlich einnimmt, ohne rechtsgültig dazu berufen zu sein (vgl. MünchKomm. GmbHG (2023), § 41, Rn. 11; Scholz-GmbHG (2022), § 41, Rn. 12f.). Befindet sich die Gesellschaft in der Liquidation, so obliegen die Geschäftsführungsaufgaben den Liquidatoren (vgl. BeckOK-GmbHG (2023), § 41, Rn. 26). Im Fall der Insolvenz hat der Insolvenzverwalter die handelsrechtlichen Bilanzierungspflichten auszuüben, da er gemäß § 148 InsO die alleinige Verwaltungs- und Verfügungsbefugnis über die Insolvenzmasse erhält und insoweit die Befugnisse der Organe der Gesellschaft verdrängt. Die Sorgepflicht trifft alle Geschäftsführer, unabhängig davon, ob diese von der Buchführung etwas verstehen oder eine Zuständigkeitsregelung (Geschäftsverteilung) existiert, wonach innerhalb einer mehrköpfigen Geschäftsführung ein Geschäftsführer das Rechnungswesen betreuen soll. Im letzten Fall werden die übrigen Geschäftsführer jedoch insofern entlastet, als sich ihre Verantwortlichkeit auf die sachgerechte Auswahl des zuständigen Geschäftsführers und die allg. gegenseitige Überwachungspflicht beschränkt (vgl. im Einzelnen BGH, Urteil vom 26.06.1995, II ZR 109/94, GmbHR 1995, S. 653f.; Rowedder-GmbHG (2022), § 41, Rn. 5). Diese Pflicht beinhaltet, dass die sachlich unzuständigen Geschäftsführer sich von Prüfungsergebnissen (wie AP, steuerliche Betriebsprüfungen, Lohnsteueraußenprüfungen, Prüfungen der Sozialversicherungsträger oder internen Revisionen) Kenntnis verschaffen müssen und bei Mängeln auf Abhilfe zu dringen haben. Wird ein Geschäftsführer systematisch von der Einsichtnahme in die Buchführung ausgeschlossen, so stellt dies einen wichtigen Grund für die Kündigung des Dienstvertrags durch den betroffenen Geschäftsführer dar (vgl. BGH, Uretil vom 26.06.1995, II ZR 109/94, GmbHR 1995, S. 653f.). Anzumerken ist, dass die Pflicht der Geschäftsführer zur Unterzeichnung des festgestellten JA nach § 245 ausnahmslos alle Geschäftsführer trifft und nicht etwa allein den nach der Geschäftsverteilung für die Bilanzaufstellung zuständigen Geschäftsführer (vgl. auch die Vorlagepflichten "der Geschäftsführer" nach § 42a Abs. 1 GmbHG sowie § 320).
Die Pflicht nach § 41 GmbHG endet mit dem Widerruf der Bestellung (vgl. § 38 GmbHG) bzw. mit der wirksamen Amtsniederlegung durch den betreffenden Geschäftsführer. Eine vorübergehende Verhinderung der Ausübung des Geschäftsführeramts führt grds. nicht zu einem Ruhen der Sorgepflicht, es sei denn, die Verhinderung beruht auf gerichtlicher Untersagung oder ist entschuldigt (z. B. bei unerwarteter Er...