A. Übersicht
Rn. 1
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
Nach § 46 Nr. 1 GmbHG obliegt es den Gesellschaftern, die "Feststellung der Jahresabschlusses" (vgl. § 264 Abs. 1) wie auch die "Verwendung des Ergebnisses" (vgl. § 29 GmbHG) zu beschließen. Der Gesellschaftsvertrag kann eine abweichende Kompetenzregelung vorsehen (vgl. § 45 Abs. 2 GmbHG). Die Ausübung dieser Befugnisse sichert und gestaltet die durch das Bilanzrichtlinien-Gesetz (BiRiLiG) vom 19.12.1985 (BGBl. I 1985, S. 2355ff.) geschaffene Vorschrift des § 42a GmbHG. Durch das sog. CSRD-UG soll § 42a Abs. 1 Satz 2 GmbHG redaktionell insoweit angepasst werden, als es beabsichtigt ist, die Wörter "Prüfungsbericht des Abschlußprüfers" durch das Wort "Abschlussprüfungsbericht" zu ersetzen (vgl. BMJ (2024), S. 61, 144).
Rn. 2
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
§ 42a Abs. 1 GmbHG kodifiziert ein spezifisches, der Vorbereitung der Bilanzfeststellung dienendes Informationsrecht der Gesellschaftergesamtheit. Die Fassung des Abs. 1 folgt der Konzeption des § 170 AktG (vgl. HdR-E, AktG § 170, Rn. 1ff.).
Rn. 3
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
§ 42a Abs. 2 GmbHG regelt das bei der Bilanzfeststellung einzuhaltende Verfahren. Er enthält auch für die GmbH die zwingende Regelung einer Acht-Monats-Frist für die Bilanzfeststellung, die lediglich für kleine Gesellschaften auf elf Monate verlängert ist. Das Gesetz bindet die Feststellung des JA entsprechend § 173 Abs. 2 Satz 1 AktG an die für seine Aufstellung geltenden Vorschriften (vgl. §§ 242 und 264ff.).
Eine weitere Angleichung an das Aktienrecht bedeutet die in § 42a Abs. 3 GmbHG niedergelegte Teilnahmepflicht des AP an den Verhandlungen über die Bilanzfeststellung. Diese Pflicht setzt – entgegen der durch das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) vom 27.04.1998 (BGBl. I 1998, S. 786ff.) neu gefassten Vorschrift des § 171 Abs. 1 AktG – grds. ein entsprechendes Verlangen eines Gesellschafters voraus.
Rn. 4
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
§ 42a Abs. 4 GmbHG erstreckt die Vorlagepflicht der Geschäftsführer auf den KA und Konzernlagebericht, sofern die GmbH zu deren Aufstellung verpflichtet ist (vgl. §§ 290ff.). Selbiges gilt für einen IFRS-EA nach § 325 Abs. 2a, sofern die Gesellschafter einen entsprechenden Beschluss gefasst haben.
B. Vorlagepflicht (Abs. 1)
Rn. 5
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
Die Vorschrift des § 42a Abs. 1 GmbHG begründet eine Pflicht der Geschäftsführer, den Gesellschaftern (vgl. HdR-E, GmbHG § 42a, Rn. 21 ff.) die Abschlussunterlagen der Gesellschaft von sich aus vorzulegen (vgl. zum Umfang der Vorlagepflicht HdR-E, GmbHG § 42a, Rn. 24ff.), ohne dass es eines entsprechenden Verlangens der Gesellschafter bedarf (anders: § 51a GmbHG). Die Vorlagepflicht ist als solche – mit Ausnahme der "Empfangsberechtigung" der Gesellschafter (vgl. HdR-E, GmbHG § 42a, Rn. 22f.) – unabdingbar.
I. Verantwortlichkeit der Geschäftsführer
Rn. 6
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
Die Vorlagepflicht des § 42a Abs. 1 GmbHG trifft die Geschäftsführer der Gesellschaft. Haben die Gesellschafter allerdings die Befugnis zur Feststellung des JA durch Satzung auf die Geschäftsführer übertragen (vgl. HdR-E, GmbHG § 42a, Rn. 23), so entfällt eine Vorlage nach Abs. 1 (Beachte: Die Verantwortlichkeit der Geschäftsführer aus § 41 GmbHG ist demgegenüber von der Gestaltung des Gesellschaftsvertrags unabhängig). Die Pflicht der Geschäftsführer zur Vorlage der Abschlussunterlagen gegenüber den Gesellschaftern schließt sich äußerlich an die Pflicht zur Aufstellung des JA (vgl. §§ 242 und 264 Abs. 1) sowie – bei Bestehen einer gesetzlichen Prüfungspflicht – an dessen Vorlage an den AP (vgl. § 320 Abs. 1 Satz 1) an.
Rn. 7
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
Hat eine Gesellschaft mehrere Geschäftsführer, ist in Anlehnung an den Rechtsgedanken der Gesamtschuld, grds. jeder von ihnen zur Vorlage der Abschlussunterlagen verpflichtet (vgl. zustimmend Scholz-GmbHG (2021), § 42a, Rn. 5; a. A. Lutter/Hommelhoff (2023), § 42a GmbHG, Rn. 12, wonach eine persönliche Vorlagepflicht eines einzelnen Geschäftsführers abgelehnt wird). Jedoch können die Gesellschafter die Zuständigkeiten der Geschäftsführer regeln (Geschäftsverteilungsplan). Eine gegenseitige Überwachungspflicht der Geschäftsführer hinsichtlich der Vorlagepflicht des § 42a Abs. 1 GmbHG besteht – anders als im Fall der im öffentlichen Interesse begründeten Sorgepflicht für die Buchführung gemäß § 41 GmbHG (vgl. Rowedder-GmbHG (2022), § 41, Rn. 4) – wohl nicht. Die Vorlage der Abschlussunterlagen muss von den Geschäftsführern nicht persönlich bewirkt werden, sondern kann durch Vertreter (z. B. Sekretariat der Geschäftsführung) erfolgen.
Rn. 8
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
Die Vorlage der Abschlussunterlagen durch die Geschäftsführer kann nicht durch Maßnahmen des Registergerichts erzwungen werden (vgl. HdR-E, GmbHG § 42a, Rn. 41).
II. Vorzulegende Unterlagen
Rn. 9
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
Die Geschäftsführer sind verpflichtet, den JA, der aus der Bilanz, der GuV sowie dem Anhang besteht (vgl. §§ 242 und 264 Abs. 1), und den Lagebericht (vgl. § 289) vorzulegen.
Rn. 10
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
Ist eine GmbH prüfungspflichtig ((jede GmbH...