(1) 1Die allgemeinen Ordnungsvorschriften der §§ 145 und 146 AO gelten in Übereinstimmung mit § 63 Abs. 1 UStDV auch für die Aufzeichnungen für Umsatzsteuerzwecke. 2Die Aufzeichnungen sind grundsätzlich im Geltungsbereich des Umsatzsteuergesetzes zu führen (§ 146 Abs. 2 Satz 1 AO). 3Sie sind dort mit den zugehörigen Belegen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (§ 147 Abs. 3 AO) geordnet aufzubewahren. 4Das Finanzamt kann jederzeit verlangen, daß der Unternehmer diese Unterlagen vorlegt. 5Zur Führung der Aufzeichnungen bei Betriebsstätten und Organgesellschaften außerhalb des Geltungsbereichs des Umsatzsteuergesetzes vgl. § 146 Abs. 2 Sätze 2 ff. AO.
(2) 1Die Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege können unter bestimmten Voraussetzungen als Wiedergaben auf einem Bildträger - z. B. Mikrofilm - oder auf anderen Datenträgern - z. B. Magnetband, Magnetplatte oder Diskette - aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 2 AO). 2Das bei der Aufbewahrung von Bild- oder anderen Datenträgern angewandte Verfahren muß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung, insbesondere den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 1.2.1984 (BStBl I S. 155) und den diesem Schreiben beigefügten "Mikrofilm-Grundsätzen" sowie den "Grundsätzen ordnungsmäßiger Speicherbuchführung" (Anlage zum BMF-Schreiben vom 5.7.1978, BStBl I S. 250), entsprechen. 3Unter dieser Voraussetzung können die Originale der Geschäftsunterlagen grundsätzlich vernichtet werden (vgl. aber Abs. 3). 4Diese Aufbewahrungsformen bedürfen keiner besonderen Genehmigung. 5Für das Lesbarmachen der nicht im Original aufbewahrten Aufzeichnungen und Geschäftsunterlagen ist § 147 Abs. 5 AO zu beachten.
(3) 1Die Mikroverfilmung kann auch auf zollamtliche Belege - z. B. Quittungen über die Entrichtung von Einfuhrumsatzsteuer - angewandt werden. 2Mikrofilmaufnahmen der Belege über Einfuhrumsatzsteuer bzw. Mikrokopien dieser Belege sind als ausreichender Nachweis für den Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Nr. 2 UStG anzuerkennen. 3Ersatzbelege für Zwecke des Vorsteuerabzugs werden nur aufgrund von Original-Abgabenbescheiden ausgestellt, weil hierbei auf dem Original-Abgabenbescheid dessen vollständige oder teilweise Ungültigkeit für den Vorsteuerabzug zu vermerken ist. 4Entsprechendes gilt für die Aufteilung von Zollbelegen und die Ausstellung einer Zweitausfertigung eines Ersatzbelegs. 5Von dem Ersatzbeleg-Verfahren kann daher ein Unternehmer, der die Mikroverfilmung anwendet, nur dann Gebrauch machen, wenn er sämtliche zollamtlichen Belege über die Einfuhrumsatzsteuer trotz der Verfilmung im Original aufbewahrt. 6Es genügt nicht, nur die zollamtlichen Belege im Original aufzubewahren, die zur Ausstellung von Ersatzbelegen verwendet worden sind.
(4) 1Die am Schluß eines Voranmeldungszeitraums zusammenzurechnenden Beträge (§ 63 Abs. 2 UStDV) müssen auch für den jeweiligen Besteuerungszeitraum zusammengerechnet werden. 2Die Entgelte für empfangene Leistungen des Unternehmers (§ 22 Abs. 2 Nr. 5 UStG) und die Bemessungsgrundlagen für die Einfuhr von Gegenständen, die für das Unternehmen bestimmt sind (§ 22 Abs. 2 Nr. 6 UStG), brauchen für umsatzsteuerliche Zwecke nicht zusammengerechnet zu werden.
(5) Die Verpflichtung zur Aufzeichnung der nach § 14 Abs. 3 UStG geschuldeten Steuer und zur Zusammenrechnung dieser Beträge (§ 63 Abs. 2 Satz 1 UStDV) gilt auch für Personen, die nicht Unternehmer sind (§ 22 Abs. 1 Satz 2 UStG).