Compliance-Risiken in China: Vergangenheit, Gegenwart un ... / 6.6 Überwachung und Prüfung

Der letzte Abschnitt des Leitfadens für Angemessene Verfahren schließt den Kreis. Verfahren und Richtlinien werden an die Angestellten und Dritte kommuniziert, während die Unternehmensbewertung bei allen verbundenen Parteien auf Grundlage des Korruptionsrisikograds, den sie aufweisen, ausgeführt wird. Um die Dynamik zu erhalten und eine effektive Umsetzung zu gewährleisten, müssen die Compliance-Teams nun die Leistung mithilfe von Risikoprüfungen überwachen (idealerweise unangekündigt oder unregelmäßig, um einen möglichst klaren Einblick in den täglichen Geschäftsverkehr zu erhalten).

Da viele multinationale Konzerne Compliance-Programme umsetzen, ist es wichtig, dass die Programme zweckmäßig und allgemein verständlich sind und effektiv überwacht werden. Ein asiatischer multinationaler Konzern, der als Teil seiner FCPA-Pflichten eine Compliance-Hotline betrieb, bemerkte, dass er mehr als 12 Monate lang überhaupt keine Anrufe über seine chinesische Leitung erhalten hatte. Es stellte sich heraus, dass das Festlandpersonal sich nicht nur unwohl dabei fühlte, eine Nummer in Übersee anzurufen, weil es Bedenken hatte, ob es sich klar verständigen könnte, sondern auch nicht ausreichend überzeugt war, dass die Hotline von vollkommen unabhängigen Parteien betrieben wurde. Darüber hinaus waren viele der jüngeren Angestellten, weil sich Chinas traditionelle soziale Hierarchien oftmals am Arbeitsplatz nachbilden, der Meinung, dass sich die Führungskräfte der Korruptionsfälle bewusst waren, und hielten es nicht für nötig, diese ihren Vorgesetzten zu melden. Das Unternehmen löste diese Probleme, indem es eine Inlandsnummer einrichtete und eine Aufklärungskampagne startete, um das Personal zu überzeugen und es zu ermutigen, "etwas zu sagen". Gleichzeitig lief eine Marketingkampagne, die die Nummer der Compliance-Hotline auf Postern in der Fabrik und den Büros, auf kreditkartengroßen Karten, die an einzelne Arbeiter verteilt wurden, und auf offiziellen Belegen, die an die Partner und Lieferanten des Unternehmens geschickt wurden, bewarb. Das Ergebnis war eine gewaltige Steigerung der Nutzung dieser Hotline und die Aufdeckung zweier betrügerischer Aktivitäten mit Hilfe von anonymen Informanten.

Der Leitfaden der US-Regulierungsbehörden folgt bei der Ermutigung multinationaler Konzerne, effektive Compliance-Programme einzurichten, ähnlichen Thematiken. In den letzten zehn Jahren haben die USA von US-Unternehmen verlangt, dass ihre Gesellschaften im Inland und weltweit die interne Compliance erweitern, um gesetzeswidriges Verhalten im Unternehmen zu verhindern und zu erkennen. Die Richtlinien der US Sentencing Commission, die mit den Anforderungen des Sarbanes-Oxley Act verbunden sind, besagen Folgendes:

• Managementverantwortung und Unternehmenskultur. Die Unternehmensführung – einschließlich des Vorstands – muss eine aktive Rolle bei der Förderung einer Compliance-Kultur einnehmen und die Aufsicht über das Compliance-Programm des Unternehmens führen. Das Vorleben von oben ist unerlässlich für den Erfolg von Anti-Korruptionsinitiativen.
• Unternehmensprüfung, um gesetzeswidriges Verhalten zu verhindern. Diese Vernunftanforderung verlangt von Unternehmen, Unternehmensbewertungen durchzuführen, um Bindungen oder Beziehungen aufzuspüren und zu vermeiden, die sich als problematisch herausstellen könnten, egal ob es sich um in Aussicht stehende Geschäftspartner, Akquisitionsziele, Lieferanten, Vertriebshändler oder Managementanstellungen handelt.
• Effektive Kommunikation und Schulung. Die Angestellten müssen regelmäßig hinsichtlich der Compliance-Probleme geschult (mindestens einmal jährlich) und befragt werden, um sicherzustellen, dass die entsprechenden Lehren gezogen wurden.
• Strenge interne Kontrollen des täglichen Geschäftsverkehrs, wie z.B. die (dokumentierte) Nutzung der Unternehmensstempel, die Einzelunterschriften ersetzen und für Unternehmen bindend sein können, sobald sie auf einem schriftlichen Dokument angebracht sind.
• Überwachung, Überprüfung, Auswertung. Die regelmäßige Überwachung ist ein weiterer Bereich, der oft übersehen oder bewusst vermieden wird. Jedoch hätte die Mehrheit der Probleme, denen Arbeitgeber begegnen, dramatisch vermindert werden können, wenn sie das gesetzeswidrige Verhalten früher entdeckt hätten.
• Berichtswesen. Diese Überprüfung erfordert die Umsetzung und Förderung eines anonymen Meldesystems, sodass das Management auf gesetzeswidriges Verhalten oder Compliance-Verstöße aufmerksam gemacht werden kann. Durch die Ermutigung, über anonyme Hotlines "etwas zu sagen", können Führungskräfte von solchen Problemen erfahren und rasch darauf reagieren.
• Rechenschaftspflicht und korrigierende Maßnahmen. Unternehmen müssen Disziplinarmaßnahmen oder rechtliche Schritte einleiten, wenn mutmaßliches gesetzeswidriges Verhalten bemerkt wird, und Verbesserungen an internen Kontrollen vornehmen, um ein wiederholtes Auftreten zu verhindern. Vor allem müssen Richtlinien in Kraft sein, die festlegen, was einen Verstoß darstell...