Festlegen der Zuständigkeiten im Arbeitsschutz / 2.4 Zuständigkeiten zuweisen

Ausgehend von der Zuständigkeitsmatrix sind in einem weiteren Schritt die Aufgaben, Befugnisse sowie die Verantwortung, also die Zuständigkeiten, mit den betroffenen Personen zu besprechen und zu vereinbaren. Dabei ist auch zu klären, ob die jeweilige Person über die erforderlichen Qualifikationen (Kompetenzen) bereits verfügt. Wenn nein, sind entsprechende Qualifizierungsmaßnahmen (Information und/oder Schulung) zu vereinbaren.^[1] Das Ergebnis sollte schriftlich festgehalten werden.

Bei der Zuweisung der Zuständigkeiten sind unterschiedliche Formen anzuwenden:

• Übertragung von Unternehmerpflichten,
• Integration von Zuständigkeiten im Arbeitsschutz in Aufgabenbeschreibungen (z. B. Stellen- oder Funktionsbeschreibungen),
• Benennung und Beauftragung von Funktionsträgern, wie Fachkraft für Arbeitssicherheit,
• Beschreibung der Aufgaben und Pflichten der Beschäftigten,
• Vereinbarungen mit Partner-/Fremdfirmen.

Praxis-Tipp

So gehen Sie vor

1. Vereinbaren Sie eine Top-down-Vorgehensweise, d. h., die Geschäftsführung bespricht und vereinbart mit dem Führungskreis deren Zuständigkeiten und hält diese in den Stellen- oder Funktionsbeschreibungen sowie durch das Dokument "Übertragung der Unternehmerpflichten" fest. Entsprechend verfährt die Führungsebene mit den nachfolgenden Ebenen.

   • Bieten Sie der Führungskräfte einen Workshop "Arbeitsschutz als Führungsaufgabe" an.
   • Die Fachkraft für Arbeitssicherheit sollte diesen Prozess betreuen.
   • Stellen Sie sicher, dass die Zuständigkeiten durchgängig schriftlich festgehalten werden. Dies kann in Stellen-, Funktions- oder Arbeitsbeschreibungen oder speziellen Beauftragungen (z. B. Pflichtenübertragung) erfolgen.
   • Für die Übertragung der Unternehmerpflichten können Sie die Vorlage verwenden – passen Sie diese bitte ggf. unternehmensspezifisch an.

2. Überprüfen Sie die Bestellungen und Beauftragungen der Funktionsträger und ergänzen/erneuern Sie diese bei Bedarf.

   Für die Bestellungen und Beauftragungen können Sie z. B. die Vorlage verwenden – passen Sie diese bitte ggf. unternehmensspezifisch an.

3. Stellen Sie sicher, dass bei den Zuständigkeitszuweisungen geprüft wird, ob die beauftragte Person die erforderlichen Qualifikationen besitzt. Und planen Sie bei Bedarf entsprechende Qualifizierungsmaßnahmen.
4. Für die Übertragung der Unternehmerpflichten sowie die Bestellungen und Beauftragungen können Sie die Vorlage verwenden – passen Sie diese bitte ggf. unternehmensspezifisch an.
5. Stellen Sie sicher, dass alle Zuständigkeitszuweisungen dokumentiert werden.
6. Regeln Sie in diesem Zusammenhang auch die Erstellung spezieller Arbeitserlaubnisse (Arbeitserlaubnisscheine).

[1] Siehe hierzu auch Zielvereinbarung: Führen mit Zielen – auch im Arbeitsschutz.