Auskunftspflicht (Arbeitgeber)

Zusammenfassung

Begriff

Die Sozialleistungsträger und die zuständige Einzugsstelle haben das Recht, vom Arbeitgeber Auskünfte zu verlangen, die im Einzelfall für die Erbringung von Sozialleistungen aus der Sozialversicherung einschließlich der Arbeitslosenversicherung erforderlich oder für die Erhebung von Beiträgen notwendig sind.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Sozialversicherung: Die Auskunftspflichten der Arbeitgeber sind im Wesentlichen in § 98 SGB X geregelt. § 98 Abs. 1 SGB X regelt die allgemeinen Mitwirkungspflichten des Arbeitgebers. Daneben enthalten die Vorschriften über das Meldewesen zahlreiche Regelungen, wodurch die Offenbarungspflicht der Arbeitgeber berührt wird. Das gilt auch im Zusammenhang mit Beitragsprüfungen der Rentenversicherungsträger (vgl. § 28p SGB IV). Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) schreibt die Aufbewahrungs- und Vorlagepflicht von Entgeltunterlagen und Unterlagen vor, die die Beitragsabrechnung berühren (§§ 7 ff. BVV). § 28p Abs. 5 Satz 1 SGB IV verpflichtet den Arbeigeber, angemessene Prüfhilfen zu leisten. Die Mitwirkungspflichten des Arbeitgebers sind dabei jedoch nicht auf die in §§ 8 und 9 BVV genannten Entgeltunterlagen beschränkt.

Das Bestehen der vorgenannten Pflichten ist abzugrenzen von dem zum 1.1.2023 in Kraft tretenden einfacheren Abrufverfahren für die Arbeitgeber von elektronischen Arbeitsunfähigkeitsdaten für geringfügig beschäftigte Versicherte (vgl. § 109 SGB IV, § 28a SGB IV, § 95 SGB IV), der Datenübermittlung der Krankenkassen (§ 109a SGB IV, § 295 SGB V, § 301 SGB V) und dem Wegfall der Verpflichtung zur Übermittlung der Kopien aller Meldungen an die Minijob-Zentrale.

1 Zur Auskunftspflicht Verpflichtete

Zur Auskunft verpflichtet ist nicht nur der derzeitige Arbeitgeber, vielmehr trifft die Auskunftspflicht auch die früheren Arbeitgeber eines Beschäftigten. Die Auskunftspflicht ist nicht auf versicherungspflichtig Beschäftigte beschränkt; sie besteht auch bei

• Geringfügigkeit der Beschäftigung,
• Vorliegen einer Befreiung von der Versicherungspflicht oder von Versicherungsfreiheit (Arbeitslosenversicherung).

In der Arbeitslosenversicherung ist auch der Dienstberechtigte oder Besteller von Werkleistungen zur Auskunft verpflichtet.

Die Verpflichtung trifft auch den Arbeitgebern gleichgestellte Stellen, namentlich:

• steuerberatende Stellen,
• Rechenzentren und
• vergleichbare Einrichtungen, die im Auftrag des Arbeitgebers oder einer von ihm beauftragten Person Löhne und Gehälter abrechnen oder Meldungen erstatten.^[1]

[1] § 98 Abs. 1 Satz 6 i. V. m. § 28p Abs. 6 SGB IV.

2 Erbringung von Sozialleistungen

Soweit es in der Sozialversicherung einschließlich der Arbeitslosenversicherung im Einzelfall für die Erbringung von Sozialleistungen erforderlich ist, hat der Arbeitgeber auf Verlangen dem Leistungsträger oder der zuständigen Einzugsstelle Auskunft zu erteilen über

• die Art und die Dauer der Beschäftigung,
• den Beschäftigungsort und
• das Arbeitsentgelt.^[1]

Die Auskunftspflicht "für" die Erbringung von Sozialleistungen besteht nicht nur, wenn im Einzelfall Sozialleistungen erbracht werden oder beantragt worden sind, sondern auch dann, wenn eine Auskunft des Arbeitgebers für die Klärung des Versicherungsverlaufs im Rahmen der Kontenklärung oder für die Erteilung einer Rentenauskunft^[2] erforderlich ist.

[1] § 98 Abs. 1 Satz 1 SGB X.

[2]

S. Informationen der Rentenversicherung.

3 Zahlung von Beiträgen

Wegen der Entrichtung von Beiträgen hat der Arbeitgeber auf Verlangen über alle Tatsachen Auskunft zu erteilen, die für die Erhebung der Beiträge notwendig sind.^[1]

Der Arbeitgeber hat auf Verlangen die Geschäftsbücher, Listen oder andere Unterlagen (Lohnunterlagen), aus denen die Angaben über die Beschäftigung hervorgehen, vorzulegen (Vorlagepflicht). Die Auskunfts- und Vorlagepflicht wegen der Entrichtung von Beiträgen ist vornehmlich im Rahmen der Betriebsprüfung von Bedeutung. Der Arbeitgeber hat die Wahl, die erforderlichen Unterlagen während der Betriebszeit in seinen eigenen Geschäftsräumen oder denen des zuständigen Leistungsträgers vorzulegen. Das gilt nicht, wenn besondere Gründe die Prüfung in den Geschäftsräumen des Arbeitgebers gerechtfertigt erscheinen lassen.^[2]

[1] § 98 Abs. 1 Satz 2 SGB X.

[2] § 98 Abs. 1 Sätze 2 bis 5 SGB X.

3.1 Juristische Personen

Die Auskunfts- und Vorlagepflicht betrifft auch natürliche und juristische Personen, die einem Arbeitgeber gleichgestellt sind, z. B. auch den Entleiher.

3.2 Künstlersozialkasse

Die zur Künstlersozialabgabe verpflichteten Arbeitgeber haben der Künstlersozialkasse oder dem (für Betriebsprüfungen) Rentenversicherungsträger auf Verlangen bestimmte Auskünfte zu geben. Auskunft ist über alle die Feststellung der Abgabepflicht, die Höhe der Künstlersozialabgabe sowie der Versicherungspflicht, der Höhe der Beiträge und Beitragsvorschüsse erforderlichen Tatsachen zu erteilen. Außerdem haben sie Unterlagen, aus denen diese Angaben hervorgehen, vorzulegen.^[1]

[1] § 28 KSVG.

4 Auskunftspflichten gegenüber den Einzugsstellen

Sind die Rentenversicherungsträger für die Arbeitgeberprüfung (Betriebsprüfung) zuständig, besteht eine Auskunftspflicht wegen der Entrichtung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags gegenüber der Einzugsstelle...