1 Allgemeines
1.1 Allgemeines
Der GKV-Spitzenverband, die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Bundesagentur für Arbeit, die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung sowie die Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau, haben die nachfolgenden "Gemeinsamen Grundsätze für die Erstattung der Mitteilungen im Rahmen des Datenaustausches Entgeltersatzleistungen" überarbeitet. Sie kommen damit ihrer Verpflichtung gemäß § 23c Absatz 2 SGB IV nach.
Die "Gemeinsamen Grundsätze für die Erstattung der Mitteilungen im Rahmen des Datenaustausches Entgeltersatzleistungen" sind nach Anhörung der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales im Einvernehmen mit dem Bundesministerium für Gesundheit und dem Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft genehmigt worden.
Die Grundsätze werden durch ergänzende Verfahrensbeschreibungen erläutert.
Die Teilnahme am Datenaustausch Entgeltersatzleistungen ist für die Arbeitgeber und Sozialversicherungsträger verpflichtend.
Alle Verfahrensbeteiligten erachten diese Vorgehensweise als zielführend, um die größtmögliche Sicherheit für den Austausch der Daten zur Berechnung von Entgeltersatzleistungen zu gewährleisten.
Die vorliegenden Grundsätze lösen die bisherigen "Gemeinsamen Grundsätze für die Erstattung der Mitteilungen im Rahmen des Datenaustausches Entgeltersatzleistungen (§ 23c Abs. 2 SGB IV)" in der vom 1. Januar 2015 an geltenden Fassung vom 24.07.2013 ab. Der Datensatz in der beiliegenden Fassung (Version 08) ist vom 01.01.2016 an zu verwenden und zwar auch für Nachweiszeiträume vor dem 01.01.2016. Alle vorherigen Datensatz-Versionen dürfen vom 01.01.2016 an nicht mehr verwendet werden.
Der GKV-Spitzenverband, die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Bundesagentur für Arbeit, die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung sowie die Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau bestimmen in den nachfolgenden gemeinsamen Grundsätzen
- den Aufbau der fachlichen Datensätze, der Datenbausteine und
- die Schlüsselzahlen
für den Datenaustausch Entgeltersatzleistungen.
1.2 Identifizierungsmerkmal
Die Arbeitgeber erstatten die Mitteilungen unter Angabe ihrer Betriebsnummer und der Versicherungsnummer. Die Versicherungsnummer ist aus dem Sozialversicherungsausweis des Arbeitnehmers zu entnehmen und in die Mitteilungen zu übertragen. Im Übrigen verwendet jeder Versicherungsträger zur Verarbeitung der Mitteilungen sein eigenes Ordnungskriterium. Die Versicherungsnummer wird insbesondere nicht genutzt, um Dateien danach zu ordnen oder für den Zugriff zu erschließen.
1.3 Schlüsselzahlen
Die Schlüsselzahlen sind in den Entgeltmeldungen zweistellig numerisch zu verschlüsseln. Für jede Entgeltbescheinigung ist entsprechend der Mitteilung der zutreffende Schlüssel zu verwenden. Die zutreffenden Schlüsselzahlen sind für die Abgabegründe, für die Gründe der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und für die Fehlzeiten vor Beginn der Schutzfrist der Anlage 2 zu entnehmen.
2 Automatisiertes Mitteilungsverfahren
2.1 Allgemeines
[1] Die Arbeitgeber senden den Sozialversicherungsträgern die Mitteilungen durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung (vgl. Abschnitt 4) aus systemgeprüften Programmen oder mittels systemgeprüfter maschineller Ausfüllhilfen. Dies gilt nicht für Einzelfälle, in denen ein elektronisches Meldeverfahren nicht wirtschaftlich durchzuführen ist (siehe Anlage 3).
[2] Die Voraussetzungen der Systemuntersuchung ergeben sich aus den "Gemeinsamen Grundsätzen der Spitzenorganisationen der Sozialversicherungsträger zur Untersuchung von Entgeltabrechnungsprogrammen und Ausfüllhilfen (Systemuntersuchung) und die Datenweiterleitung innerhalb der Sozialversicherung nach § 22 DEÜV" in der jeweils geltenden Fassung.
[3] Der Meldesatz ist vom Arbeitgeber auszulösen, sobald für diesen ersichtlich ist, dass der Entgeltfortzahlungsanspruch endet, weil der Anspruchszeitraum durch die aktuelle Arbeitsunfähigkeit überschritten wird, eine Freistellung aufgrund der Erkrankung eines Kindes erfolgt und der Freistellungszeitraum abgerechnet wurde oder die Mutterschutzfrist nach § 3 Abs. 2 MuSchG beginnt.
[4] In den Fällen, in denen der Datensatz an die Träger der Unfallversicherung zu übermitteln ist, weil diese nicht durch den Generalauftrag an die Krankenkassen abgedeckt sind, erhalten die Arbeitgeber vom jeweiligen Träger der Unfallversicherung ein Hinweisschreiben spätestens bis zum 6 Arbeitstag vor dem 42. Tag der Arbeitsunfähigkeit, dass alle Angaben zum jeweiligen Unfall enthält.
[5] In allen anderen Fällen erfolgt die Auslösung des Datensatzes durch den Arbeitgeber unverzüglich nach Anforderung durch den Sozialversicherungsträger oder den Arbeitnehmer.
[6] Die Gewährung von Krankengeld bei Spende von Organen oder Geweben nach § 44a SGB V und von Pflegeunterstützungsgeld nach § 44a SGB XI ist vom maschinellen Datenaustausch ausgeschlossen.
2.2 Datensätze und Datenbausteine
[1] Für die Datenübermittlung zwischen Arbeitgebern und den Sozialversicherungsträgern ist der nachstehend beschriebene Datensatz
mit den zugehörigen Datenbausteinen zu verwenden (siehe Anla...