Melde- und Beitragsnachweisverfahren (automatisiertes)

Zusammenfassung

Begriff

Die Meldungen und die Beitragsnachweise der Arbeitgeber sind per Datenübertragung oder durch systemgeprüfte Ausfüllhilfen an die Datenannahmestelle der zuständigen Einzugsstelle zu übermitteln. Das automatisierte Melde- und Beitragsnachweisverfahren zwischen Arbeitgebern, Rechenzentren und Arbeitgebern und den beteiligten Krankenkassen setzt voraus, dass die

• Beitragsberechnung,
• meldepflichtigen Tatbestände,
• Meldungen und
• Beitragsnachweise

durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder systemgeprüften Ausfüllhilfen ausgelöst und erstellt werden

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Sozialversicherung: Nach § 28f SGB IV hat der Arbeitgeber der Einzugsstelle einen Beitragsnachweis 2 Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge durch Datenübertragung zu übermitteln.

Die Beitragsnachweis-Datensätze sind nach §§ 26 i. V. m. §§ 19, 20 DEÜV (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung) durch Datenübertragung mittels zugelassener systemgeprüfter Programme oder Ausfüllhilfen zu übermitteln. Der Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen durch Datenübertragung ist in dem GR v. 23.3.2017 beschrieben. Für Beitragsnachweise der Zahlstellen von Versorgungsbezügen ist der Aufbau der Datensätze in dem GR v. 3.4.2017 beschrieben.

1 Voraussetzungen für die Erstattung von Meldungen und Beitragsnachweisen im automatisierten Verfahren

Voraussetzung für die Erstattung von Meldungen und Beitragsnachweisen im automatisierten Verfahren ist, dass

• die Stammdaten bei der Datenerfassung, spätestens jedoch jeweils vor der monatlichen Abrechnung, maschinell auf Zulässigkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft und als fehlerhaft erkannte Daten protokolliert und nicht in die Entgeltunterlagen übernommen werden,
• Daten nur übermittelt werden, wenn dem Arbeitgeber die melderelevanten persönlichen Daten des Beschäftigten vorliegen,
• die Fehlzeiten maschinell verwaltet werden,
• alle Tatbestände, die zu einer Unterbrechung der sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigung führen, maschinell verwaltet werden,
• die SV-Tage maschinell ermittelt werden,
• Rückrechnungen/Beitragskorrekturen mindestens bis zum April des Vorjahres programmgesteuert erfolgen,
• nach Korrekturen von Entgelten oder abrechnungsrelevanten Stammdaten im Zeitrahmen der Rückrechnungstiefe und von Märzklausel-Fällen bereits abgerechnete Monate (auch Monate, in denen einmalig gezahltes Arbeitsentgelt gewährt wurde) automatisch aufgerollt werden,
• alle melderelevanten Daten aus maschinell geführten Entgeltunterlagen entnommen werden,
• alle Meldetatbestände maschinell erkannt werden,
• alle Meldungen, Beitragsnachweise, Anträge und Bescheinigungen maschinell ausgelöst, vollzählig erstattet und dokumentiert werden,
• vor Erstattung der Meldungen, Beitragsnachweise, Anträge und Bescheinigungen und Abrufe von Arbeitsunfähigkeitszeiten die darin enthaltenen Stamm- und Abrechnungsdaten maschinell auf Zulässigkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft sind,
• die Meldung des elektronischen Lohnnachweises und der einzelnen UV-Jahresmeldungen, die aus demselben Entgeltabrechnungsprogramm/System erzeugt werden, auf Grundlage derselben Entgelte erstellt und gemeldet werden,
• als fehlerhaft erkannte Meldedaten protokolliert und nicht übermittelt werden und
• entgegengenommene Meldungen, Anforderungen und Bescheinigungen maschinell verarbeitet und dokumentiert werden sowie die sich daraus ergebenden systemseitigen Folgeprozesse umgesetzt werden.

Für die Beurteilung einer ordnungsgemäßen Abwicklung der Entgeltabrechnung sind die Regelungen der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) maßgebend. Für die Berechnung der Beiträge gilt der erste Abschnitt der BVV.

1.1 Systemuntersuchung

Die Rahmenbedingungen der Systemuntersuchung sind in den Gemeinsamen Grundsätzen für die Systemprüfung nach § 22 Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) definiert. Die Systemuntersuchung besteht aus der Systemprüfung, den Pilotprüfungen und der permanenten Qualitätssicherung.

Die Systemprüfung basiert auf einem umfangreichen Pflichtenheft (Stand 15.11.2023, gültig ab 1.1.2024) sowie Testaufgaben, die mittels des zu prüfenden Programms verarbeitet werden müssen.

Zusätzlich zur initialen Systemprüfung ist eine Pilotprüfung nötig, in der das Programm von mindestens 2 Programmanwendern genutzt wird: Der laufende, tatsächliche Betrieb soll zeigen, dass das Programm ordnungsgemäß funktioniert und praktikabel in der Anwendung ist.

Nach einer ersten, umfassenden Prüfung des jeweiligen Programms werden jährlich Prüfungen im Rahmen einer Qualitätssicherung durchgeführt.

Seit dem 1.1.2022 umfasst die Systemuntersuchung zusätzlich die Programme von Zeiterfassungssystemen, soweit diese den Datenabruf von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen der Arbeitnehmer durch die Arbeitgeber ermöglichen.

1.2 Zertifizierung

Nach erfolgreicher Systemprüfung erhält der Software-Ersteller das GKV-Zertifikat "systemuntersucht" und eine Produkt Modifikations-Identnummer (Prod-MOD-ID), die ein Jahr lang – bis zur nächsten Prüfung – gültig ist. Die Datenannahmestellen der Sozialversicherungsträger überprüfen diese Nummer. Ist die Versi...