Zusammenfassung
Arbeitgeber haben im Rahmen des Verfahrens "elektronisch unterstützte Betriebsprüfung" die für die Prüfung relevanten Entgeltabrechnungsdaten elektronisch im Online-Verfahren an die Deutsche Rentenversicherung zu übermitteln. Ab 1.1.2025 sind im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung auch die notwendigen Daten aus der Finanzbuchhaltung elektronisch zu übermitteln. Die vom Arbeitgeber übermittelten Daten werden mithilfe einer Prüfsoftware analysiert. Die gewonnenen Ergebnisse und die aufbereiteten Daten werden für die weitere Durchführung der Betriebsprüfung genutzt. Nach Abschluss der Betriebsprüfung können Ergebnisdaten von der Rentenversicherung elektronisch abgerufen werden.
Sozialversicherung: In § 28p Abs. 6a SGB IV ist der rechtliche Rahmen für die Anforderung und Übermittlung der prüfrelevanten Abrechnungsdaten geregelt. Darüber hinaus bildet die Regelung die Grundlage für die Grundsätze zur Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung.
Entsprechend § 9 Abs. 5 BVV können Arbeitgeber Entgeltunterlagen auf maschinell verwertbaren Datenträgern führen. Es erfolgt der Verweis auf § 147 Abs. 5 und 6 AO und damit auf das Recht der Finanzverwaltung, im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und diese maschinell auszuwerten. Insoweit ergeben sich nunmehr auch für die Rentenversicherungsträger im Rahmen einer Betriebsprüfung die Möglichkeit und das Recht zur Prüfung digitaler Abrechnungen. § 7 Abs. 4 Satz 1 BVV bildet – soweit der Arbeitgeber dies wünscht – die Grundlage für eine Bereitstellung der Prüfmitteilung in elektronischer Form.
Sozialversicherung
1 Verfahren
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung vereinfacht dem Arbeitgeber die Vorbereitung und Durchführung der Betriebsprüfung. Dem Betriebsprüfer vor Ort müssen weniger oder keine Unterlagen mehr vorgelegt werden. Das spart Zeit und Geld. Nimmt ein Arbeitgeber am Verfahren teil, sind die für die Betriebsprüfung erforderlichen Daten in der durch die Verfahrensgrundsätze vorgegebenen Struktur zu übermitteln. Auch bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung bleiben der persönliche Kontakt zu den Arbeitgebern und die Beratung erhalten.
Aufgrund einer Änderung des § 28p Abs. 6a SGB IV zum 1.1.2023 durch das 7. SGB IV-Änderungsgesetz wurde die elektronische Übermittlung der für die Prüfung notwendigen Daten aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm grundsätzlich verpflichtend geregelt. Durch das gleichzeitige Inkrafttreten des § 126 SGB IV können Arbeitgeber für Zeiträume bis zum 31.12.2026 auf Antrag beim zuständigen Rentenversicherungsträger auf die elektronischen Übermittlung der Entgeltabrechnungsdaten verzichten.
Die elektronische Übermittlung von Daten aus der Finanzbuchhaltung ist seit dem 1.1.2025 ebenfalls verpflichtend. Analog zu den Regelungen für die Entgeltabrechnungsdaten können Arbeitgeber für Zeiträume bis zum 31.12.2026 auf Antrag auf die elektronische Übermittlung verzichten.
2 Technische Grundlagen und Rahmenbedingungen
2.1 Einheitliche Schnittstelle (Datensatzbeschreibung)
Vor dem Hintergrund der Vielzahl an Abrechnungsprogrammen und der damit verbundenen heterogenen Datenstruktur wurde eine einheitliche und verbindliche Schnittstelle für den Export der prüfrelevanten Daten aus den Abrechnungssystemen definiert. Die konkrete Angabe der für die Betriebsprüfung erforderlichen Daten inklusive der Vorgabe zu Struktur und Feldformaten sind dabei berücksichtigt.
Zur Erzeugung und Übermittlung der prüfrelevanten Daten muss der jeweilige Softwareersteller die Funktionen zum Export der Daten in das Abrechnungsprogramm integrieren.
Nur strukturierte Abrechnungsdaten
Das Verfahren sieht in der derzeitigen Fassung nur eine Übermittlung von strukturierten Daten (Datensätze, -bausteine) vor. In einer späteren Ausbaustufe soll auch die zusätzliche Übermittlung von Belegen und Nachweisen (z. B. als PDF-Dateien) ermöglicht werden.
2.2 Datenübermittlung
Die Übersendung der Daten erfolgt medienbruchfrei und im Online-Verfahren unter Nutzung des eXTra-Standards (einheitliches XML-basiertes Transportverfahren). Dieser Standard wurde unter Federführung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi) entwickelt und richtet sich insbesondere an Datenübermittlungsverfahren zwischen Wirtschaft und Verwaltung.
Die Daten werden im Verfahren der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung ausschließlich an den Kommunikationsserver der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) als zentrale Datenannahmestelle übermittelt. Die Dateiübertragung erfolgt über gesicherte und verschlüsselte Übertragungswege und aus systemgeprüften Abrechnungsprogrammen. Die Anbindung maschineller Ausfüllhilfen (z. B. sv.net) ist nicht vorgesehen. Arbeitgeber und Steuerberater können für die Datenübermittlung das vorhandene ITSG-Zertifikat nutzen.
Seit dem 1.1.2023 müssen systemgeprüfte Abrechnungsprogramme Entgeltabrechnungsdaten für das Verfahren der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung bereitstellen. Abrechnungsprogramme können freiwillig das Zusatzmodul "Übermittlung von Daten a...