Die digitale Personalakte / 2 Grundsätze der Personalaktenführung

Eine Personalakte beinhaltet regelmäßig den gesamten dienstlich relevanten Lebensablauf eines Mitarbeiters, belegt und ergänzt durch weitere Dokumente. So sammeln sich in der Akte häufig höchst sensible Daten über den jeweiligen Beschäftigten, die einen entsprechenden Schutz verdienen. Das Führen einer Personalakte und die Aufzeichnung dieser Daten ist für den Arbeitgeber aber keineswegs verpflichtend. Der Arbeitgeber ist gesetzlich nicht verpflichtet, eine Personalakte zu führen und der Beschäftigte hat kein generelles Recht darauf, dass der Arbeitgeber bestimmte Daten oder Dokumente für ihn aufbewahrt.

Jedenfalls muss der Arbeitgeber das Persönlichkeitsrecht und die freie Entfaltung der Persönlichkeit seiner Beschäftigten schützen und fördern. Hieraus lassen sich Pflichten ableiten, die für den Fall einzuhalten sind, dass der Arbeitgeber eine Personalakte über seine Beschäftigten anlegt. Daraus haben sich die klassischen Grundsätze des Personalaktenrechts herausgebildet. Diese sind der

• Grundsatz der Vertraulichkeit,
• Grundsatz der Richtigkeit,
• Grundsatz der Vollständigkeit,
• Grundsatz der Transparenz.

Diese Grundsätze müssen eingehalten werden, unabhängig davon, in welcher Form – ob digital oder in Papier – die Akte geführt wird.

2.1 Vertraulichkeit der Personalakte

Die Vertraulichkeit einer Akte ist gewährleistet, wenn die Zugriffsmöglichkeiten so gering wie möglich gehalten werden und der Nutzerkreis nach genauen Regeln definiert ist. Außerhalb dieses Nutzerkreises ist jeder weiteren Person der Zugriff zu verweigern bzw. sicherzustellen, dass ein Zugriff nicht erfolgen kann. Die berechtigten Nutzer haben die erhaltenen Informationen nur in gesetzlich legitimierten Fällen oder Fällen der wirksamen Einwilligung durch den Beschäftigten an Dritte weiterzugeben. Bei der Entwicklung eines Berechtigungskonzepts f...