Das häusliche Arbeitszimmer: Gewerbliche bzw. freiberufliche Nutzung

Zusammenfassung

Überblick

Für die Geltendmachung der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sind bei Steuerpflichtigen mit Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb und selbstständiger Tätigkeit die gleichen Grundsätze wie für Arbeitnehmer analog anzuwenden. Als Besonderheiten sind jedoch die Aufzeichnungspflichten und möglicherweise die Behandlung als notwendiges Betriebsvermögen zu beachten.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Regelungen finden sich in

§ 4 Abs. 5 Nr. 6b (alte Fassung (a. F.) und neue Fassung (n. F.) und Abs. 7 EStG,

§ 8 EStDV,

R 4.2 EStR,

sowie im BMF, Schreiben v. 6.10.2017, BStBl 2017 I S. 1320

Die häufigsten Fallen

1. Die Verletzung der Aufzeichnungspflichten kann zur Versagung des Betriebsausgabenabzugs führen.
2. Die Zugehörigkeit des Arbeitszimmers zum Betriebsvermögen kann bei Veräußerung des Gebäudes oder bei Betriebsaufgabe oder einer Nutzungsänderung zur Versteuerung eines Veräußerungs- oder Aufgabegewinns führen.

1 Arbeitszimmer als Betriebsvermögen

Steuernachteil

Bei Gewerbetreibenden oder freiberuflich Tätigen kann ein häusliches Arbeitszimmer auch steuerliche Nachteile haben. Beträgt der anteilige Wert des Arbeitsraums mehr als 20 % des ganzen Grundstücks oder mehr als 20.500 EUR, so ist dieser Teil des Grundstücks notwendiges Betriebsvermögen (§ 8 EStDV). Das bedeutet, dass bei einer Veräußerung des betreffenden Grundstücks der auf den eigenbetrieblich genutzten Teil entfallende Veräußerungsgewinn versteuert werden muss. Auch die Änderung in der Nutzung kann zu überraschenden Steuerzahlungen führen.

Praxis-Beispiel

Büroraum als Betriebsvermögen

A nutzt in seiner Eigentumswohnung (80 m²) seit Jahren einen Raum (17 m²) ausschließlich als Büro für seine Tätigkeit als Immobilienmakler. Im Jahr 2023 verlegt er sein Büro in gemietete Räume, weil er das bisherige Arbeitszimmer als Kinderzimmer benötigt. Der Büroraum war bei A notwendiges Betriebsvermögen (mehr als 20 %), deshalb muss er im Jahr 2023 bei Aufgabe der betrieblichen Nutzung die Differenz zwischen Buchwert und Teilwert (Verkehrswert) als Gewinn versteuern.

Hinweis

Betriebsvermögen vermeiden

Vermeiden Sie, wenn es irgendwie möglich ist, dass ein Grundstücksteil zum notwendigen Betriebsvermögen wird! Dies sollten Sie bedenken, bevor Sie das erste Mal Aufwendungen für einen gewerblich oder freiberuflich genutzten Teil Ihres Gebäudes/Ihrer Eigentumswohnung steuerlich geltend machen. Zwar wird ein Grundstücksteil nicht erst durch die Geltendmachung der Aufwendungen als Betriebsausgaben zum notwendigen Betriebsvermögen, sondern bereits durch die Nutzung, wenn sie nicht von untergeordneter Bedeutung ist. Wenn Sie aber den Betriebsausgabenabzug vorgenommen haben, können Sie später kaum mit Erfolg einwenden, das Arbeitszimmer sei weniger als 90 % betrieblich genutzt worden.

Die Zugehörigkeit zum Betriebsvermögen kann vermieden werden, wenn die Grenzen von 20 % und 20.500 EUR nicht überschritten werden oder wenn dies nicht möglich ist, muss die private Nutzung des Arbeitszimmers weniger als 10 % betragen, mit der Folge, dass die Aufwendungen nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden können.

Betriebsvermögen ohne Betriebsausgabenabzug

Groteskerweise kann ein von einem Gewerbetreibenden oder einem Freiberufler genutztes Arbeitszimmer zum Betriebsvermögen gehören, obwohl die Aufwendungen überhaupt nicht als Betriebsausgaben oder nur beschränkt bis 1.250 EUR (bis 31.12.2022) berücksichtigt werden, weil der Raum nicht der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen Tätigkeit ist bzw. ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Das heißt: Auch in diesem Fall muss der Aufgabe- bzw. Veräußerungsgewinn versteuert werden. Dies ändert sich auch nicht durch die Neuregelung zum Arbeitszimmer zum 1.1.2023.^[1]

Betriebsausgabenabzug ohne Zugehörigkeit zum Betriebsvermögen

Gehört das häusliche Arbeitszimmer nicht zum notwendigen Betriebsvermögen, weil es von untergeordneter Bedeutung ist, können die Aufwendungen für das Arbeitszimmer trotzdem als Betriebsausgaben ab dem 1.1.2023 nur abgezogen werden, falls die entsprechenden Nutzungsvoraussetzungen erfüllt sind.^[2]

Kein Nachteil für Arbeitnehmer

Lohn- oder Gehaltsempfänger können kein Betriebsvermögen haben. Deshalb besteht bei ihnen auch nicht die Gefahr, dass sie beim Verkauf ihres Grundstücks Einkommensteuer zahlen müssen, weil sie früher Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer als Werbungskosten geltend gemacht haben.

[1] Jahressteuergesetz 2022 v. 16.12.2022, BGBl 2022 I, 2299 zu § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 6b EStG

[2] R 4.7 Abs. 2 Satz 4 EStR.

2 Besondere Aufzeichnungspflichten

Buchung beim Jahresabschluss ist ausreichend

Im Bereich der Gewinneinkunftsarten werden Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nur berücksichtigt, wenn sie einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet wurden (§ 4 Abs. 7 EStG).

Normalerweise werden die Aufwendungen für eine private Wohnung (einschl. des häuslichen Arbeitszimmers) während des Jahres von einem privaten Konto beglichen oder als Privatentnahme gebucht. Für Zwecke des § 4 Abs. 7 EStG ist es ausreichend, wenn die ant...