Pareto, ein italienischer Ökonom, fand bereits im 19. Jahrhundert heraus, dass 20 % der Menschen 80 % des Volksvermögens besaßen. Diese Regel lässt sich auf die unterschiedlichsten Lebensbereiche übertragen, so auch auf die Zeitplanung. Nach Pareto sind demnach 20 % der Aufgaben in der Regel wichtig, 80 % der Zeit beschäftigen wir uns mit nebensächlichen Dingen, die allerdings meistens dringend sind. Wichtige Aufgaben sind hingegen häufig nicht dringend.
Hierzu zwei Praxisbeispiele:
- Wichtig, aber nicht dringend: Ablagesystem neu strukturieren, damit man künftig Unterlagen schneller wiederfindet.
- Dringend, aber nicht wichtig: Das Telefon klingelt, man erwartet keinen wichtigen Anruf.
Um die Zeit effektiv zu gestalten, empfiehlt es sich, im Vereinsalltag Wichtiges von Dringendem zu unterscheiden. Mit anderen Worten: Man muss herausfinden, welche 20 % der Aufgaben die höchste Priorität haben. Um das herauszufinden, hilft ein Aufgabenkatalog, in dem alle in der Vereinsarbeit anfallenden Aufgaben in die Prioritätenklassen A, B, C und gegebenenfalls D eingeteilt werden.
Folgende Fragen sind bei der Einordnung der Aufgaben hilfreich:
- Bringt mich die Aufgabe meinem Ziel näher?
- Was passiert, wenn ich die Aufgabe nicht erledige?
- Was könnte ich Besseres tun, als die Aufgabe zu erledigen?
Dinge, die Ziele zu erreichen helfen, gehören zu den wichtigen Aufgaben.
Die ABC-Analyse kann man auf alle im Verein anfallenden Aufgaben übertragen. Zahlreiche Untersuchungen haben gezeigt, dass viele Menschen, die meiste Zeit in der Regel mit unwichtigen Dingen "vertun", während die wichtigsten Aufgaben zu kurz kommen.
Ein wichtiger Schritt zur Verbesserung der Qualität der eigenen Arbeit ist die Konzentration auf das Wesentliche und eine hierfür vorausgehende Strukturierung der Tätigkeiten:
- A-Aufgaben sind sehr wichtig und können nicht delegiert werden.
- B-Aufgaben sind wichtig und – soweit möglich – teilweise delegierbar.
- C-Aufgaben sind weniger wichtig und – falls möglich – zum überwiegenden Teil delegierbar.
Bei Bedarf kann man noch D-Aufgaben hinzufügen. Diese Aufgaben sind so unbedeutend, dass man sie gar nicht ausführt oder damit verbundene Unterlagen entsorgt.
Genauso wie Aufgaben kann man Prioritäten untergliedern:
- Priorität A: Muss unbedingt noch am selben Tag, oft möglichst sofort, erledigt werden. Wenn diese Aufgabe nicht erledigt wird, könnte das gravierende Folgen haben. Beispiel: Ein Sportler hat sich während des Trainings schwer verletzt. Der Krankenwagen muss sofort gerufen werden.
- Priorität B: Es wäre schön, wenn die Aufgabe zeitnah, nach Möglichkeit noch am selben Tag, erledigt werden könnte. Wenn die Zeit aber zu knapp ist, wird die Aufgabe am nächsten Tag in Angriff genommen. Beispiel: Bei einem Mitglied gibt es Probleme mit dem Bankeinzug. Das hiermit verbundene Telefonat kann bei Zeitmangel auf den Folgetag verschoben werden. Grundsätzlich gilt: Wenn alle A-Aufgaben erledigt wurden, beginnt man mit dem Abarbeiten der B-Aufgaben.
- Priorität C: Diese Aufgaben müssen weder aktuell noch am nächsten Tag in Angriff genommen werden, dürfen aber nicht in Vergessenheit geraten. Beispiel: die Abrechnung der Kaffeekasse.
Eine erweiterbare Arbeitshilfe zur Tätigkeitsanalyse steht in der Musterlösung ABC-Analyse.xlmx zur Verfügung.
Abb. 5: Grundgerüst zur Vorbereitung der Tätigkeitsanalyse